Control de asistencia

3 sistemas para el registro de entrada y salida de personal

Sistemas para el registro de entrada y salida de personal. Te explicamos los 3 sistemas más populares para registro de entrada y salida.

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Isabel García

HR Consultant

Tres sistemas registro entrada salida personal

19 de mayo, 2022

Los sistemas para el registro de entrada y salida de personal son herramientas esenciales para la fluida administración de tu negocio. Estas herramientas, para registrar la jornada laboral de los trabajadores, pueden configurarse según las necesidades de la empresa. 

Por ejemplo, puedes configurar estos sistemas para vincular en tiempo real la información que suministra el empleado. Ya sea cuando entra a su puesto de trabajo o cuando se retira de él.

En la actualidad, el mercado ofrece varias opciones de sistemas para el control de entradas y salidas de personal. Estará en manos del empleador o dueño del negocio hacer la correcta elección y correspondiente inversión.

En Colombia existe poca regulación para este tipo de sistemas de entrada y salida de personal. Sin embargo, se espera que con la nueva ley de desconexión los empleadores empiecen a tomarse en serio la necesidad de usar dichos sistemas.

¿Hay buenos sistemas para el registro de entrada y salida de personal?

La respuesta es directa: sí. Por eso, aquí conocerás los sistemas de control de ingreso y salida más comunes en el país. Pero antes, te contaremos cómo se ha regulado para los trabajos remotos.

Lo que nos lleva a la situación actual

Para los empresarios no ha sido tarea fácil adaptarse a las nuevas disposiciones de trabajo remoto. Esto pasa porque antes la mayoría del trabajo se hacía en un puesto de trabajo físico. 

En los espacios presenciales, y en la mayoría de empresas, se usaban y se usan sistemas de registro de asistencia clásicos. Entre estos podemos contar las plantillas o tarjetas de ingreso.

Pero, como ya sabemos, la pandemia obligó a un gran número de colombianos a trabajar desde sus casas. Esto nos exigió hacer uso de la virtualidad. Aunque esta modalidad ya existía, no se implementaba en una mayoría de empresas del país. Además, el teletrabajo tenía serias dificultades de regulación.

Entonces, la pandemia aceleró y redireccionó la mirada del Gobierno a crear políticas de regulación para el teletrabajo.

¿Qué dice la nueva ley sobre teletrabajo en Colombia?

La Ley 2191 de 2022 se emitió para garantizar la desconexión digital y laboral en las horas de descanso. La norma promueve el derecho de los empleados, o servidores públicos, a no tener contacto con su trabajo en sus horas libres.

En este sentido, los sistemas para registro de entrada y salida de personal se harán cada vez más necesarios.

Esta desconexión se aplica tanto al uso de herramientas digitales (Whatsapp, por ejemplo) como en las tradicionales (llamadas, etc.) Así, se busca diferenciar los tiempos dedicados a la vida laboral y aquellos dedicados a la vida privada.

Como puedes ver, la Ley 2191 de 2022 busca respetar las jornadas pactadas en los contratos. Esto también incluye el respeto a la desconexión durante los periodos de vacaciones.

Así, se vuelve necesario el uso de sistemas para el registro de entrada y salida de personal en Colombia. Se hace obligatorio llevar anotaciones coherentes.

En esta nueva realidad, tanto el trabajador como el empleador deben convivir con un sistema de control de asistencia adecuado. Entonces, el inicio y la finalización de la jornada laboral deben respetarse. Esta es la mejor forma de cumplir la ley y no incurrir en violaciones relacionadas con los horarios.

Los 3 sistemas de registro de entrada y salida de personal más usados

Ya te describimos el contexto de la ley de teletrabajo y ahora te vamos a hablar de las herramientas. ¿Te interesa? Entonces presta atención.

Ahora sí, veamos los 3 sistemas sistemas de registro de entrada y salida de personal más populares en Colombia.

Sistemas clásicos de control

  • Tarjeta: es una pieza rectangular plástica, que contiene cierta información y que suele usarse en diferentes mecanismos. Puede emplearse pasándola por una banda magnética, o también puede ser leída por sensores de proximidad.
  • Planillas u hojas de firmas: de forma manual y escrita, cada colaborador anota su ingreso y salida de la oficina. Suele ser el mecanismo con mayor riesgo de pérdida de información y errores de digitación.

Sistemas biométricos

  • Reconocimiento de huella: a través de este sistema se reconocen patrones dactilares únicos. Gracias a estos, se generan credenciales de ingreso y salida del colaborador. Este es uno de los sistemas más usados, debido a su alta confiabilidad.
  • Biometría facial: funciona con cámara o sensores que identifican el rostro del funcionario. Antes del reconocimiento automático, se ha realizado un escaneado facial y guardado en una base de datos. 
  • Atención: para que la biometría facial funcione de manera correcta es importante garantizar la luminosidad del espacio. Así, el sensor podrá reconocer el rostro con precisión.

Sistemas de registro de entrada y salida de personal con software

Llegamos al tercero y más innovador de los 3 sistemas de registro de entrada y salida de personal. Hablamos del uso de software de registro. Este suele encontrase en un ecosistema web y se destaca por su facilidad en el uso.

Además, el registro de entrada y salida de personal, con software, ahorra tiempo. Por si fuera poco, este también disminuye el margen de error y se puede usar con celular o computador.

¿Cuál es el mejor sistema de registro?

Lo importante es que ahora las empresas pueden escoger la modalidad de registro más conveniente para mejorar su rendimiento. Sin embargo, es claro que algunos sistemas son más innovadores y efectivos que otros. Entre más datos pueda conseguir la empresa, mejores decisiones podrá tomar para su negocio.

Sesame HR, por ejemplo, es un sistema amigable y fácil de usar para el registro de entrada y salida de personal.  Es ideal para que los empleados sientan que tienen control de su jornada laboral, todo el tiempo y al alcance de un dispositivo móvil.

Por medio de la app de Sesame HR, el personal de la empresa puede marcar su inicio y final de jornada. De hecho, el trabajador puede hacerlo desde cualquier parte del mundo.

En este software para registro de entrada y salida de personal también se incluyen varias opciones. ¿Cuáles son las alternativas? Opción de registro con código de número aleatorio e intransferible; o por medio del reconocimiento facial, entre otras.

Como mencionamos antes, lo importantes es que cada empresa pueda escoger la opción más conveniente.

Tecnología para mejorar los registros

Otro aspecto interesante es que el software pueda interconectar múltiples dispositivos. Esto es conveniente para el registro de entrada y salida de personal, pues se centraliza la información. En otras palabras, el área de recursos humanos podrá saber: quiénes están en la empresa, quiénes en modo teletrabajo y quienes en descanso.

Claro está, en el sistema de registro de entrada y salida de personal de Sesame HR se tiene en cuenta el artículo 17 de la Ley 2121 de 2021. ¿La recuerdas? Como ya te contamos, esta norma permite, e incluso promueve, el uso de estos sistemas. Pero, siempre con respeto de la privacidad del empleado y con un cuidado óptimo de sus datos.


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