¿Cómo sé qué tareas priorizar en el trabajo cuando todo es relevante?

13 de octubre, 2021

El punto de arranque de cualquier ciclo, proyecto o proceso es la priorización de las tareas. No obstante es una habilidad que muy pocas personas desarrollan dando al nivel de disciplina que ella implica y al análisis que se debe hacer de cada tiempo y tarea.

Para hacer una priorización verdadera y exitosa es importante que sigas los siguientes consejos

Planificar las tareas

Determinar las tareas semanales o diarias, hará que sea más difícil perder el foco. En caso de que sean proyectos de gran dimensión, será entonces útil clasificar las tareas asignándoles etiquetas, por ejemplo:

• Tareas A: Son las que tienen una alta prioridad y deben realizarse ahora.
• Tareas B: Su nivel de importancia es moderado y por ello se pueden realizar una vez finalizadas las tareas A.
• Tareas C: Tareas que no tienen un alto grado de importancia y por eso se pueden realizar en tiempos libres.

Conocer los beneficios de cada actividad

Es imperioso que logres extraer los beneficios que obtendrás a nivel laboral al realizar cada actividad. Si estos serán tangibles a corto plazo, o donde solo recibas resultado a largo plazo, e incluso tareas que son altamente demandantes y no te aportan ningún beneficio.

Aquí puede aplicar la regla 20/80, hacer el 20% de las actividades que le generen el 80% de los resultados que espera.

Definir fechas límites

Para no desfallecer en la consecución de las tareas, es clave determinar la fecha de entrega, una buena estrategia es compartir esta fecha con el equipo de trabajo para que en comunidad se esfuercen en cumplir el objetivo.

Delegar tareas

Es un acto de responsabilidad y de confianza entregar tareas a otros colaboradores, además de que disminuye la presión y el estrés que puedas cargar por responsabilidades más altas. No obstante, no solo se puede delegar a personas, también existen algunas herramientas que facilitan el ahorro de tiempo.

Asignar tiempo a los ladrones de tiempo

Puedes hacer una revisión concienzuda y notarás la cantidad de minutos y horas a la semana que dedicas a revisar tus redes sociales, videos o cosas de ocio. No está mal generar espacios de descanso y en ellos si puedes hacer uso de estas alternativas de entretenimiento, pero si puedes distribuir mejor el tiempo que allí inviertes.

 Para contrarrestar esto puedes poner tu celular en modo avión para dejar de recibir las notificaciones, también puedes determinar un tiempo al finalizar cada actividad, de 5 minutos para revisar y dar respuesta a tus mensajes o correos.

Invertir en herramientas para gestionar tareas

Los gestores de tarea son aplicaciones para organizar y mejorar las actividades diarias de una empresa. Saber destinar recursos para la elección de esta herramienta dependerá del conocimiento que tengas de su posible uso.

¿Para qué usar un gestor de tareas?

• Para Controlar el tiempo: Así puedes conocer las horas que invierten tu y tu equipo en cada proyecto
• Mejorar la organización: Poder enfocar los esfuerzos en la tarea que lo demanda impide proyectos salidos de control y mejora la productividad.
• Automatización: Para el área de recursos humanos será más sencillo planificar y encontrar el perfil del empleador que se encargará de la tarea, dado que la app lo asigna automáticamente. Con Sesame además de esto puedes ingresar de manera manual a modificar los tiempos de actividad.  

Sesame te proporciona todas las funcionalidades para organizar tareas, incluso dentro de su versión de prueba. Y todas disponibles para el uso. Una de sus ventajas es que la puedes usar tanto en la versión en su navegador, como en la aplicación móvil disponible Android e iOS.

Adicionalmente, ofrece notificaciones por inactividad e informes de rentabilidad.