Modelo para hacer nóminas con facilidad

9 de agosto, 2022

Las empresas de hoy buscan a toda costa la legalidad y el orden. Por eso, una contabilidad bien preparada y actualizada es esencial para estar en constante evolución. En este aspecto, uno de los registros contables más importantes son las nóminas.

¿Qué son las nóminas?

Las nóminas son documentos que contiene e indican tres partes importantes:

lo devengado, las deducciones y las apropiaciones de un empleado, por lo que ha trabajado durante un mes.

Este documento les sirve a las empresas para llevar un justificante y una trazabilidad del proceso de pago del salario al empleado, a tiempo. También, las prestaciones sociales, entre otros. De ahí la importancia, además, de contar con buenas bases de datos de empleados.  

El pago de las nóminas debe efectuarse:

• Puntual: tal y como se haya acordado la fecha en el contrato
• De forma periódica: su liquidación, como se mencionó antes, es mensual. No obstante, si entre el patrón y el empleado acuerdan hacer abonos durante el mes por concepto de salario, las dos partes deben tener constancia de dicho pago.
• Documental: con un soporte en físico o digital de conocimiento de las dos partes, que refleje que el pago fue realizado de manera legal y correcta.

¿Por qué es importante elaborar bien las nóminas?

Las nóminas son documentos muy importantes dentro de la relación laboral que tiene la empresa con sus trabajadores. Son la manera de corresponderle al colaborador todo lo que ha realizado durante un mes.

Además, hacerlas bien es fundamental para evitar errores en el cálculo de cada uno de los conceptos que estas contienen. Dado que a veces puede no ser detectado ni por el trabajador, ni por el empleado. Pero, sí por una auditoría, y esto puede acarrear gastos o sanciones no presupuestadas para la institución.

También, si no hay claridad en la información de las nóminas para el área de contabilidad, es posible que se hagan pagos en fechas erróneas. Ya que no todos los colaboradores reciben el pago de su sueldo en el mismo momento.

Periodos de pago

El pago de las nóminas puede ser quincenal, semanal o incluso catorcenal. Por eso, si no se lleva un buen orden, se prestaría para confusiones.

Adicional a lo anterior, para ahorrar costos algunas empresas dejan esta tarea del cálculo a cualquier colaborador. Muchos no tienen experiencia ni son profesionales en la materia. En consecuencia, esto traerá una posible pérdida de la información o desactualización de la misma.

Por eso, es mejor evitar multas o recargos por incurrir en procesos pocos legales o inapropiados. Pues recuerda, para crear las nóminas debes estar consciente de las normativas de esta en Colombia.

Ventajas de tener una herramienta que agilice la nómina

Para evitar los percances mencionados, la gran mayoría de las empresas han dispuesto de diferentes herramientas. Estas le ahorran costos y le aseguran al empleador el correcto funcionamiento de las nóminas.

Entre estas herramientas se cuentan:

servicios de consultoría, los softwares, la formación interna de su equipo de contabilidad y por supuestos las hojas de cálculo en Excel. Siendo esta última la más usada.

Beneficios de las nóminas en Excel

• Le da un orden predilecto a la contabilidad, teniendo en cuenta las normativas vigentes del país.
• Por lo anterior, se genera confianza, tanto entre los empleados como en los directivos de los manejos contables.
• Con Excel es posible llevar un registro de los movimientos financieros que se hacen en la entidad a diario. Además, llevar cuenta de los gastos e ingresos mensuales.
• Además, hace posible la digitalización de los datos de contabilidad más antiguos de la empresa. Para digitalizarlos en tiempo real, a través de hojas de cálculo.
• Una plantilla de nóminas hecha en Excel tiene la ventaja de ser compatible para ejecutarse en casi cualquier computador o dispositivo electrónico.

Si aún no es claro para ti o para tu equipo cómo desarrollar de manera correcta la nóminas de tu plantel ¡no te preocupes! Descarga de manera gratuita nuestra plantilla de práctica de nóminas para Excel. Y recuerda, en Sesame HR estamos para apoyar a tu empresa.