Software de nómina: ¿qué es y cuáles son sus características?

21 de agosto, 2023

El software de nómina ofrece muchas ventajas, tanto a los empleados como a las empresas, sin importar el tamaño de dicha nómina. Este software puede parecer caro para pequeñas y medianas empresas, pero es posible acceder a través de servicios externos.

Recordemos que la nómina electrónica es un proceso que se implementó en Colombia desde el año 2021. Este permite la generación de un documento o desprendible de pago, de manera digital.

En dicho documento se debe suministrar la información de la nómina, pagos de seguridad social, descuentos o deducciones que se hacen a los colaboradores. Esta información debe ser enviada a la DIAN y al correo electrónico de cada trabajador.

Pero, ¿sabías que puedes digitalizar este proceso con el software de nómina? Si todavía no conoces este término, aquí te lo explicamos de manera sencilla.

¿Qué es un software de nómina?

Un software de nómina es una herramienta informática diseñada para facilitar y automatizar el proceso de cálculo y gestión de los salarios y compensaciones que una empresa paga a sus empleados.

Este tipo de software se utiliza para realizar tareas relacionadas con la administración de la nómina, incluyendo:

• Cálculo de sueldos.
• Deducciones y contribuciones.
• Generación de recibos de pago.
• Gestión de impuestos y retenciones.
• Generación de informes relacionados con la nómina.

Objetivo de un software de nómina

Apoyarse en el software de nómina puede aportar grandes beneficios, sobre todo si se quiere obtener resultados con una precisión aproximada al 100%. Con ello se garantiza una mejor gestión de las funciones administrativas.

Una herramienta de este tipo se actualiza de manera continua, con base en la normativa legal vigente. Esto evita multas y sanciones de entidades competentes.

En Colombia, la nómina electrónica está regulada por las siguientes leyes:

• Decreto 1625 de 2016 en su artículo 16.1.4.27.
• Estatuto tributario Artículo 616-6.
• Resolución 00042 de 2020.

Estas refieren que el sistema de facturación será aplicable para los procesos que impliquen compra y venta de productos. Y también será aplicable a otro tipo de operaciones, como lo son el pago de nóminas.

Es importante tener en cuenta que todas las empresas que generen empleo, y una relación empleado-empleador, están en la obligación de generar un desprendible de pago electrónico para cada uno de sus empleados.

Eso sí, los plazos para emitir la nómina varían según la cantidad de trabajadores de la empresa.

Ahora bien, para poder realizar la nómina de manera digital, en la actualidad se está utilizando el programa de nómina electrónica. Este facilita la automatización y centralización de los pagos por conceptos de salario, a través de un solo sistema.

Funciones de un software de nómina

Algunos de los procesos que se pueden manejar con el software de nómina son los siguientes:

1. Reporte y liquidación de nómina en el periodo deseado.
2. Generación y envío de comprobantes de pago vía correo electrónico.
3. Liquidación de prestaciones sociales.
4. Liquidación y actualización de novedades de cada periodo, tales como licencias, incapacidades, entre otros aspectos.
5. En el tema laboral, liquidación de empleados retirados.
6. Historial de pagos.
7. Cálculo y liquidación de vacaciones, cesantías, etc.
8. Consultas de información.
9. Almacenamiento de información de cada empleado.
10. Avisos y alertas de vencimientos.
11. Cálculo de impuestos.

Importancia de las características de un software de nómina

Una característica importante en el software de nómina es si es una herramienta local o en la nube. Por lo general, el software local requiere de una inversión inicial alta.

En contraste, la herramienta en la nube es más sencilla y económica, pues no hay necesidad de servidores locales y sistemas complejos. Por esta razón, existen cada vez más empresas que se decantan por esta opción.

Además del beneficio mostrado, también ofrece actualizaciones constantes, baja necesidad de mantenimiento. Y, información o copias de seguridad disponibles en todo momento.

Lo más importante es que el programa de nómina haga más fácil y preciso el cálculo del salario de los trabajadores.

¿Cómo implementar la nómina electrónica en Colombia?

Las personas y empresas que deben implementar la nómina electrónica en Colombia lo pueden hacer por dos opciones.

La primera, a través de un desarrollo propio. Para esto, la DIAN ha dispuesto de un kit de herramientas de desarrollo. El documento debe contar con cierta información obligatoria. Esta información debe contener los siguientes datos: 

1. La denominación expresa del documento que diga “Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica”.
2. Apellidos, nombres o razón social y NIT del sujeto obligado a generar, transmitir y validar el documento soporte de pago de nómina electrónica. También, las notas de ajuste del mismo.
3. Apellidos, nombres y número de identificación del beneficiario del pago. 
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica (CUNE).
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
8. El valor total que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina. 
9. El medio de pago.
10. Fecha y hora de generación.
11. La firma digital del sujeto obligado a generar, transmitir y validar el documento soporte de pago de nómina electrónica.
12. Apellidos y nombres o razón social y NIT del fabricante del software, nombre del software y proveedor de soluciones tecnológicas.

Formato XML para estos documentos

Los documentos deben transmitirse en un reporte en formato XML. La otra opción es implementar la nómina electrónica a través de un proveedor. Para ello, es importante considerar la experiencia, ya que esto será determinante al tener que cumplir con las fechas de implementación.

La flexibilidad también es importante, pues algunas empresas contratan personal por temporadas. Esto hace que sus nóminas no sean constantes.

Beneficios de un software de nómina

Contar con el software de nómina electrónica trae consigo una serie de beneficios como ahorro de tiempo, recursos, costos y productividad. A continuación, otros de sus beneficios:

• Permite que se cumpla con los requisitos exigidos por la legislación colombiana y los organismos de control y vigilancia, como la DIAN.
• Facilita un soporte con la información de aportes a seguridad social, parafiscales, descuentos, etc.
• Permite tener un valor real del pago de prestaciones como las vacaciones, cesantías o primas.
• Automatiza actividades tediosas del área de Recursos Humanos y nómina. Además, estos pueden tener acceso y documentar la información de manera inmediata.
• El proceso de nómina se vuelve más simple y ameno.
• Reduce errores humanos.
• Lleva toda la información en la nube. Así evita la pérdida o modificación de información, y facilita llevar un registro organizado de la contabilidad de la empresa.

Tipos de software de nómina en Colombia

Hay un auge de la transformación digital. Ante la necesidad por comenzar a automatizar los procesos de gestión humana, y la normativa exigida por la ley sobre la nómina electrónica, han surgido diversas empresas que ofrecen la simplificación y optimización de la nómina en un software.

Sin embargo, para poder elegir cuál es el software de nómina que más se ajusta a las necesidades, es importante que las organizaciones tengan presentes aspectos como:

• Identificar cuáles son las necesidades de la organización y el número total de la plantilla de personal.
• Tener un presupuesto claro, si se quiere contratar un software mensual, semestral o anual.
• Comparar los distintos softwares y sus características.
• Cuál es el de mejor manejo para el área de nómina.

Algunos de los softwares de nómina electrónica más utilizados en Colombia son:

World Office

Esta herramienta permite generar y emitir de forma ágil los soportes de la nómina electrónica, y ajustar las notas que se requieran para envíos a la DIAN.

Alegra

Este tipo de software es recomendado para empresas que se encuentran en pleno crecimiento. Cuenta con funciones como nómina electrónica, facturación y reportes.

Software de nóminas de Sesame HR

Como ya explicamos antes, la entrega de las nóminas a los trabajadores es una obligación de las empresas. Por eso, cada vez más organizaciones utilizan un software como Sesame HR. Este apoya la labor de Recursos Humanos en temas relevantes para la nómina como:

control de asistencia, gestor de vacaciones y bolsa de horas extras, entre otros. Dentro de sus beneficios destacan los siguientes:

• Ahorro de tiempo y recursos. La entrega es instantánea y se evita el esfuerzo que supone el archivo de las nóminas y disponer espacio físico para esto.
• Ahorro económico, al evitar la impresión. Con ello se evita la utilización de materiales para impresión, como papel, tinta, etc.
• Se evitan problemas relacionados con el cumplimiento de la ley.

Siggo

Cuentan con un software que busca actualizar siempre la normatividad y adaptarse a la misma. Además genera reportes, liquidaciones y la posibilidad de personalizar la nómina de manera constante.

Otras ventajas de utilizar el software de nómina

Hoy en día es posible encontrar el software de nómina que se adapte a todo tipo de empresas, aun las más pequeñas, de igual modo disfrutarán sus ventajas. Estas ventajas las podemos enumerar de la siguiente manera:

Optimiza tiempo y reduce costos

Con el software de nómina se automatiza todo el proceso, haciendo que cada nómina llegue en los tiempos correctos. Esto se logra con depósitos directos a cada uno de los empleados.

De esta manera, todo el personal quedará satisfecho, por contar con un procedimiento claro y eficaz. Los cálculos se realizan sin margen de error y se evita el incumplimiento de pagos de impuestos y otras obligaciones de ley.

Reduce errores

Se puede realizar el cálculo exacto de la nómina de cada mes, quincena o semana, según las necesidades de la empresa. Esto se logra debido a que es un software accesible para programar y configurar los requerimientos de la organización.

Con esta herramienta se pueden realizar los ajustes de las variables que se presenten durante el proceso de nómina.    

Automatización de procesos

Esta es la ventaja más relevante del programa de nómina. Tiene la habilidad para deducir y realizar cualquier tipo de acción programada.

Así, se mejora la efectividad del personal de nómina. La razón es que, al contar con esta herramienta, podrán contabilizar y realizar los procesos requeridos con más habilidad y facilidad. Todo lo cual supone un ahorro de tiempo.   

Seguridad y disponibilidad de la información

El software de nómina permite alimentar una base de datos con toda la información de los empleados. Es así como se tienen los datos de horarios, salarios, tipo de prestaciones, etc.

Esta información estará disponible en el momento que se requiera. Y todo este proceso se realiza bajo un riguroso protocolo de protección de datos.   

Mayor y mejor control de la nómina

Por tratarse de un sistema multioperativo, se puede tener mejor control de cada proceso de nómina realizado en la empresa. En fin, que el software de nómina está llamado a ser una herramienta imprescindible para Recursos Humanos.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de Recursos Humanos, plantillas o guías útiles, continúa en Sesame HR.