¿Cómo hacer un registro de entrada y salida de personal con software?

16 de junio, 2022

Las empresas, desde hace mucho tiempo, han tenido la necesidad de hacer un registro de entrada y salida de personal. Este control de asistencia permite coordinar las actividades que se realizan.

Por eso, cada vez se intenta mejorar el sistema de registro de entrada y salida de personal, hacerlo más ágil.

Este control se hace muy importante, pues desde ahí se calculan las horas extra que deben pagarse por jornada laboral trabajada. Además de todo esto, se logra guardar los registros de asistencia o ausencia de cada trabajador en particular.

La evolución de los sistemas de registro de entrada y salida de personal, desde sus inicios hasta hoy, ha sido sorprendente.

Evolución del registro de entrada y salida de personal

Los primeros registros de entrada y salida de personal se llevaban de forma manual. Esto quiere decir que se asignaba esta tarea a una persona, la cual debía anotar la hora de entrada y salida de cada empleado en una planilla.

Por consiguiente, esta planilla se tomaba como formato para los pagos de las horas laboradas y el respectivo registro de asistencia. Esta labor se hacía muy deficiente cuando se trataba de una empresa con gran cantidad de personal y turnos de trabajo.

Además de todo esto, la persona encargada de anotar la entrada y salida representaba un gasto para la empresa.

En vista de esta situación, se crearon las primeras máquinas para registrar asistencia de manera automatizada. Se trataba de máquinas mecánicas llamadas reloj para registrar.

El método de estas máquinas consistió en asignar una tarjeta personal a cada trabajador. El trabajador introducía dicha tarjeta en la máquina y esta abría un orificio a la entrada y salida del empleado.

De este modo, quedaba registrada la asistencia del personal. El problema de este sistema era que cualquier persona podía tomar la tarjeta de otra y registrar por él. Este tipo de problemas hicieron necesario mejorar la herramienta.

Dispositivos electrónicos

Con dichos dispositivos se marca la asistencia con una clave en un teclado numérico. De allí, se generaba el registro de entrada y salida de personal. Pero, aun así, continuaba el problema de que los empleados se compartían las claves y cometían fraude en el horario laboral.

Para dar solución a esto surgen métodos de registro como el reconocimiento biométrico, el cual consiste en identificar zonas del cuerpo. Por ejemplo, la huella dactilar o el iris, entre otros.

Estos sistemas fueron evolucionando hasta los que conocemos hoy en día, capaces de llevar un efectivo control.

Registro de asistencia multidispositivo

Una aplicación de control de asistencia laboral multidispositivo generalmente funciona de la siguiente manera:

1. Registro de empleados: los empleados deben ser registrados en la aplicación, proporcionando su información personal y de contacto, así como los detalles de su puesto de trabajo y horario laboral.
2. Registro de horas trabajadas: registran sus horas trabajadas a través de la aplicación, ya sea ingresando manualmente su hora de entrada y salida o mediante la función de registro automático basado en la ubicación.
3. Administración de permisos y ausencias: los empleados pueden solicitar permisos y ausencias a través de la aplicación, y los gerentes pueden aprobar o rechazar estas solicitudes.
4. Generación de informes y estadísticas: la aplicación genera informes y estadísticas en tiempo real sobre el tiempo de trabajo de los empleados, incluyendo las horas trabajadas, ausencias, permisos, retrasos y otras métricas relevantes.
5. Integración con la nómina: el software puede integrarse con el sistema de nómina de la empresa para generar automáticamente los salarios de los empleados en base a las horas trabajadas y otros factores.
6. Seguridad y privacidad: la aplicación debe garantizar la seguridad y privacidad de los datos de los empleados, utilizando medidas de seguridad como el cifrado de datos y la autenticación de usuarios.

En resumen, una aplicación de control de asistencia laboral para tablet y celular permite a los empleados registrar sus horas de trabajo y solicitar permisos y ausencias de manera eficiente y precisa, mientras que los gerentes pueden supervisar y administrar la asistencia de los empleados en tiempo real, generando informes y estadísticas para facilitar la toma de decisiones.

Geolocaliza los registros de asistencia de los empleados

Controlar la geolocalización en el registro de los empleados puede ofrecer varios beneficios, entre ellos:

1. Mayor precisión en el registro de asistencia: al utilizar la geolocalización, se puede verificar que el empleado se encuentra en el lugar de trabajo, lo que garantiza la precisión del registro de su hora de entrada y salida.
2. Control del tiempo de trabajo: permite monitorear el tiempo que los empleados pasan en el lugar de trabajo y asegurarse de que cumplan con sus horas de trabajo.
3. Ahorro de tiempo: al utilizar la geolocalización, se reduce la necesidad de que los empleados completen manualmente el registro de su asistencia, lo que ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores humanos.
4. Supervisión de los empleados en tiempo real: al conocer la ubicación exacta de los empleados en tiempo real, los gerentes pueden supervisar y gestionar la asistencia de los empleados de manera más efectiva y tomar decisiones informadas.
5. Reducción de fraudes: un GPS ayuda a prevenir el fraude en el registro de asistencia, como la falsificación de la hora de entrada o salida.

En resumen, controlar la geolocalización en el registro de asistencia de los empleados puede ofrecer una serie de beneficios, que van desde una mayor precisión en el registro de asistencia hasta la reducción de fraudes y el ahorro de tiempo.

Implementa un software de registro de entrada y salida de personal

La implementación de un software como Sesame HR para el registro de entrada y salida de personal ha permitido optimizar los procesos de manera acelerada. Dentro de sus múltiples ventajas se encuentran: 

1. Registro de entrada y salida de personal en un solo click y desde cualquier lugar.
2. En una sola vista se comprueba quién trabaja desde la oficina, desde casa o quien está de vacaciones. Esto por tratarse de una app con geolocalización.
3. Convierte cualquier tablet en un punto de acceso.
4. Tiene acceso a informes y estadísticas de registro para optimizar el tiempo del equipo de trabajo.
5. Sesame HR se puede integrar con sistemas de reconocimiento biométrico. Así, el personal usará la huella o reconocimiento facial para registrar su horario. 
6. Programa mensajes de alerta y recibe notificaciones al cumplirse las horas de la jornada de los empleados. Además de esto, puede gestionar ausencias desde cualquier dispositivo.

Con el software para registro de entrada y salida de personal de Sesame HR se puede conocer en cualquier momento quién está trabajando y quién no.

Por lo anterior, se puede calcular la duración de las jornadas laborales, las horas extras y los tiempos de descanso. Gracias a que la información está centralizada, logras un ahorro en costos y esfuerzos durante la gestión. En otras palabras, sólo tendrás beneficios.

Esperamos que esta información te haya servido. Quédate en nuestra sección de recursos para ver más guías, artículos y plantillas.