Todo sobre la nómina electrónica en Colombia

31 de mayo, 2022

La nómina electrónica es un comprobante digital que se envía a la DIAN, para su posterior validación. Esta equivale a la tradicional nómina de colaboradores, pero en digital. ¡Nada más y nada menos que eso!

Recuerda, la nómina contiene, en su estructura, los siguientes datos: empleado, organización, periodos de deducción, bases de cotización, líquido a percibir, etc.

Beneficios de la nómina electrónica

Digitalizar documentos laborales es un proceso que viene acompañado de diversos beneficios. Estas son algunas de las ventajas para las compañías Colombianas con esta herramienta:

• Mejoras en la comunicación y transparencia de los procesos, entre proveedor y cliente.
• Acelera los procesos de aceptación de factura, dando fluidez al pago. Eso beneficia a todos los trabajadores de la compañía.
• Acceder a mejores servicios electrónicos, como devoluciones automáticas.
• Tener fácil deducción para la declaración de renta.
• La nómina electrónica facilita la consulta de la información.
• Reduce el uso del papel, y por ende aporta al cuidado del medio ambiente.
• Recopila muchos datos valiosos. Gracias a la analítica de estos, se podrán usar para crear estrategias de modificación en la organización. Podrás saber, por ejemplo, las horas que trabajan cada colaborador y el valor que devengan por ello.
• Estar al día con los asuntos tributarios, porque se evita la evasión del pago de aportes.

Las normas sobre la nómina electrónica

Ya sabes los beneficios. Entonces, la implementación de un software de nómina es un acierto y un avance. Además, no hacerlo llevaría a un incumplimiento. ¿De qué? Del artículo 4, resolución 0013, de febrero 11 de 2021, de la DIAN.

Este artículo menciona y exige varias cosas. Entre las más importantes: todo sujeto que realiza pagos, o abonos relacionados con un vínculo laboral, tiene obligaciones. De generar y validar el soporte de pago de nómina, y las notas de ajuste del citado documento.

También, la nómina electrónica sirve como una manera de soporte de los costos y deducciones. En especial, del impuesto sobre la renta y complementarios. También, en impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), en caso de que aplique.

Sin importar de si trabajan uno o muchos trabajadores, la resolución no establece diferencias en esta obligación. Es decir, aún siendo empleador de una persona, es tu obligación hacer la nómina electrónica.

¿Cómo adoptar la nómina electrónica en la organización?

No obstante, por tratarse de algo novedoso para las empresas, ha sido un gran reto lograr que se cumpla. Las autoridades avanzan, poco a poco, en la pedagogía alrededor de esta nómina de base digital.

La idea es llegar a su implementación de una forma correcta y sin errores.

Entonces, para efectuar la nómina electrónica de manera óptima, los empleadores deben asumir su responsabilidad legal.

También, las empresas han de cuidar sus procesos de manejo de datos personales. La custodia de manera responsable de la información es una necesidad.

Para lograr los objetivos mencionados, se pueden apoyar en proveedores tecnológicos. Estos agilizan, a partir del manejo digital, el proceso de nómina y facturación electrónica. Así, le dan una ayuda fundamental a la compañía.

3 maneras de implementar la facturación electrónica

Facturador gratuito de la DIAN

La nómina electrónica de la DIAN es un sistema muy útil. Es muy funcional para las pequeñas empresas, o personas naturales, que se caracterizan por realizar operaciones pequeñas.

Un proveedor tecnológico

Los proveedores tecnológicos son personas jurídicas. O lo que que es igual, empresas autorizadas por la DIAN para prestar el servicio de facturación electrónica. Así, las empresas grandes y medianas pueden subcontratarlas para tal fin.

Estos proveedores se convierten en una excelente alternativa, pues generan soluciones especializadas a la empresa. No obstante, son servicios con herramientas de pago.  

Un facturador propio

Si por alguna razón, el contribuyente desea hacer este proceso de facturación por sus propios medios, deberá buscar desarrolladores.

Estos tienen que crear un software a la medida, que permita gestionar ante la DIAN la validación y aprobación de la nómina electrónica. También, la facturación digital.

Lo anterior, puede ser una muy buena idea para empresas de nóminas robustas. Es decir, de 50 colaboradores o más. Para ello, siempre hay que tener en cuenta los costos de desarrollo, capacitación y mantenimiento del sistema.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de recursos humanos y trámites electrónicos, continúa en Sesame HR.