¿Qué es la nómina electrónica DIAN?

15 de octubre, 2021

Un tema del que se habla por estos días es el pago y la realización de la nómina de manera electrónica. Acreditar el pago mensual o quincenal de salarios, bonificaciones y deducciones de los empleados es la definición más clara de la palabra nómina.

Por consiguiente, la nómina electrónica será entonces el mismo documento solo que generado mediando un software de manera digital y que contiene la firma de la empresa, claramente también en digital.

Entender que este documento puede variar por diferentes situaciones mensualmente como licencias, vacaciones o horas extras, dará a comprender la importancia de llevar un proceso contable óptimo para no incurrir en sanciones posteriormente.

Resolución 13 de 2021

Es entonces que, para mitigar inconvenientes, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales o más conocida como la DIAN implementó en el mes de febrero la nómina electrónica. 

Dando paso a que una gran cantidad de documentos fiscales se vayan desmaterializando, es decir, que dejarán de estar en papel para pasar a un formato digital.

De acuerdo con el artículo 4 de esta resolución, todo contribuyente natural o jurídico que contrate personal de trabajo, bajo la modalidad de contrato laboral tiene la obligación de generar la nómina electrónica, incluso si tiene solo 1 empleado. Adicionalmente, debe presentar este documento a través de un software propio o aliado que transforme el formato en XML para ser validado por la DIAN.

Es importante que no se confunda con este último paso que no es igual a la liquidación de la nómina, esta última la puede hacer como la viene haciendo, lo nuevo es que hay que transmitirlo a la DIAN.

Ventajas de la nómina electrónica para la empresa

Ahorro económico.

Aunque no lo parezca, las nóminas convencionales generan muchos gastos a la empresa en papelería, archivadores, sellos, e incluso le restan tiempo de ocupación al personal por lo que será un punto clave decidirse a la nómina electrónica.

Mejora la gestión interna.

Ya con este mecanismo las empresas pueden mejorar el proceso de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de documentos fiscales. También servirá para la declaración de renta como soporte para evidenciar los costos de nómina.

Seguridad de la información.

Debido a que es un documento que se almacena en la nube, no ocupa espacio, permite consultar y hacer seguimiento cuando se desee. Además, queda como un archivo encriptado en los operadores encargados de llevar la información, protegiendo datos confidenciales.

Una ventaja añadida para el país es que, por medio de este mecanismo, se puede llevar una estadística de la situación laboral de la nación. Dado que al formalizar procesos se disminuyen las empresas que operan de manera informal.

¿Cómo es el proceso de habilitación de nómina electrónica ante la DIAN?

Aquí se debe revisar el calendario de implementación de acuerdo al número de empleados:

• Para compañías con más de 250 empleados la fecha para iniciar la habilitación fue a partir del 01 de agosto del año presente.
• Para empresas con 101 y 250 empleados la fecha de habilitación inicial fue el 1 de Agosto y tiene fecha para hacerlo hasta el 31 de octubre de 2021, dado que la primera nómina que debe transmitir es la del mes de octubre.
• Entre 11 y 100 empleados tiene la misma fecha de habilitación de los grupos anteriores pero tiene como fecha límite para hacerlo noviembre, dado que ese será el mes de la primera nómina que presente.
• Entre 1 y 10 colaboradores la fecha de habilitación fue el 01 de agosto, debe transmitir la dómina de diciembre.

Para todos los casos se debe presentar los 10 primeros días de cada mes. Por ejemplo, si se va a transmitir la nómina de septiembre, entonces deberá hacer la transmisión los primeros diez días de octubre. 

Finalmente para habilitarte, debes haber elegido el software que vas a utilizar para la transmisión y registrarlo. 

Luego será la DIAN que valide si es competente, a través de unas pruebas. Cuando se pasa con éxito, la entidad lo notificará del estado habilitado. Este proceso se puede realizar por el portal de la DIAN en la opción “factura electrónica”