Software de gestión documental en las empresas: su evolución y uso actual

20 de mayo, 2022

¿Sabes qué es un software de gestión documental? Desde ya, te avisamos que es un aliado perfecto para tu organización. De hecho, es un excelente punto de partida para organizar mejor los documentos físicos y electrónicos de tu empresa.

Paso a paso, te vamos a explicar en qué consiste un software de gestión documental. Verás lo mucho que te puede servir en el día a día de tus equipos. 

¿Qué es la gestión documental en la empresas?

Primero, es necesario recordar qué es la gestión documental en las empresas. En pocas palabras: es recoger en un solo punto, físico o virtual, el registro documental de los procesos y circunstancias de trabajo. El registro de todo lo que se vive en la operación de una organización.

En la actualidad, nadie de tu equipo debería perder tiempo en adecuar áreas de la entidad para archivar los documentos. Ya puedes acceder a herramientas digitales ¡que lo hacen por ti! Suena bien, ¿verdad?

Te lo explicaremos todo con detalles, para que te quede claro cómo funciona un software de gestión documental.

Pero antes, es muy necesario dar un breve recorrido que te servirá de contexto. Vamos a ver la evolución de la gestión documental en las empresas. Así, te quedará claro el porqué de cada nueva herramienta en la actualidad.

Recuerda, desde nuestra tabla de contenido también puedes escoger lo que más te interese.

¿Cómo ha sido la evolución de la gestión documental en las empresas?

Desde la Antigüedad, el ser humano ha buscado proteger sus memorias y registrar sucesos de su vida cotidiana. Por eso, hoy la gestión documental en las empresas viene a ser resultado de la evolución de ese interés. 

Este proceso no se dio de un día para otro. ¡Ha tardado siglos! 

Datos claves sobre la gestión documental en las empresas

Con el inicio de la Revolución Industrial y el incremento de la producción manufacturera, surgieron más necesidades. La documentación de los procesos fue una de ellas. Papeles importantes, como los contratos y las facturas, tenían que guardarse. 

Antes, la documentación se hacía en las cortes y en las grandes compañías comerciales. Pero, durante los siglos XVIII y XIX la gestión documental en las empresas medianas, que empezaban a prosperar, se hizo más necesaria.  

Sin embargo, no había una profundización en ese quehacer. No abundaban recursos ni formación para observar de manera analítica la información. Por esa misma razón, no había una guía de manejo documental como hoy se conoce. 

Apenas en la segunda década del siglo XX se empezó a observar, de forma profesional, la gestión documental en las empresas. Para llegar a esto fue clave el historiador Carlos Wyffels, quien postuló la Teoría del ciclo vital de los documentos. 

La propuesta conceptual de Wyffels expone 3 fases o ciclos de vida de un documento. Vamos a revisarlas de manera breve. 

Fase 1

Aquí los documentos se encuentran y circulan en la dinámica laboral. Es decir, se entiende como la fase de mayor utilidad del documento en un periodo de producción. 

Fase 2

También se le conoce como archivo central. Aquí se da el proceso de selección, control y confinamiento de los documentos. En esta etapa la consulta no es tan activa como en la primera. De manera eventual, serán archivos que se usen, pero no serán de tránsito frecuente.

Fase 3

Esta etapa de la gestión documental en las empresas está enfocada en la conservación. Aquí se establece la disposición final del documento y el mecanismo para conservarlo. Por supuesto, en este caso ya no hay una consulta activa de la información. Los documentos adquieren un valor más investigativo o cultural.

Al tener en cuenta estas fases se le dio un tinte más profesional a la gestión documental en las empresas. Estas etapas se volvieron un punto de referencia. Y a partir de ahí, surgió el diseño de guías y herramientas para gestionar los documentos. 

Nuevas formas de llevar la gestión documental en las empresas

En el siglo XX se dieron importantes avances tecnológicos. Pero, a inicios del siglo XXI aún quedaba un mundo por descubrir y desarrollar. Mucho más en lo relacionado con los software de gestión documental. 

Antes de analizar los beneficios de las plataformas digitales para gestión de documentos, veamos por qué se hizo necesaria su aparición.

Desventajas de la documentación clásica o en papel

Año tras año, cada vez más las empresas aumentan sus volúmenes de datos, documentos e información. En ese contexto, la gestión documental en las empresas se vuelve menos eficiente cuando se hace en papel. 

A continuación, mencionamos algunas razones para la pérdida de eficiencia de este soporte: 

• La conservación del documento no se puede garantizar, dado que el material del que está hecho el papel es susceptible a daños. Con el paso del tiempo se borra la tinta o se deshace el papel.
• Debido a que ocupa un lugar físico, el archivo documental por papel demanda un gran espacio para su almacenamiento.
• Toma demasiado tiempo para tu equipo acceder a un documento específico. Este proceso exige que las personas hagan búsquedas exhaustivas hasta encontrarlo. Se pierde tiempo.
• Si varios departamentos de la organización necesitan la misma información para sus proyectos, se tendrán que imprimir muchas copias. Esto tiene dos inconvenientes, uno operativo y otro ambiental. Estos son: 
  • en cuanto a lo operativo, puede haber choques si al mismo tiempo varios equipos necesitan el mismo documento. En lo ambiental, es evidente que a mayor número de copias en papel, menos sostenible será tu empresa.

La digitalización transformó la gestión documental en las empresas

Ya te hemos dado un contexto amplio. Ahora, llega el momento de hablar de lo que hará más fácil la vida laboral de tus equipos.

Con el avance del mundo digital, llegan nuevas posibilidades. Pero, sobre todo, nuevas ventajas para el bienestar de los trabajadores y la productividad de la empresa. Y el tema de la gestión documental en las empresas no es la excepción. 

En la actualidad, los software de gestión documental son una realidad y aportan muchas ventajas. Por ejemplo: más capacidad de almacenamiento de datos, indexación y recuperación de la información. 

Pero vamos por partes, que el tema es interesante y hay mucho por saber. Quédate con nosotros, ¡te va a gustar!

Una gran ventaja de implementar un software de gestión documental es que tus empleados estarán satisfechos con la transformación digital. Esto, gracias a la documentación centralizada en la nube. 

Además, digitalizar documentos laborales genera ahorro de tiempo. Así, el foco de productividad se puede aumentar, ¿por qué? Porque los equipos se van a centrar solo en tareas productivas de la empresa.

Ahora sí, te explicamos qué hace un software de gestión documental. Verás todos los beneficios de implementar estos sistemas en tu empresa. Y quedarás convencido de que será una excelente alternativa para dar valor competitivo a tu compañía. ¡Vamos!

Definición de software de gestión documental

Un sistema de gestión documental permite almacenar, conservar, organizar y encontrar todos los documentos de la empresa. Por ejemplo:

• Justificaciones: las incapacidades médicas.
• Nómina: información sobre los pagos por los conceptos trabajados.
• Documentos laborales: todos los formatos ligados a la contratación de un empleado o los certificados, e incluso documentos personales.
• Facturación: todos los recibos de compras.

Una organización genera, recibe y gestiona miles o incluso millones de archivos. Por eso, un software de gestión documental en las empresas tiene, como una de sus funciones principales, digitalizar los documentos en papel. Esto reduce los costos operativos y la complejidad de buscar en espacios físicos.

Ventajas de usar un software de gestión documental

Mejoras los tiempos de respuesta

Debido a que se almacenan en un mismo espacio virtual, la nube facilita el acceso a la información. Así, tanto empleados, como clientes o proveedores, obtienen respuestas ágiles a solicitudes internas o externas de documentos.

También, te ahorras tiempo al saber cuántos documentos tienes. La cantidad de veces que necesitan buscar un archivo le permitirá a tu equipo saber si es un documento de uso activo o pasivo.

Tienes más control en la seguridad de la información

El cuidado de la información, de manera virtual, es mucho más efectivo que en papel. Entonces, otra buena razón para elegir un software de gestión documental es la perfecta conservación de los documentos.

Con los documentos digitales no hay peligro de deterioro por las condiciones ambientales.

Más sostenible y rentable

Ya sabemos que las empresas, desde su quehacer, deben limitar su impacto en el medio ambiente.

Como podrás imaginar, al usar softwares de gestión documental ahorras una gran cantidad de papel. Es decir, las facturas, contratos y documentos importantes de la empresa podrás tenerlos en formato digital. Esto también significa menos gastos.

Notificación de movimientos

Cuando algún colaborador ha finalizado su tarea, los demás lo sabrán y podrán revisar el documento. Así se promueve la agilidad, pues el software de gestión documental en las empresas notifica al departamento interesado. Cada edición, cambio o nuevo ingreso de documentos puede observarse y notificarse con facilidad. 

¿Qué software de gestión documental debo usar? 

Si quieres poner en orden los documentos de tu empresa, ya sabes que existen soluciones digitales.

Por ejemplo, con un gestor documental como el de Sesame HR  tienes múltiples funcionalidades para administrar archivos. Lo mejor es que tu información será de fácil acceso y podrás consultar todo en tiempo real.

Otra ventaja es que tú y tu equipo podrán acceder a los documentos, estés donde estés y en todo momento. Al implementar este software, además, evitarás la pérdida de archivos, una situación que suele ser terrorífica para una empresa. ¡Y mucho más cuando hay una auditoría!

Usar un software de gestión documental supone que habrá responsables para administrar los documentos. Para ello, podrás asignar hasta 3 roles, con diferentes permisos. Además, el sistema encripta la información y logra blindar el acceso a la documentación.

Antes de finalizar, recuerda que este tipo de herramientas digitales te permiten llevar un monitoreo del acceso a los datos. Podrás conocer su tiempo de uso, quién realizó su búsqueda y utilización. Esto también evita riesgos de confusión de información entre departamentos.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de recursos humanos, plantillas o guías útiles, continúa en nuestra sección de recursos.