¿Por qué una empresa debería tener un programa de reserva de sala de juntas?

30 de noviembre, 2021

Las salas de juntas son utilizadas en las empresas para concentrar fácilmente a un personal requerido y agilizar el trabajo, por lo que son indispensables. Pero, poder acceder a ellas en empresas con mucho personal se hace una tarea muy engorrosa, siempre hay que asegurarse que esté disponible o no. En este sentido, se hace muy útil utilizar un programa de reserva de sala de juntas para llevar a cabo su administración de modo efectivo. Así, todos sus usuarios podrán verificar rápidamente si está disponible para el momento en que requiera, sin que afecte el funcionamiento del resto de departamentos.      

¿Cuál es la utilidad del programa de reserva de sala de juntas?

Son muchas las empresas que han implementado procesos que les permite hacer la reserva de sala de junta. Este software ayuda eficientemente a solucionar problemas como los siguientes:

1. Reservas duplicadas. Utilizando este sistema se evita que dos personas o grupos diferentes soliciten el uso de la sala al mismo tiempo. Teniendo presente la disponibilidad de la sala se puede conocer con mayor rapidez si la sala esta, o no, disponible. 
2. Interrupciones. Al conocer con precisión la fecha y la hora para la cual está pautada una reunión en la sala se evitan estas interrupciones. Se evita que entren personas a preguntar cuando se desocupa la sala o para avisar que es el tiempo de otro grupo.  
3. Imposibilidad de apartar la sala en ausencia del encargado de hacer las reservas. Con los sistemas convencionales de reserva de sala, si el encargado de hacerla no está, nadie tiene acceso. Con un software para este fin, se evita que se niegue el acceso si esta la sala disponible, mas, si la junta es urgente.    
4. Reserva de sala para juntas que nunca se llevan a cabo. Esto puede ocurrir cuando está reservada la sala pero no se presenta nadie, o si se hace una reserva preventiva, ante una posible reunión. En este caso es posible que quien hace la reserva olvide liberar la sala al no concretar la junta.  
5. Usar salas donde el equipo técnico no funciona. Si no se toman los correctivos, es posible llegar a salas donde el proyector, el micrófono, las bocinas o la luz no funcionan correctamente. Si estos problemas no se reportan como debe ser, es posible que se vean afectadas las siguientes reuniones.

Utilizando un software de reserva de sala se eliminan en gran parte todos estos problemas haciendo más efectiva la adjudicación.  

¿Qué se logra con el uso del software de reserva de sala de juntas?

Con el uso del software o programa de reserva de sala de juntas dentro de la empresa se puede administrar eficientemente el uso de las salas. Además se puede controlar el tiempo que serán utilizadas, con este sistema se puede lograr lo siguiente:

1. Confirmar la reunión. 
2. Alargar la reunión.    
3. Cancelar la reunión.
4. Terminar la reunión.
5. Modificar la fecha y hora de la reunión, de ser necesario.
6. Verificar que salas están disponibles.
7. Conocer los horarios en los que se encuentran las salas apartadas.

El software de reserva de sala de juntas permite llevar a cabo todas estas acciones con mucha eficiencia. Así se pueden utilizar de forma correcta las salas de juntas y se logra mayor productividad por parte de quienes las usan. Este software representa una tecnología inteligente que posibilita la gestión y planificación eficaz de las reuniones. Esto ayuda a hacer más fáciles los procesos empresariales y logra que se aprovechen mejor los espacios de la empresa.  

Con el software de reserva de sala de juntas permite a sus usuarios programar dichas reservas en línea, sin mayores inconvenientes. Puede apartar salas para reuniones, espacios internos y oficinas en una plataforma única dispuesta para tal fin. 

Tiago Santos

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Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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