Causación de nómina: todo lo que necesitas saber

26 de julio, 2023

¿Alguna vez te has preguntado cómo su empresa calcula tu salario y te paga a tiempo cada mes? Detrás de escenas, hay un proceso llamado causación de nómina que garantiza que recibas tu cheque de pago.

La causación de nómina es el cálculo de tu salario bruto, las deducciones aplicables y tu salario neto. Implica registrar:

• Los días trabajados.
• Las horas extras.
• Las comisiones ganadas.
• Los bonos y otros conceptos.

Este proceso contable se realiza cada mes para determinar con precisión cuánto se le debe pagar a cada empleado.

La causación de nómina es un paso crucial en la nómina que a menudo se da por sentado. Sin embargo, requiere una cuidadosa coordinación entre el departamento de nómina, contabilidad y recursos humanos.

En este artículo, exploraremos los conceptos básicos detrás de la causación de nómina para que puedas entender mejor cómo tu empresa calcula y registra tu paga cada mes.

¿Qué es la causación de nómina?

La causación de nómina es el proceso de registro contable de los gastos de nómina. Se trata de un procedimiento mediante el cual las empresas registran en su contabilidad los pagos realizados a los empleados por concepto de salarios, prestaciones sociales, horas extras, bonificaciones y demás erogaciones generadas por la relación laboral.

¿Cómo funciona la causación de nómina?

La causación de nómina consiste en los siguientes pasos:

1. Registrar los pagos que se le realizarán a cada empleado en el período de pago correspondiente (quincenal, mensual, etc.). Esto incluye el salario básico, horas extras, bonificaciones, etc.
2. Calcular las deducciones que se le aplicarán a cada empleado como retenciones en la fuente, pagos a seguridad social, fondo de pensiones, caja de compensación, etc.
3. Liquidar la nómina, es decir, restar las deducciones del total devengado para determinar el pago neto que recibirá cada trabajador.
4. Generar los comprobantes de pago y los reportes necesarios para las entidades a las que se realizan los pagos como la DIAN, cajas de compensación, EPS, AFP, etc.
5. Realizar las transferencias bancarias o los pagos en efectivo a los empleados en la fecha acordada.
6. Registrar contablemente los gastos de nómina como costos o gastos operacionales según corresponda.

La causación de nómina es un proceso fundamental para el buen funcionamiento de las empresas y el cumplimiento de las obligaciones laborales y contables. Permite llevar un control adecuado de los costos de personal y generar la información necesaria para la toma de decisiones.

Registro contable de la nómina

Para entender la causación de nómina en Colombia, primero debes comprender el proceso de liquidación de la nómina. Este incluye el cálculo de las deducciones, los aportes de ley y la retención en la fuente que se deben aplicar a cada empleado según la normatividad vigente.

Una vez liquidadas las nóminas, el siguiente paso es registrar contablemente todas las operaciones. Esto significa debitar las cuentas de gastos de nómina y acreditar las obligaciones laborales, aportes de seguridad social y parafiscales, retenciones practicadas, etc.

Obligaciones laborales

Se debita la cuenta de sueldos y salarios y se acreditan las subcuentas de cesantías, intereses a las cesantías, vacaciones, primas, etc. según corresponda.

Aportes de seguridad social

Se debita la cuenta de aportes a seguridad social y se acreditan las subcuentas de salud (EPS), pensión (AFP) y riesgos laborales (ARL) por los aportes del empleador.

Aportes parafiscales

Se debita la cuenta de parafiscales y se acreditan las subcuentas de caja de compensación familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) por los aportes del empleador.

Retenciones practicadas

Se debita la cuenta de retenciones practicadas y se acreditan las subcuentas de retención en la fuente e impuesto de renta, según corresponda.

Con este proceso de registro contable queda causada la nómina, lo que permite llevar un control detallado de las obligaciones laborales y el pago oportuno de las mismas.

Proceso de liquidación de la nómina

El proceso de liquidación de nómina implica calcular el pago neto que recibirá cada empleado después de aplicar las deducciones correspondientes a los pagos por seguridad social y parafiscales, retenciones de renta (si aplica), entre otros.

Calculando el salario neto

Para calcular el salario neto de tus empleados, primero debes determinar el salario base, todas las bonificaciones y horas extras. Luego, restas todas las deducciones obligatorias como aportes a salud, pensión, ARL, cajas de compensación familiar, seguros de vida, etc. También debes tener en cuenta posibles retenciones como anticipo de renta.

Pagando las obligaciones

Una vez calculado el salario neto, el empleador debe consignar los aportes de nómina correspondientes para salud, pensión, ARL, cajas de compensación, etc. Estos pagos se realizan por lo general los días 15 y 30 de cada mes. Es importante cumplir con estas fechas para evitar posibles sanciones.

Generando los comprobantes

Finalmente, el empleador debe generar los comprobantes de pago para cada empleado con la información de su salario bruto, deducciones y neto recibido. Estos comprobantes sirven como soporte para la declaración de renta de los empleados.

Liquidar la nómina mensual de tu empresa puede parecer una tarea tediosa, pero si la abordas de forma organizada y siguiendo la normatividad vigente, el proceso puede agilizarse.

Es recomendable apoyarte en un software de nómina que automatice los cálculos y la generación de reportes. De esta forma, podrás enfocarte en otras áreas de tu negocio con la tranquilidad de saber que el pago de tus empleados está garantizado.

Importancia de la causación de nómina en las empresas

La causación de nómina es de gran importancia para las empresas en Colombia por varias razones. A continuación, te mostramos las más relevantes:

Control financiero

La causación de nómina le permite a las empresas llevar un control riguroso sobre los gastos de nómina y prever los flujos de caja necesarios para cubrirla.

Al registrar oportunamente todas las novedades que afectan la nómina como horas extras, comisiones, bonificaciones, etc., la empresa puede estimar con mayor precisión los costos mensuales de nómina y planear su presupuesto.

Toma de decisiones

Con la información obtenida del proceso de causación, las empresas pueden analizar la productividad de los empleados, evaluar políticas de compensación y tomar mejores decisiones en materia de recursos humanos.

Por ejemplo, pueden determinar si es necesario implementar horas extras o nuevos incentivos para mejorar la productividad.

Cumplimiento legal

Llevar a cabo una adecuada causación de nómina es un requisito legal para las empresas en Colombia. Les permite generar los informes y reportes necesarios para entidades como la DIAN, el Ministerio de Trabajo, las EPS, AFP y cajas de compensación familiar.

Al registrar correctamente cada movimiento de nómina, las empresas garantizan que la información en estos reportes sea completa, actual y precisa.

En resumen, la causación de nómina es crucial para el control financiero, la toma de decisiones informadas y el cumplimiento legal de las obligaciones de las empresas con sus empleados y con las entidades gubernamentales.

Mantener un proceso de causación de nómina organizado y eficiente es esencial para el buen funcionamiento de cualquier compañía.

¿Cuál es la periodicidad de la causación de nómina?

La causación de nómina se realiza con la misma frecuencia con la que se pagan los salarios a los empleados. Lo más común es que sea quincenal, mensual o bimensual.

Al final de cada período de pago, se deben registrar contablemente todos los conceptos de la nómina para ese lapso.