¿Qué es la ventanilla única empresarial y qué funciones tiene?

15 de octubre, 2021

Hacer empresa en Colombia ahora es un proceso más fácil y rápido. Con esta estrategia se crea la plataforma VUE o ventanilla única empresarial. Es un portal creado por el gobierno para reducir costos, tiempos y número de trámites que se puedan requerir a la hora de crear y operar una empresa en Colombia.

De acuerdo con el Decreto 1875 de noviembre de 2017, la ventanilla única empresarial busca que se automaticen y simplifiquen los trámites para activar una empresa. Canalizando diligencias tributarias, mercantiles y de seguridad social. 

¿Por qué es importante saber qué es la ventanilla única empresarial?

Porque como emprendedores, a veces, se pierde la batalla del emprendimiento por el tiempo en tramitología. Se conoce, de manera puntual, que en 2018 crear una empresa le tomaba al futuro empresario al menos 11 días y 8 trámites (informe Doing Business). Uno de los objetivos de la VUE es simplificar el número de pasos y de días necesarios para la apertura.

Además es relevante conocer su funcionamiento porque evita el re-diligenciamiento de la misma información en diferentes formularios ya que pretende centralizar todo.

Le permite también al emprendedor contar con una asesoría constante durante todo el proceso. Donde tiene acceso a preguntas frecuentes e incluso a un chat en línea. Incluso, facilita las relaciones entre entidades públicas y privadas que están inmiscuidas en el proceso de creación. 

Adicional a ello, el deseo de la VUE es facilitar la accesibilidad y evitar el desplazamiento físico del empresario brindándole un ambiente web práctico, para ello ofrece servicios como plantillas de constitución SAS, registro de autenticación de usuario, formulario único integrado, entre otros.

Por último, es claro que el emprendedor no desea en ningún momento exponerse a multas, por eso, tecnología de este estilo, mitiga los peligros que puede haber al incumplir los deberes formales de un empresario.

Navegación en la ventanilla única empresarial

Son el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, la Cámaras de Comercio, Confecamaras y la IFC del Banco Mundial quienes se encargan de la creación y operación de esta estrategia que pretende vincular el sector público con el privado para vincular las diferentes esferas que participan en la actividad empresarial.

Cuenta con 4 módulos claves para que desde la ciudad donde pretende crear empresa pueda hacerlo.

Módulo 1. Infórmese

Aquí, el futuro empleador, puede encontrar toda la información que necesita para formalizar su negocio. Reconocerá qué tipo de empresa puede crear, qué tipo de multas existe, marcas, datos sobre impuestos y mucho más.

Módulo 2. Consulte

En este módulo podrá realizar consultas claves como el tipo de empresa, el estado del Rut, incluso el costo que debe contemplar para hacer el registro de su empresa.

Módulo 3. Cree su empresa con la Ventanilla Única Empresarial

En este punto encontrará la ruta para registrar su empresa.

Módulo 4. Afiliación a ARL y salud.

Allí podrá adelantar trámites en la vinculación de los futuros colaboradores al servicio de seguridad social

Obligaciones o deberes del empleador al crear empresa

Para empezar un emprendimiento es importante tener en cuenta las siguientes obligaciones:

1. Si deseas integrar empleados debes cumplir con las disposiciones legales en cuanto a contratación y afiliación a seguridad social y riesgos laborales.
2. Cumplir con las responsabilidades legales y fiscales. Asegurándote de que la nueva empresa opere de manera legal y pague los impuestos. 
3. Crear un reglamento interno de trabajo si tienes más de 5 trabajadores de manera permanente.
4. Contar con un registro de datos.
5. Es importante que el emprendedor anualmente realice un acta ordinaria para notificar el aumento de su capital o algunas modificaciones en la representación legal. Debe mantener actualizada la matrícula mercantil, para no obtener multas o la cancelación de la misma.