¿Qué es la metodología Scrum y cómo se aplica ?

16 de febrero, 2023

La metodología Scrum es un marco para gestión de proyectos y por tanto gestión de tareas. Está enfocado en el trabajo en equipo, en coordinar de manera ágil el desarrollo del mismo y en incentivar la mejora continua.

Te explicamos cómo funciona esta excelente metodología.

Qué es la metodología Scrum

La metodología Scrum está diseñada para que los equipos puedan adaptar el cronograma de un proyecto a los cambios que se dan en el proceso. Cuenta con ciclos de lanzamiento breves y el aprendizaje es continuo.

De hecho, facilita adoptar una mentalidad ágil en los equipos de trabajo. Tanto para la comunicación, como para asignar tareas. Reconoce que ningún equipo sabe todo desde el principio y el proyecto evolucionará, al igual que los integrantes, con el proceso.

Lebschool define esta metodología como:

“La gestión de procesos y equipos para abordar proyectos complejos que requieren entornos dinámicos y cambiantes, que exigen rapidez de resultados y flexibilidad”

Los principios de la metodología Scrum se basan en la mejora continua. Se pueden aplicar a todo tipo de trabajo en equipo. Sin embargo, quienes lo hacen con mayor frecuencia son los equipos de desarrollo de software.

Cómo se aplica la metodología Scrum

La metodología Scrum se organiza por medio de “sprints”. Se trata de lapsos temporales en los que se construyen las características principales del producto. Poco a poco se van añadiendo más funciones y ajustando, para tener un producto finalizado con rapidez.

Es un proceso cíclico que se repite hasta obtener el resultado esperado. En cada sprint hay retroalimentación y por lo tanto mejora continua.

La gestión del proyecto se desarrolla de la siguiente manera:

• Conocer los requerimientos del cliente.
• Organizar un equipo y asignar tareas.
• Definir el cronograma del proyecto en sprints.
• Planificar el primer sprint para fijar la duración del mismo y el objetivo.
• Desarrollo y ejecución.
• Revisar los primeros resultados y definir los cambios.
• Retrospectiva, donde se analizan los resultados.
• Nuevo ciclo de sprints.

Cómo funciona la Metodología Scrum

Algunos de los términos y conceptos más importantes de la metodología Scrum son:

• Sprint: es un periodo de tiempo. Toda la gestión del proyecto se desarrolla dentro de un sprint. Por lo general, el sprint tarda una semana o dos, y en algunos casos hasta un mes. Algunos expertos dicen que entre más complejo sea el cronograma de un proyecto, más corto debería ser el sprint. El tiempo siempre va a ser relativo al ritmo del equipo y por lo tanto se puede adaptar. Para eso está diseñada esta metodología.

• Backlog del producto: es la lista que hace el dueño del producto de cosas por hacer. O sea las funciones, los requisitos, las correcciones etc… Es dinámica y funciona como principio para el backlog de sprint. Debe ser revisado para que se tengan en cuenta los problemas más relevantes y el mercado actual.

• Backlog de sprint: es la lista de elementos, correcciones e historias de usuario, elegidas para ser implementadas en el actual sprint. Es un elemento flexible que puede ir evolucionando, pero teniendo siempre en cuenta el objetivo principal del sprint.

• Finalizado: es el objetivo definitivo del sprint; hace referencia al producto final. También se conoce como: hito, epic lanzado o incremento. Esto va a depender de la definición que tenga cada equipo de sus objetivos del sprint. Hay varias definiciones de este ítem, por eso es importante que el marco de trabajo se pueda adaptar.

Asignar tareas en la metodología Scrum

Los equipos de la metodología Scrum suelen ser interdisciplinarios, formados por diseñadores, ingenieros, desarrolladores, administradores, etc… Los principales roles son:

• El propietario del producto: es una sola persona y es quien más sabe del producto. Centrado en los requisitos del cliente y el mercado. Sus funciones tienen que ver con el backlog del producto y cuándo debe ser lanzado. No siempre es quien hace la gestión del proyecto.

• El experto en Scrum: especialista en esta metodología. Forma a los equipos, optimiza su eficacia y flujo de entrega. Planifica los recursos, los cronogramas de un proyecto, las reuniones, revisión y retrospectivas de los sprints.

• El equipo de desarrollo: lo conforman entre 5 y 7 personas. Son quienes llevan el trabajo a cabo y tienen diferentes habilidades. Con una clara tendencia al trabajo en equipo. Sus funciones tienen que ver con impulsar el plan del sprint, prevén la cantidad de trabajo que pueden desarrollar.

Herramientas de la metodología Scrum

Estas herramientas se utilizan en sectores muy variados, no solo para desarrollar software. Son útiles para gestionar el cronograma de un proyecto y asignar tareas. Funcionan como un tablero donde están las funciones y los responsables, con fechas de entrega y requisitos. Algunas de las más conocidas son:

• Sesame HR: puedes asignar roles y plazos en la funcionalidad de gestión de tareas. Incluso, puedes aplicar evaluación por competencias, o manejar la comunicación interna, entre otros. Como podrás imaginar, esto es un gran apoyo estratégico para medir indicadores de recursos humanos.
• JIRA: es muy ágil, cuenta con tableros personalizados y flujos de trabajo. Se caracteriza por ser muy intuitiva. 

• TargetProcess: muy utilizada para gestión del proyecto con varios clientes a la vez, pues cuenta con varios tipos de administración y un alto nivel de personalización.

• Trello: hace gestión del proyecto en equipo. Personaliza las listas, adjunta archivos y se pueden responder comentarios.

• Vvivify Scrum: tiene la ventaja que muestra todos los proyectos en una sola página. Es intuitiva.

• Asana: asigna tareas de manera colaborativa. Es especial para optimizar la comunicación en el equipo.

Cuáles son las fases de Scrum

A continuación veremos algunos de los protocolos que puede utilizar un equipo que trabaje con la metodología Scrum.

Organización del backlog

También es conocido como limpieza. Está a cargo del dueño del producto, quien analiza tanto el punto de vista del equipo de desarrollo, como de los usuarios.

Se mantiene actualizada la lista de prioridades (limpia) y el cronograma del proyecto.

Planificación del sprint

Se realiza con todo el equipo, dirigidos por el experto en Scrum, para determinar el alcance que se va a tener con el actual sprint. Es decir, se determina el objetivo.

Después se agregan las historias de los usuarios que sean acordes y se puedan implementar. Una vez terminada esta reunión se tiene claro qué se puede entregar tras el sprint y cómo hacer el finalizado.

Scrum diario

Reunión rápida que se hace todos los días a la misma hora. Está diseñada para que todas las personas del equipo estén coordinadas y con un plan para el día, acorde con el objetivo del sprint. Es el momento para comunicar todas las inquietudes y los problemas.

Hay tres preguntas que se pueden hacer a cada miembro:

• ¿Qué hice ayer?
• ¿Cuál es la planificación para hoy?
• ¿Qué obstáculo hay?

Esta reunión hace que el equipo esté más enfocado, ya que al compartir su agenda con el equipo genera un mayor compromiso.

Revisión de sprint

Una vez finalizado el sprint todos se reúnen para revisarlo y dar los comentarios.

En esta reunión el propietario del producto revisa el backlog en contexto con el sprint actual. En un sprint de un mes, la revisión del sprint se debe hacer en un plazo de cuatro horas máximo.

Retrospectiva de sprint

Es el momento en que el equipo se reúne para revisar todos los procesos, identificar qué hay por mejorar y qué está bien en el sprint. Las relaciones, herramientas y los protocolos.

Es importante hacer hincapié en lo que está funcionando y cómo mejorar, más que en lo que no salió bien.

Ventajas de la metodología Scrum

Esta es una metodología fácil, que elimina ambigüedades en la gestión del proyecto. Además se presta para que cada empresa lo adapte a sus particularidades.

Scrum es ideal para proyectos complejos, pues ofrece un cronograma del proyecto adaptable y el ritmo de lanzamientos rápidos sostiene al equipo motivado. Entonces, ¿te animas a probar esta metodología?, ¿ya la aplicas en tus equipos?

Esperamos que nuestro articulo te ayude a entender la metodología Scrum. Si te interesa aprender otros conceptos, puedes seguir consultando nuestros contenidos en Sesame HR, pues lo hacemos pensando en tu empresa y cómo ayudarte a crecer.