Portal del empleado: características y tendencia actual

2 de septiembre, 2022

El portal del empleado ayuda a las PYME a establecer vías de comunicación interna con el empleado. Dicha herramienta otorga protagonismo a los trabajadores.

Este un espacio personal que puede ser usado por quienes forman parte de la empresa. Los empleados tienen acceso a toda su información y pueden hacer gestiones desde allí.

Esto les evitan pasar por distintos filtros. Así como perder tiempo buscando información para enfocarse en otras actividades.

El porta del empleado es una base de datos que se gestiona y añade de forma automática.

¿Por qué utilizar un portal del empleado?

Sobre todo en PYMEs, el portal del empleado puede fortalecer el área de recursos humanos.

¿Cómo? Al automatizar procesos de este tipo, se logra cambiar la mentalidad de las distintas áreas de la empresa. Y lograr que su prioridad sea gestionar el talento de la empresa.

A continuación, vamos a ver cinco motivos por los que debes incluir un portal del empleado.

1. Es un canal de comunicación bidireccional

La mayoría de los conflictos laborales surgen por una mala comunicación interna. Una razón de peso para implantarlos es establecer vías ágiles de comunicación.

2. Reduce la carga administrativa para el área de RR.HH.

Gran parte de los portales de empleados cuentan con mecanismos que facilitan el gestor documental de RR.HH. Dependiendo de la herramienta que elijas, podrás reducir la carga administrativa del área y ahorrar tiempo.

3. Automatiza procesos tediosos

Ya no es necesario llevar procesos manuales y complicados. Incluso repetitivos en ciertas ocasiones.

Estos pueden hacerse mejor y más rápido con la tecnología intuitiva que ofrece el portal del empleado.

4. Estandariza procesos

Gran parte de las PYMEs cuentan con varias técnicas para realizar un mismo proceso. Esto genera caos, por lo que se debe optimizar el tiempo. ¿Cómo? Estandarizando un proceso sencillo para cada tarea.

Un trabajador puede consultar cuántos días de vacaciones le quedan en el portal del empleado. Ello evita tener que enviar un email a recursos humanos.

5. Reduce el riesgo de pérdida de datos

El portal del empleado está en la nube. Otorgando así una herramienta segura que minimiza el riesgo de perder datos. También evita que estos queden expuestos ante personas externas a la empresa.

¿Cómo seleccionar un buen portal del empleado?

La diversidad de las empresas complica esta elección, pues ha de adaptarse a cada una de ellas. Por eso, deben conocerse las necesidades a cubrir.

Siguiendo esto, debes buscar ciertos requisitos que te permitan escoger la herramienta más adecuada. Estas son algunas opciones:

• Interfaces intuitivas.
• Óptima la experiencia del usuario.
• Opciones de accesibilidad.
• Flexibilidad para ser utilizado en diferentes plataformas.
• Operatividad desde la nube, sin requerir descargas.

Pero no son las únicas. Los portales también ofrecen otras funciones clave para una empresa.

1. Usabilidad

Es necesario que sea fácil de utilizar. No es óptimo tener que preparar a los empleados para que lleven procesos sencillos.

2. Aplicación móvil

Es bueno que el empleado pueda acceder a su espacio desde su computadora o teléfono móvil. Esto es beneficioso sobre todo para empleados que teletrabajan.

De esta forma, también pueden realizar un control de asistencia al trabajo. Más allá de recibir o enviar información.

3. Permisos

Si el portal del empleado cuenta con este beneficio, facilitará la gestión de cada trabajador. Sobre todo a sus supervisores directos.

Para que un organigrama de la empresa sea efectivo, el empleado debe poder aprobar y supervisar el trabajo de otros.

4. Informes

Es posible que requieras hacer algo con la información almacenada en la nube. El portal que escojas debe permitir:

• Extraer y descargar documentos.
• Subirlos.
• Hacer informes de los datos generados.

El portal del empleado debe facilitar la conexión con los trabajadores. Así como solicitar su firma digital en el proceso de contratación.

Además, debe realizar encuestas de motivación o evaluaciones de desempeño. Tras personalizar los KPIs con sus resultados, deben generarse y descargarse informes para tomar decisiones. 

Beneficios de contar con un portal del empleado

Aparte de ser clave en la digitalización de la empresa, el portal del empleado genera grandes beneficios. ¿Cuáles? Veamos.

• Ahorrar tiempo

Pueden reducirlo en las operaciones que lo exigen. ¿Cómo? Haciendo de una tarea difícil una simple. Que exija solo unos clics. También permiten el envío masivo de solicitudes de información.

• Ahorro de dinero

Si los supervisores ya no tienen jornadas tan ocupadas, pueden atender la experiencia de los empleados. También reforzar políticas de empresa.

• Gestión basada en datos

El portal del empleado ayuda a eliminar la entrada de datos duplicados. Por otra parte, incrementa la precisión el cuidado de registros. Permite que los empleados verifiquen y modifiquen su información sin mediadores. Estos pueden actualizar su propio perfil.

• Optimización del control horario

Se pueden administrar solicitudes de vacaciones y tiempo libre. También manejar información de asistencia sin margen de error.

Los portales realizan seguimiento de ausencias y detecta las tendencias en este sentido. Además, puede capacitar a los empleados para enviar solicitudes de descanso. Así como averiguar quién está disponible para cubrir su turno.

• Facilidad de las gestiones administrativas

También se puede modificar datos bancarios, chequear últimas nóminas y revisar los tipos de contratos. Además, puede buscarse un plan de beneficios o solicitar la participación en un plan de formación.

El portal del empleado facilita el navegar por su documentación personal y solicitar beneficios al instante.

Sin duda, estos beneficios hacen del portal del empleado un espacio vital para los mismos dentro de la empresa.

El portal del empleado de Sesame HR

Existen varias aplicaciones en el mercado que ofrecen este tipo de servicios. Como, por ejemplo, el de Sesame HR.

Este ofrece a sus usuarios un portal del empleado. En él, pueden acceder a las nóminas o comunicarse con la empresa. También pueden solicitar vacaciones, ver quien esta fuera de la oficina y acceder a manuales.

¿Te ha servido esta informaciónl? Pues tenemos más artículos de interés. Quédate con nosotros y descubre más sobre el portal del empleado en nuestra página de recursos.