Programa de gestión documental: ¿qué beneficios puedo obtener?

22 de marzo, 2022

Para nada es tarea sencilla confinar y manejar todo el contenido de tu empresa, pero con un programa de gestión documental pasar de prácticas tradicionales a la digitalización de todos los procesos y los archivos, será una tarea muy sencilla y ágil, que sólo traerá beneficios para la compañía.

En este artículo te contamos los beneficios que puedes obtener si cuentas con un gestor documental digital en tu empresa.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es un conjunto de procesos que involucran la organización, la conservación y almacenamiento de los documentos que se refieren a asuntos de la empresa.

Estos suelen ser facturas, otros para registrar la parte administrativa, manuales e instructivos, memorandos, etc..

Como bien se mencionó antes, las empresas acostumbraban a realizar este proceso de documentación de manera física, esto además de que ocupaba espacio, demandaba costos de papelería y seguridad de los mismos.

Es por eso que con el ánimo de controlar y disminuir todas esas variables se diseñaron los programas de gestión documental digitales. La digitalización del contenido es importante porque simplifica costos y malos procedimientos.

Además de que se puede custodiar la información de forma segura y su espacio no está limitado por paredes sino por la cantidad de almacenamiento que puede tener una nube. Basta con escanear cada papel físico y etiquetarlo para guardarlo en una carpeta.

Beneficios de usar un programa de gestión documental

No existe duplicación de información

Al usar el software puedes asegurarte de filtrar la entrada de datos duales, de tal manera que conserve el contenido útil y un único archivo con ese tema. Esto será muy útil con documentos financieros.

Mantiene en orden los documentos

Debido a que con estas herramientas se puede clasificar y denominar cada archivo con etiquetas, entonces no habrá inconvenientes de mal entendido entre departamentos porque de manera puntual pueden ingresar y buscar en ciertas categorías que tú mismo determinas, sus datos.

Agiliza los procesos de auditoría

De manera constante, se debe hacer una evaluación técnica y completa de documentación. Por lo tanto será más cómodo acceder a la información y para el empleador el flujo de trabajo será transparente, ágil y rastreable.

Reducción de costos

Con el deseo de conservar el medio ambiente, recursos como el papel han incrementado sus costos y el precio que demanda la operación de los archivos en físico es también muy alto.

Por eso, estos sistemas de gestión documental pueden reducir de manera drástica el desperdicio de papel y recursos.

Recuerda que el capital humano y su tiempo y energía son claves también para el crecimiento de la organización.

Sesame HR, ventajas de usar su programa de gestión documental

Además de los ya mencionados beneficios que trae a la organización usar sistemas como estos, Sesame HR centraliza el almacenamiento de los documentos evitando posibilidades de pérdida o que tus colaboradores elijan los archivos incorrectos.

Te permite acceder desde cualquier dispositivo a ese documento que deseas consultar, y por supuesto, a tus colaboradores igual.

Para destacar, te será muy útil en procesos como el reclutamiento y onboarding porque canalizará con facilidad la información de estos candidatos y el equipo de recursos humanos sabrá como proceder con esos datos.

Por último, el gestor documental permite relacionar nuevos documentos con los ya archivados y sirve como registro de actividades pasadas de la compañía. Incluso, en el caso de incurrir en algún problema legal, acceder a información organizada y pertinente de la compañía, puede ser un elemento probatorio muy importante.

Entonces disfruta de una prueba gratuita con Sesame HR y permítete tener todas las facilidades que necesitas a la hora de trabajar con documentación. Así notaras que será fácil el usos de los mismos en simultaneo y sin riesgos de inseguridad para acceder a la información.