Sistema de gestión documental: funciones y beneficios

10 de febrero, 2022

Un sistema de gestión documental se conoce como el conjunto de normas técnicas y prácticas utilizadas en la administración de documentos en una empresa. Por lo que, permite la fácil recuperación de la información, determina el tiempo que debe guardarse, desechando lo innecesario y guardando la información más valiosa a largo plazo.

Con la implementación de un software de gestión documental se crea un sistema capaz de aumentar la productividad, ahorrar tiempo y costos para mejorar el desempeño laboral.

Además, ayuda a reducir el riesgo profesional, la movilidad y garantiza la preservación de los documentos electrónicos. Esto, otorga a la empresa eficiencia y la consecución de los resultados deseados.   

Funciones de un sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental es de mucha utilidad para cubrir muchas de las necesidades tecnológicas de una empresa. Dentro de ellas están la búsqueda de información, almacenamiento de datos, entre otros. Sus funciones principales son:

1. Gestionar las políticas para la administración y creación de documentos.
2. Organizar con lógica toda la documentación.
3. Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.
4. Conservar la información gracias a la digitalización.
5. Establecer estrategias técnicas.

Por lo tanto, si se cumple con esto, las empresas pueden mantener su calidad y eficiencia y verse beneficiadas por ventajas. Por ejemplo:

1. Optimización de sus procesos.
2. Reducción de gastos.
3. Aumento de la seguridad.
4. Mejor manejo del tiempo.
5. Reducción de los tiempos de consulta.
6. Establecimiento de custodia inteligente de los archivos, entre otros beneficios.

Con un sistema de gestión documental se puede garantizar la organización y control de todos los documentos de la empresa. Para ello, utiliza el análisis y el seguimiento constante.

El avance de este software es importante para establecer la custodia inteligente de los archivos, optimizar los procesos de gestión, incrementar la seguridad, etc.

De esta manera, su uso contribuye al crecimiento de manera exponencial de la empresa. Así, con él podemos controlar el papeleo de la oficina, desde la incorporación al sistema de gestión de archivos hasta determinar su disposición. 

Asimismo, en toda empresa sobre el 90% de su información vital se encuentra en documentos que deben ser protegidos por la importancia que revisten.

Los sectores que más demandan un buen sistema de gestión documental son:   

1. Bancario. 
2. Educativo.
3. Automovilístico.
4. Legal.
5. Sanitario.
6. Gestorías.

Sin embargo, son los que más demandan un sistema de estos, no son los únicos. Del mismo modo, los sectores de asesorías y administraciones públicas evidencian la necesidad de un buen sistema de gestión documental. 

Características de un gestor documental

Contar con un buen sistema de gestión documental es muy importante para una empresa determinada. Dentro de las características más comunes que debe tener un sistema de esta naturaleza están las siguientes:

1. Coordinar y controlar las actividades que afecten la creación, recepción, ubicación, acceso y preservación de los documentos.
2. Custodiar y recuperar la documentación que se genere de modo eficaz.
3. Garantizar el correcto funcionamiento de la organización y cumplimiento de las leyes vigentes en la zona.
4. Evita pérdida de documentos, todos están integrados e identificados en sistema único. 
5. Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de documentos, al utilizar los metadatos.
6. Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos. Impide que terceras personas accedan al contenido.
7. Establece un ciclo de vida de los documentos y posibilita su destrucción de manera segura y certificada.
8. Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la organización para una óptima gestión. Permite a los usuarios hacer seguimiento a las tareas que deben realizarse durante el ciclo de vida del documento. 

En resumen, estas características hacen de vital importancia para las empresas el uso de un correcto sistema de gestión documental.

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