Software para hacer organigramas: por qué deberías usar uno

9 de diciembre, 2022

Cuando una persona nueva llega a la empresa, necesita de ayuda para contextualizarse de los manejos internos y de los cargos que se relacionan directamente con su trabajo. Para ello se han diseñado los organigramas. Con un software para hacer organigramas podrás obtener una ayuda de manera clara y concreta a organizar la estructura de talento humano de una empresa.

Debido a su alta prioridad, las organizaciones se ven en la necesidad de escalar su crecimiento y sus procesos y para ello el equipo de recursos humanos puede usar software para diseñar organigramas.

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es la representación gráfica de toda la estructura interna de una empresa. Y se organiza de acuerdo a los roles, responsabilidades y tareas distintas que haga cada empleado. Y por supuesto la coordinación entre ellos.

A través de ellos es mucho más sencillo conocer las cadenas de mando, los departamentos que constituyen la organización y todas las relaciones de jerarquía.

En esta herramienta gráfica es difícil que encuentres el nombre de la persona que ocupa cada puesto, debido a que allí solo se representan los cargos que hay en la organización.

Usualmente, este diagrama se ubica en un lugar de acceso común en la empresa para que sea visible para todos los departamentos. Al ser de esta manera es claro para todos la dependencia entre las áreas.

Su principal función es informar a cada trabajador de la compañía la estructura de trabajo esquematizada y también a los proveedores y clientes externos que estén interesados en tener vínculos laborales con la empresa.

Tipos de organigrama

Sin importar cual sea el tipo, los organigramas deben cumplir con tres requisitos:

• Que sean exactos en la estructura como se representa.
• Que estén constantemente actualizándose, dado que las empresas cambian con mucho frecuencia de empleados y esto altera el orden del organigrama.
• Y que sean claros y sencillos de entender para todo tipo de cargo, independiente de su condición laboral y académica.

A continuación conocerás los tipos de organigrama más usados en las empresas

Organigrama jerárquico

Es una de las diagramaciones más comunes a la hora de construir un organigrama. Consiste en organizar de manera vertical y por nivel de autoridad al personal.

De normal, se diseña como una pirámide donde los puestos más altos son los cuales están a cargo de los directivos y de ahí para abajo se encuentran los cargos con subordinación.

Matricial

Este tipo de organigrama organiza a los empleados por funciones. Así se hace mucho más práctico para los departamentos controlar sus propios proyectos y conocer sus dependencias. En esta estructura la comunicación en menos directiva y se permite libertades para ir en cualquier dirección.

Horizontal

También conocido como un organigrama plano permite organizar a la institución en dos niveles. El directivo donde se encuentran los patrones, líderes y jefes.

En el otro nivel los subordinados o trabajadores. Eso hace que la comunicación interna sea mucho más flexible. Generalmente de desarrolla de izquierda a derecha.

Organigrama meso administrativo

Lo que hace este gráfico es conectar los diferentes organigramas de organizaciones que tiene un nicho de mercado similar al propio. Así se conocen mejor las relaciones entre las diferentes empresas. Su mayor uso se da en el sector público.

Ventajas de un software para hacer organigramas

• Permite ver cómo es el proceso para comunicar alguna situación entre departamentos.
• Se ve más formal la empresa y bien constituida.
• Casi siempre, estos ATS se integran con otros software de recursos humanos y esto permite traer toda la data existente y relacionar información para incluso proyectar cambios en la estructura a futuro.
• Facilita la edición de los gráficos, administrando, actualizando y editando los empleados o cargos que hacen parte de la estructura.
• Admite que los demás empleados puedan conocer el organigrama ofreciéndoles una URL a la cual acceda a él. Eso sí, teniendo en cuenta el control de los permiso, regulando quien puede o no editar el diagrama.
• Algunos ofrecen plantillas con diseños que se pueden ajustar a la medida de la empresa para crear gráficos más interactivos pero sin que pierdan su profesionalismo.

Entonces, elegir cualquiera de estas alternativas tecnológicas será la antesala de un cúmulo de beneficios para tu empresa. Donde le darás también el poder a tus empleados para construir y diseñar juntos el futuro.

Conduce tu empresa creando el mejor organigrama, incluso si es pequeña. Y bríndale a tu equipo de recursos humanos una excelente herramienta para organizar el personal.

Ventajas de tener un organigrama

En realidad, no importa el tamaño de la organización o el número de niveles que la gráfica tenga, es una tarea del área de Recursos Humanos y de cada Jefe de Área ayudar a cada colaborador a encontrarse en esta estructura. A continuación conocerás las ventajas de ponerlo en marcha en tu organización:

1. Ayuda a cada empleado a conocer y a aprender la relación que tiene con las demás áreas que interactúan.
2. Es muy bueno para los empleadores porque al ser visible el organigrama, es mucho más sencillo tomar decisiones y conocer la fuerza laboral para distribuir mejor las tareas.
3. Facilita la comunicación entre departamentos y así buscar de manera efectiva sus intereses.
4. Contar con un organigrama va a ayudar a definir tanto los objetivos generales como los específicos de cada una de las áreas, y así hacer seguimiento de cómo estas se están logrando.
5. Por supuesto, también ayuda a ver los errores en la estructura para optimizarla y hacer ajustes en pro de mejorar.

¿Cómo hacer un organigrama para empresas pequeñas?

Los organigramas más comunes en las empresa son los verticales, los horizontales o los jerárquicos. Sin embargo dependerá de la magnitud de la empresa la elección del mejor esquema. De manera general, para pequeñas empresas suele usarse el organigrama micro empresarial.

Pero esto no quiere decir que los demás no se puedan hacer. A continuación conocerás cómo hacer un buen organigrama para tu pequeña empresa.

Líneas de mando

Primero, el departamento de recursos humanos debe definir cuántas cadenas de mando puede tener la empresa. Aquí se debe reconocer el ápice estratégico quien suele ser la cabeza y quien logra que las demás dependencias cumplan con su función.

Dependiendo los roles con los que cuente tu organización deberás también determinar las obligaciones de cada representación y quienes pueden o no tomar decisiones importantes en la empresa.

Agrupar personas de acuerdo a sus funciones

En este apartado la indicación es crear grupos con tareas relacionadas, claras y definidas. Determinando el responsable de cada área quién será quien tenga comunicación directa con las altas esferas del organigrama.

Equilibrar los grupos

Una vez has creado lo que sería los departamentos de tu empresa debes hacer un control de la cantidad de trabajadores en cada grupo de manera que ningún área quede en desventaja. Y porque esto también facilitará la comunicación y así habrá menos errores en la ejecución. 

Elige el diseño de tu organigrama

Para que visualmente sea ameno de interpretar y comprender, es importante que elijas la estructura que más le convenga a tu organización. Tendrás que elegir si la ramificación que más te conviene es la vertical, la mixta, una ramificación radial, etc.

No importa la cantidad de veces que debas organizar la estructura hasta que tú y tu organización se sientan satisfechos, es cuando se podrá plasmar haciendo uso de herramientas de diseño, hojas de cálculo o software para hacer organigramas desde cualquier lugar del mundo, porque permiten el acceso a la información en cualquier momento. 

Entonces, aunque creas que es de un tamaño menor tu compañía, siempre será una herramienta clave para clarificar los cargos actuales y futuros, que debes empezar a buscar.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre un software para hacer organigramas como Sesame HR, quédate en nuestra web y conoce todos sus beneficios.