Vacaciones y ausencias

¿Cómo debe ser el formato de permiso de ausencia laboral en Colombia?

Solicitar un permiso de ausencia laboral es una gestión importante en una empresa. Pero, ¿cuáles son los motivos que justifican esta ausencia?

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Marcos Lopez

HR Consultant

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21 de abril, 2022

Se entiende como ausencia laboral al abandono del puesto de trabajo por parte de un empleado por diversos motivos: enfermedad, emergencia, etc. Por esta razón, se debe conocer cuándo la ausencia es justificada y cuándo no. Para poder faltar al trabajo de manera justificada hay que solicitar un permiso de ausencia laboral, el cual debe ser otorgado por el empleador.

El ausentismo laboral no puede evitarse por completo, pero se pueden adoptar medidas para reducir las estadísticas en las empresas. El departamento de recursos humanos es el encargado de gestionar los permisos de ausencia laboral que solicitan los empleados a sus supervisores.

¿Cómo solicitar el permiso de ausencia laboral?

Es importante conceder tiempo a los trabajadores para que realicen otras actividades, bien sea familiares o personales. Según el Código Sustantivo del Trabajo, los empleados tienen derecho a solicitar permiso de ausencia laboral y licencias en sus trabajos. Por ejemplo, el empleado que desee ausentarse por algún motivo en particular, debe seguir el siguiente procedimiento:

  1. Hablar con el jefe inmediato y expresar la necesidad del permiso.
  2. Si es necesario, enviar la comunicación al área de recursos humanos para su aprobación.
  3. Esperar la respuesta del supervisor o de recursos humanos. Esta respuesta dependerá de las políticas que maneje la empresa.

¿Cómo debe ser la carta de solicitud de ausencia?

La carta de solicitud de permiso de ausencia laboral tiene que ser breve. Hay que evitar dar argumentos innecesarios o tratar de convencer al supervisor. Solo se debe describir el por qué de la solicitud. Por tanto, la estructura de una carta de este tipo debe tener la siguiente estructura:

  1. Nombre de la empresa y dirección.
  2. Fecha y lugar.
  3. Destinatario.
  4. Cuerpo del mensaje donde se expliquen las causas de la ausencia.
  5. Cierre.
  6. Firma.

Además, si deseas ser más práctico, te puedes ayudar con el software de gestión y permisos de ausencia laboral que ofrece Sesame HR. Con él podrás gestionar vacaciones y ausencias de una forma ágil y sencilla.

A través del software de control de vacaciones y ausencias, el trabajador puede solicitar el permiso en el momento en el que lo considere necesario. Para dicha solicitud se debe seguir es el reglamento de la empresa. La decisión que tome la empresa puede estar condicionada a las normas que plantea el reglamento interno de trabajo.

Por tal razón, éste tiene la facultad conceder o no la ausencia, y si es o no remunerada. Con esta información puedes realizar la solicitud de permiso de ausencia laboral para satisfacer las necesidades que tengas en un momento determinado, sin ningún inconveniente.    

¿Cuándo puede solicitar el trabajador el permiso de ausencia laboral?

Un trabajador puede solicitar un permiso de ausencia laboral por causas muy diversas. Pero, únicamente pueden ser con retribución aquellos que contemplen el estatuto de los trabajadores, convenio colectivo o pactos entre empleador y trabajador. Un trabajador, dando previo aviso y una justificación, puede tomar un permiso remunerado en las siguientes situaciones:

  1. Matrimonio. Se conceden 15 días naturales por matrimonio.
  2. Mudanza. Un día por traslado de domicilio habitual.
  3. Nacimiento, fallecimiento, accidente o enfermedad grave de un familiar. Dos días por esta causa, extensible a cuatro si requiere desplazamiento.
  4. Deberes inexcusables. El tiempo que sea necesario para cumplir con estos deberes.
  5. Exámenes prenatales o técnicas de preparación al parto. El tiempo necesario para practicar los exámenes.
  6. Funciones sindicales. El tiempo que requiera para dichas funciones.
  7. Nacimiento de hijos, lactancia y relacionados. Por cada hijo menor de 9 meses, una hora de ausencia.
  8. Hijos prematuros. La madre o el padre tendrán derecho a ausentarse una hora.
  9. Formación. Los trabajadores con un año de antigüedad o más tienen un permiso de 20 horas anuales de formación
  10. Despido objetivo. En estos casos el trabajador tiene un permiso de seis horas semanales durante el preaviso.

En estos casos el trabajador podrá solicitar su permiso de ausencia laboral remunerado.

Permiso de ausencial laboral por asuntos personales

El permiso de ausencia laboral por asuntos personales es un derecho que tienen los trabajadores para ausentarse del trabajo durante un periodo determinado de tiempo, con el fin de atender asuntos personales que no pueden ser pospuestos, tales como:

  • Una enfermedad.
  • Una cita médica.
  • El cuidado de un familiar enfermo.
  • La realización de trámites importantes, entre otros.

Este tipo de permiso suele estar contemplado en las leyes laborales y su duración y condiciones varían según la legislación y las políticas internas de la empresa.

Por lo general, el trabajador debe notificar a su empleador con anticipación y justificar la necesidad del permiso, ya sea mediante un certificado médico o documentación que respalde su ausencia.

Es importante mencionar que este tipo de permiso suele ser remunerado, pero esto también puede variar según la legislación y las políticas de la empresa.

Solicitud de vacaciones y permisos

Para hacer una solicitud de vacaciones o permisos en una empresa, se recomienda seguir los siguientes pasos:

  1. Revisar las políticas de la empresa: antes de hacer la solicitud, es importante revisar las políticas de la empresa respecto a las vacaciones y permisos para conocer los requisitos, plazos y condiciones para hacer la solicitud.
  2. Identificar la fecha de la solicitud: es importante hacer la solicitud con suficiente anticipación para permitir que la empresa pueda planificar y tomar las medidas necesarias en caso de ser aprobada.
  3. Elaborar una solicitud: se puede realizar por escrito o de forma digital y ágil con un gestor de vacaciones digital.
  4. Entregar la solicitud al supervisor o departamento correspondiente: La solicitud debe ser entregada al supervisor o departamento correspondiente de la empresa.
  5. Seguir el proceso de aprobación: La empresa debe revisar la solicitud y tomar una decisión en cuanto a si se aprueba o no. Si es aprobada, la empresa informará al trabajador y establecerá los términos y condiciones del permiso. Si es rechazada, se debe informar al trabajador y explicar las razones.

La clave es hacer la solicitud con suficiente anticipación, proporcionando toda la información necesaria y cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa

Gestor de vacaciones y ausencias de Sesame HR

Con el gestor de vacaciones y ausencias de Sesame HR puedes controlar las ausencias de tus empleados. Además, podrás recibir la notificación de la solicitud en tiempo real.

Por otro lado, los empleados cuentan con los calendarios de vacaciones en donde de un solo vistazo, pueden identificar las aprobaciones de otros compañeros para evitar solapamientos.

Todo esto, te permitirá llevar un control más exacto del absentismo laboral y tomar decisiones más acertadas con datos y cálculos automáticos.

El gestor de vacaciones de Sesame HR lo puedes tener en el computador, pero también en tu propio celular o tablet. Este, centraliza la gestión de las vacaciones y las ausencias de tus colaboradores en un solo lugar.


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