Leyes laborales

¿Cómo afiliar a la EPS a mis empleados?

Si eres empleador, es tu obligación afiliar a tus empleados a una EPS. ¿Sabes cómo realizarlo? ¿Quiénes se pueden beneficiar de esta afiliación?

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Isabel García

HR Consultant

En caso de que tengas trabajadores en tu empresa, es tu obligación afiliarlos a una EPS. Aquí te explicamos cómo hacerlo.

21 de junio, 2021

Las EPS (Entidades Promotoras de Salud) se encargan de promover la afiliación al sistema de seguridad social, no hay servicio médico, solamente administrativo y comercial. Para afiliarse a una EPS hay que hacerlo a través del departamento de RR.HH de su empresa o por visita directa si es independiente.

Durante el primer mes de afiliación, la persona tiene derecho a urgencias y a partir del segundo mes ya puede pedir citas. Es una gran ventaja para el trabajador el afiliarse a una EPS, esto le genera tranquilidad para él y su núcleo familiar ante cualquier emergencia.

¿Cómo afiliar a una EPS a los empleados de la empresa?

La responsabilidad de afiliarte a una EPS si eres empleado dependiente está en manos del empleador, quien debe además, cancelar el 8,5% del aporte. La manera de realizar la afiliación a una EPS es la siguiente:

Si es empleado

  • Debe preguntar al empleador al realizarse la contratación a cual EPS está afiliada la nómina de la empresa.
  • Puede manifestar a su empleador su deseo de afiliarse a una EPS de su conveniencia.
  • Es necesario que entregue los datos personales y los de su núcleo familiar.
  • Puede solicitar los desprendibles de pago mensual y verificar que el empleador cumple con el pago del 8,5% del aporte. También podrá ver que usted está cancelando el 4% que le corresponde. En los desprendibles verá el monto de aporte a salud, pensión, cesantías y caja de compensación.

Si es trabajador independiente

  • Los trabajadores independientes deben elegir la EPS de su conveniencia y dirigirse a ella.
  • Solicitar los formularios de afiliación y llenar los datos solicitados y los de su núcleo familiar.
  • Debe aportar el 12% sobre el ingreso base de cotización (IBC).

Las Entidades Promotoras de Salud son parte fundamental del sistema de salud en Colombia. Son las delegadas por el Estado Colombiano para representar a todos los ciudadanos en su afiliación al sistema de seguridad social en salud.

Esto es a nivel administrativo y comercial, por eso es tan importante afiliarse, para ser atendidos en las consultas médicas y hospitales. Tanto las EPS públicas como las privadas, tienen que responder a todas las necesidades que, como ciudadanos, tenemos en salud. El afiliarse a una EPS garantiza tanto para el cotizante como para sus beneficiarios una tranquilidad muy valiosa.

¿Quiénes se benefician al afiliarse a una EPS?

Según la Entidad Promotora de Salud a la que esté afiliado, los beneficiarios pueden ser diferentes:

  • Conyugues, compañera o compañero permanente incluyendo parejas del mismo sexo.
  • Hijos menores de 25 años que dependan económicamente del cotizante y/o con incapacidad permanente. Aplica también a hijos del conyugue que estén en la misma situación.
  • Hijos menores de 25 años e hijos de cualquier edad con incapacidad permanente, que estén hasta el tercer grado de consanguinidad con el cotizante. Deben depender económicamente del cotizante por  fallecimiento de los padres, pérdida de patria potestad o ausencia de los mismos.
  • Los padres del cotizante que no estén pensionados y dependan económicamente de sus hijos.

Es posible afiliar a la EPS a familiares o cercanos que no cumplan con los requisitos para ser beneficiarios. A estos se les llama afiliados adicionales, en este caso, el cotizante pagara un valor mínimo o UPC.

El valor será distinto dependiendo de la EPS, edad, género y lugar de domicilio. Los afiliados adicionales tienen derecho a los beneficios anteriores pero no disfrutan de prestaciones económicas o beneficios adicionales, otorgados por la EPS que has elegido.

Cumple las normativas laborales con un software de Recursos Humanos

Un software de Recursos Humanos como Sesame HR puede ayudar a cumplir las normativas laborales legales de varias maneras:

Seguimiento de los requisitos legales

Un software de RR.HH. puede mantener un seguimiento de los requisitos legales y asegurarse de que la empresa cumpla con todas las leyes y regulaciones laborales aplicables.

Registro y almacenamiento de documentos

Este tipo de software puede almacenar todos los documentos relacionados con el empleo, como:

  • Contratos.
  • Formularios de impuestos.
  • Formularios de autorización de antecedentes,
  • Planillas de pago de EPS.

Lo que facilita el acceso a estos documentos en caso de una auditoría.

Gestión de la nómina y horas trabajadas

Un programa de Recursos Humanos puede ayudar a asegurarse de que los empleados sean pagados adecuadamente y de acuerdo con las leyes laborales aplicables.

También puede ayudar a gestionar y registrar las horas trabajadas de los empleados, lo que puede ser crucial para cumplir con las normativas laborales de horas y tiempo extra.

Registro y seguimiento de los datos del personal

Un software de Recursos Humanos puede ayudar a gestionar y registrar la información personal de los empleados, como los detalles de contacto, información de contacto de emergencia, información de antecedentes penales y registros médicos, lo que puede ser importante para cumplir con las normativas laborales sobre privacidad y confidencialidad.


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