7 procesos de gestión documental que puedes optimizar con un software especializado

22 de abril, 2022

Un gestor documental es un espacio centralizado donde se puede analizar de manera digital los documentos de la empresa, pudiendo acceder a ellos cando requiera. Además, los procesos de gestión documental son los que emplean un conjunto de operaciones y técnicas para administrar documentos externos e internos propios de una empresa.

Así, un buen sistema de gestión documental debe garantizar un control eficiente y organizado de la información, que implique reducción de tiempo al momento de acceder a ella. Por eso, se requieren procesos de gestión documental cada vez más sofisticados que incluyan archivos en formato de audio, multimedia, etc, para reducir el papel.  

¿Cuáles de estos procesos de gestión documental se pueden optimizar?

Todos los procesos de gestión documental buscan normalizar, controlar y coordinar la documentación que involucra las actividades que inciden en las actividades de la empresa. Dentro de esos procesos están los siguientes:

1. Incorporación de documentos. Hay que considerar la forma en la que un documento comienza a ser parte del sistema. Por lo tanto, hay que saber qué hacer desde que se decide archivar digitalmente un documento.
2. Registro. Busca formalizar la incorporación de un documento por medio de un identificador único, con una información descriptiva que facilite su recuperación. Se quiere dejar constancia de que un documento fue creado o recibido.
3. Clasificación. Son las acciones técnicas y administrativas que permiten agrupar los documentos de manera jerárquica, basándose en características preestablecidas.
4. Almacenamiento. Tiene como función mantener y preservar los documentos, resguardando su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el tiempo necesario. Para ello, es necesario controlar las condiciones de almacenamiento y manipulación, para prevenir deterioro, perdida o posibles robos. 
5. Acceso. En esta fase de los procesos de gestión documental se debe regular quien está autorizado a llevar una operación relacionada con un documento. Los derechos de acceso van a depender de los requisitos legales y las necesidades de la empresa. 
6. Trazabilidad. Ésta es una medida de seguridad para las empresas, garantiza que solo los usuarios que tengan los permisos correspondientes realicen las operaciones que tienen autorizadas. Seguir el rastro a un documento permite mantener control sobre los procesos de gestión documental desde su incorporación al sistema hasta su disposición final.
7. Disposición. Una vez que se agota el plazo de conservación para un documento se aplica la disposición prevista en calendario. Esta disposición puede ser eliminación, conservación permanente o transferencia a otro sistema de archivo.

Todos estos procesos de gestión documental pueden ser optimizados aprovechando las funcionalidades de Sesame HR.

Ventajas de cumplir con los procesos

Los procesos de gestión documental permiten administrar cada elemento en sus distintas etapas. Todas las empresas obtienen los mejores resultados al implementar un sistema de gestión documental. Dentro de las ventajas de digitalizar los documentos están las siguientes:

1. Generación y control del contenido. Permite acceder a la información perfectamente clasificada, actualizada con la mejor estructura de información. Así, si se invierte el tiempo necesario para estructurar la información se logra mayor eficiencia.
2. Menores tiempos de respuesta. Si los datos están integrados en una plataforma de gestión documental digital, con una palabra clave se logra una respuesta rápida.
3. Seguridad en la nube. Permite controlar todos los permisos de acceso a los documentos de la empresa.
4. Integración con otros sistemas y procesos. Se necesita que los datos en la nube se integren con los sistemas de la empresa
5. Control de gestión interna y colaboración. Permite asignar labores dentro de la empresa según la carga de trabajo de cada empleado. Así se distribuyen las actividades por especialización o tiempo de cada persona.