Comunicación interna: ¿cómo identificar los problemas en las empresas?

28 de agosto, 2023

La comunicación interna es un concepto de gran importancia. Con esta, se hacen gestiones comunes para alcanzar objetivos. ¿Entre quien? Los actores de una empresa. Por ello, hoy en día los software de comunicación son indispensables.

Esto es clave para el éxito de cualquier negocio. Ya sea grande o pequeño, se aplica en todos los niveles jerárquicos de la compañía.

A veces, se achaca el problema de la comunicación interna a los medios de comunicación. Pero no siempre tienen la culpa. En realidad, son las acciones lo que más comunican dentro de una compañía.

Por tanto, cuidar este canal de comunicación es esencial. ¿Te parece si vemos algunas de las cuestiones más comunes en las compañías?

¿Qué es la comunicación interna y qué permite?

La comunicación interna es la comunicación que va dirigida al cliente interno, es decir, al empleado. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las empresas de motivar a su talento humano y retener a los mejores en un entorno laboral.

Por lo tanto, la comunicación interna se refiere al proceso de intercambio de información, ideas, mensajes y conocimientos dentro de una organización, empresa o grupo. Es la manera en que los miembros de la organización se comunican entre sí, ya sea de manera formal o informal.

Objetivos de la comunicación interna

La comunicación interna tiene como objetivo mejorar la interacción, la colaboración y la eficacia dentro de una organización. Algunos de los principales objetivos de la comunicación interna incluyen:

1. Transmisión de información: proporcionar información relevante, actualizada y precisa a los empleados sobre políticas, procedimientos, cambios organizacionales, metas y objetivos.
2. Motivación y compromiso: mantener y aumentar la motivación de los empleados al comunicarles cómo su trabajo contribuye al éxito general de la organización, y fomentar un sentimiento de pertenencia y compromiso.
3. Cohesión y cultura organizacional: fortalecer la cultura organizacional al comunicar los valores, normas y creencias de la empresa, y promover un sentido de identidad compartida entre los empleados.
4. Desarrollo profesional: comunicar oportunidades de capacitación, desarrollo y crecimiento profesional para que los empleados puedan mejorar sus habilidades y avanzar en sus carreras.
5. Fortalecimiento de relaciones laborales: mejorar las relaciones entre empleados y sus líderes, así como entre los miembros del equipo, para crear un ambiente de trabajo más positivo y productivo.
6. Medición y evaluación: evaluar la efectividad de las iniciativas de comunicación interna y ajustarlas según los resultados obtenidos.

Principales problemas de comunicación interna

A continuación, te vamos a mencionar tres de los asuntos más problemáticos sobre la comunicación en una empresa:

1. No tener un plan de comunicación interna

Puede llegar a ser molesto que la información se tergiverse entre áreas. Ya sea por distintos tecnicismos o porque no circule en el momento adecuado. Incluso cuando hay un exceso de mensajes sin relevancia.

Estas incoherencias en el flujo de la información afectan la productividad. Y por supuesto, en las relaciones laborales.

2. Dificultades del trabajador con la estrategia empresarial

Tener una cultura diferente impide compartir metas enfocadas al éxito de la compañía. Es como si cada persona fuera en busca de sus propios intereses, perdiendo de vista los colectivos.

¿Qué pasa si los empleados no se sienten apropiados con el organigrama de empresa y las estrategias?

Que tendrán problemas para acceder a la persona adecuada para cada tema. Y ello se puede considerar una pérdida de tiempo.

3. Liderazgos negativos

Cuando hay falta de líneas de comunicación interna entre empleados y líderes, los primeros se sienten:

• Infravalorados.
• Poco eficientes.

Un líder negativo cree que la mejor opción es esconder la información. Así como limitar el conocimiento de los empleados de su empresa. Pero esto solo hace que aumentar la desconfianza.

10 consejos para mejorar la comunicación interna

Si en tu empresa sufres de problemas en las relaciones internas o quieres evitarlos, presta atención. Esta serie de consejos sobre la comunicación interna te pueden ser de gran valor:

El talento humano como centro de conversación

Es importante pasar de ser una empresa con estructura vertical a una horizontal. Aquí, los empleados pueden sentirse piezas clave que contribuyen a formar un discurso claro para todos.

Al final, todo esto influirá en la marca embajadora que llevan tus empleados a los clientes. Y que incluso repercutirá en la productividad.

Vincular las distintas áreas

Debes hacer un ejercicio de visibilidad donde se rompan jerarquías. Será grato encontrar fluidez en la toma de decisiones entre cargos de distintas áreas.

Además, esto amplía en mayor medida el panorama en el que está la empresa. Y nutre de manera natural el desempeño de todos. 

Transparencia en la comunicación interna

Propender que dentro de la comunicación interna exista un diálogo abierto donde todos conozcan:

• Cambios.
• Distintos roles.
• Avances.
• Evoluciones de la compañía.

Todo esto hace sentir más motivados a los empleados. Y les impulsa a implicarse en los procesos donde sienten que pueden aportar.

La confianza de equipo se crea cuando todo está puesto sobre la mesa, y hay lugar para los supuestos.

Establece nuevos métodos de comunicarse

En el mercado actual existe un amplio abanico de programas para fomentar nuevas formas de comunicación interna en la empresa. Pero no lo son todo.

Existen otros elementos también efectivos. Sea cuál sea el que incorpores, debes priorizar el que mejor se adapte a tu empresa y empleados:

• Buzón de sugerencias.
• Tablón de anuncios.
• Cursos de formación.
• Newsletters.
• Eventos en la empresa.
• Revistas internas.
• Reuniones.

Establecer objetivos claros

Define claramente los objetivos de la comunicación interna. ¿Qué quieres lograr? Puede ser alinear a los empleados con la visión de la empresa, mejorar la colaboración entre departamentos, o mantener a todos informados sobre los cambios. Tener objetivos claros ayudará a dirigir tus esfuerzos de manera efectiva.

Utilizar diversos canales de comunicación

Emplea una variedad de canales de comunicación interna para llegar a diferentes tipos de empleados y adaptarte a sus preferencias. Puedes utilizar correos electrónicos, intranet, reuniones presenciales, aplicaciones de mensajería, carteles en la oficina, boletines internos, entre otros.

Fomentar la comunicación bidireccional

Anima a los empleados a compartir sus ideas, opiniones y retroalimentación. Crea canales formales e informales que les permitan expresarse. Escuchar a los empleados demuestra que su voz es valorada y puede generar nuevas ideas y soluciones.

Comunicar con claridad y simplicidad

Evita el uso de jerga técnica o términos complicados. Comunica tus mensajes de manera clara y simple para que todos puedan entender fácilmente. Utiliza ejemplos concretos y ejemplos para ilustrar tus puntos.

Personalizar la comunicación interna

Reconoce que diferentes grupos de empleados pueden tener diferentes necesidades e intereses. Ajusta tu comunicación interna para ser relevante para cada grupo, ya sea por departamento, nivel jerárquico o área de interés.

Promover la transparencia

Comparte información relevante de manera transparente y honesta. La falta de información puede dar lugar a rumores y desconfianza. Mantén a los empleados informados sobre cambios en la organización, desafíos y logros.

¿Cuáles son las 5 categorías de la comunicación interna?

La comunicación interna puede dividirse en varias categorías o tipos, dependiendo de los objetivos y los canales utilizados para transmitir información dentro de una organización. Aquí te presentamos 5 categorías comunes de comunicación interna:

Comunicación descendente (Top-Down)

En esta categoría, la información fluye desde la dirección o los niveles superiores de la jerarquía organizacional hacia los niveles inferiores. Este tipo de comunicación se utiliza para transmitir políticas, objetivos, decisiones y otras directrices de la alta dirección a los empleados.

Puede incluir comunicaciones como mensajes del CEO, anuncios oficiales y actualizaciones organizativas.

Comunicación ascendente (Bottom-Up)

En este caso, la información fluye desde los niveles inferiores de la jerarquía hacia los niveles superiores. Los empleados comparten sus ideas, opiniones, retroalimentación y preocupaciones con los niveles de gestión más altos.

Esto puede ayudar a la dirección a comprender mejor las necesidades y preocupaciones de los empleados, además de fomentar un sentido de participación y empoderamiento.

Comunicación horizontal

Esta categoría involucra la comunicación entre empleados que se encuentran en el mismo nivel jerárquico o en áreas diferentes dentro de la organización. Facilita la colaboración entre equipos, departamentos o unidades de negocio que necesitan coordinarse para lograr objetivos comunes.

La comunicación horizontal es esencial para evitar silos y promover la eficiencia.

Comunicación diagonal o cruzada

Este tipo de comunicación interna ocurre entre personas que no están en el mismo nivel jerárquico ni en la misma área funcional. Puede involucrar la colaboración en proyectos especiales, la transferencia de conocimientos entre áreas diferentes y la resolución de problemas que requieren la contribución de múltiples perspectivas.

Comunicación interna informal

Aunque no es una categoría específica por sí misma, la comunicación informal juega un papel crucial en el entorno de trabajo. Incluye conversaciones en pasillos, charlas en la cafetería y otros intercambios no estructurados.

Aunque esta comunicación no está planificada, puede ser poderosa para crear conexiones entre los empleados y difundir información rápida y efectivamente.

Estas cinco categorías pueden solaparse y complementarse, y una comunicación interna efectiva generalmente implica una combinación de estos tipos en función de las necesidades de la organización y los objetivos específicos de cada comunicación.

El papel clave de Recursos Humanos

El área de Recursos Humanos debe tener las puertas abiertas y estar dispuesta a escuchar al equipo.

En este sentido, será un espacio de confianza para que los empleados puedan transferir sus inquietudes. Y por ende, un escenario donde se pueden sentir seguros. 

En conclusión, la empresa debe ser siempre consciente de lo que sus prácticas están comunicando. Algunos ejemplos clave a comunicar son:

• Cómo lideran a las personas.
• Qué canales de comunicación tienen.
• Cuál es el salario que recibe un empleado. 

Al hacer este ejercicio de manera constante, podrás prevenir malas suposiciones.

Optimiza la comunicación interna de tu empresa

Como te venimos contando, contar con una buena comunicación interna es esencial para cualquier empresa. Pero lo más importante es que tus estrategias se centren en la plantilla y sus requisitos.

Aquí entran en juego dos factores: el plan de comunicación y adquirir un software.

La guía para los empleados

Para mejorar sus relaciones internas, algunas empresas implementan cursos de formación o encuestas. ¿Son válidas estas herramientas? Sí.

Pero si de verdad quieres mejorar la comunicación corporativa, debes crear un plan.

Este se puede fijar como la guía para cualquier equipo de trabajo. Sea cual sea el puesto, desde los empleados hasta los líderes. Puedes lograr una comunicación interna fluida para:

• Comunicar los logros y objetivos de la empresa.
• Permitir una mejor toma de decisiones.
• Mantener una conversación continua.
• Mejorar la productividad y el clima laboral.
• Facilitar todo proceso o tarea fijada para cualquier área.

¿Cómo ayuda un software en este proceso?

Si quieres mejorar tu actual canal de comunicación, tienes que saber que la tecnología puede simplificar esta gestión.

La mejor opción es contar con un software integral. Este no sólo facilita la comunicación, sino también todas las tareas del área de gestión de personal.

En este sentido, Sesame HR es un software de RR.HH. que ofrece la función de comunicación interna. Y a su vez, permite chatear con los empleados y enviar comunicados internos masivos. Y lo hace de manera inmediata.

De esta forma, envías el comunicado y lo reciben al segundo. Es decir, como una alerta en su celular, computador o tablet.

Llegados a este punto, ¿te ha servido esta información? ¡Esperamos que sí! Ahora, tenemos esperándote más contenido sobre este y otros temas relacionados. Si quieres conocer más sobre software de Recursos Humanos, continúa en nuestra sección de recursos.