Control de asistencia laboral: cómo gestionarlo en teletrabajo

30 de agosto, 2022

El teletrabajo es una metodología de trabajo que implica habilitar un espacio dentro de la casa para llevar las actividades laborales. Este modelo de trabajo se basa en laborar desde casa. Con la aparición del Covid-19 esta metodología gano fuerza. Uno de los puntos más importantes a la hora de trabajar bajo este esquema es el control de asistencia laboral.

Estos conceptos son imprescindibles para el cálculo de la nómina. Como solución, encontramos la respuesta en la tecnología.

A continuación, te vamos a contar cómo un programa de control horario te puede ayudar a gestionar a los empleados que trabajen en remoto.

¿Cómo llevar a cabo el control de asistencia laboral en home office?

Para muchas empresas que han decidido adoptar la modalidad  home office, llevar con éxito el control de asistencia laboral, puede resultar muy arcaica, tratando de controlar a sus empleados con mensajes constantes o llamadas telefónicas.

Otra opción que también utilizan es la comunicación por chats o las videollamadas como es el caso de Skype.

Pero para otras empresas con plantillas más numerosas, lo mejor es automatizar el proceso con el uso de software de recursos humanos que integran estas funciones.

Características de un software de recursos humanos

1. Debe contar con una forma de registro rápida y segura.
2. Incluir un registro de asistencia en tiempo real con detalles de ubicación geográfica. Desde cualquier dispositivo puedes registrar asistencia con GPS para saber dónde este el empleado.
3. Mantener al día sobre todo lo que ocurre en la empresa con información actualizada.
4. Panel Who`s in. Con esta función los empleados pueden saber quién está en la oficina, quien trabaja desde casa y quien descansa.
5. Contar con la medición de productividad.
6. Brindar información de forma cifrada y protegida.
7. Facilitar la consulta de registros.
8. Firma electrónica. Con ella puedes solicitar a los empleados en home office que firmen documentos de manera certificada y segura.

Una de las desventajas que presenta el teletrabajo es la dificultad para monitorear con precisión las acciones de los empleados.

Contar con una aplicación que registre el inicio y final de la jornada laboral de los empleados es una solución excelente. Permite contrarrestar los problemas de indisciplina y falta de responsabilidad, ante la dificultad de supervisión. 

Ventajas que ofrece el teletrabajo

Ante la aparición del Covid-19 fue muy necesario adaptarse a nuevas formas de trabajar y no afectar la productividad de las empresas.

Ante esta situación surge el teletrabajo como una modalidad de trabajo de vanguardia. Dentro de las ventajas que trajo este modelo de trabajo figuran las siguientes:

Flexibilidad y comodidad

La flexibilidad de horario es una de las principales ventajas. Esto motivado a que puedes organizar tu propio tiempo y tareas. Lo importante es que se establezca un buen sistema de control de asistencia laboral.

Calidad de vida y economía

Al tratarse de tiempo ahorrado, permitirá mejorar tu productividad y, a su vez, te dará oportunidad de invertir en calidad de vida. Esto te da muchas opciones para ocupar tus horas libres.

La empresa también se beneficia del teletrabajo al reducir gastos como alimentación, transporte, reducción de desperdicio de recursos, etc.

Sustentabilidad

La estadía en casa ayuda al planeta. Al  reducir el número de personas movilizándose hacia sus trabajos habrá, por consiguiente menos vehículos en la calle.

Relación entre el control de asistencia laboral y la productividad de una empresa

Como hemos mencionado antes, el control de asistencia laboral hace referencia a un sistema de monitoreo o control, el cual permite llevar un registro e identificar las entradas, breaks o salidas de los colaboradores durante su jornada laboral.

El hecho de que los líderes puedan contar con ese tipo de control de asistencia ayuda a evaluar la puntualidad y compromiso de las personas.

Además, el que un trabajador marque sus horarios, facilita el registro de las horas extras y, por tanto, se realiza el pago correspondiente de las horas adicionales trabajadas.

Otro de los beneficios de que las empresas lleven un adecuado control, es que fomenta una cultura organizacional de compromiso y puntualidad. Lo que lleva al cumplimiento de taras y, por ende, favorece la productividad.

La asistencia del personal y su impacto en la productividad laboral

Por otro lado, la productividad laboral es la relación entre las tareas que deben ser realizadas por el empleado en un determinado periodo de tiempo.

Por tanto, se puede entender que, a partir de la productividad, las organizaciones miden la producción que ha tenido un colaborador en la ejecución de un bien o servicio.

Que puede ser evaluada por las horas o el tiempo en general que tomo en desarrollarla. Es decir, para evaluar la productividad se ha de tener en cuenta las actividades hechas por el número de horas laboradas.

Debido a lo anterior, es fundamental que las compañías implementen un adecuado control de asistencia laboral, lo cual permite evaluar el rendimiento de cada persona y de este modo, diseñar planes de mejora en caso de que se requiera y así, fortalecer o mejorar la productividad de los trabajadores.

Control de asistencia digital

Teniendo en cuenta la importancia de la productividad y llevar una adecuada gestión de control de horarios, muchas empresas han tenido que comenzar a digitalizar y automatizar ciertas actividades.

Además de poder centralizar y garantizar la seguridad de la información, dejando de lado los procesos antiguos y contribuyendo al cuidado del planeta.

Tener un control de asistencia digitalizado permite obtener informes con mayor precisión al momento de identificar la marcación de horas extra, días no laborados o incapacidades entre muchas otras ventajas.

Por lo que el uso de este tipo de herramientas trae consigo una serie de ventajas que ayudan a mejorar los procesos a nivel organizacional.

Ventajas del control de asistencia laboral

1. Mejora la gestión del área de RRHH

Los sistemas de control de asistencia laboral permiten que los directivos del área de gestión humana puedan disminuir la carga laboral al no tener que generar un control de entradas y salidas a diario, facilitando que se enfoquen en el cumplimiento de objetivos estratégicos.

2. Disminución del absentismo

En este punto, el control de asistencia es un gran aliado, pues propicia la identificación de si un empleado cumple o no con su horario y de este modo, conocer cuáles son los factores que hacen que asista al puesto, pero no cumpla objetivos.

3. Mejora de la productividad

A pesar de que las últimas investigaciones en RRHH han demostrado que a menor horas de trabajo mayor es la productividad.

Lo que si se pretende es saber qué tantas actividades puede realizar el colaborador durante la jornada que lleva a cabo y qué tan productivo puede ser, por ello es importante contar con un sistema de control de asistencia.

4. Favorece la cultura organizacional

El hecho de obtener información acerca de la asistencia o ingresos del personal ayuda a que los líderes de RRHH identifiquen cómo se comportan los trabajadores frente a los ingresos y salidas.

De esta manera, poder crear estrategias que generen hábitos o costumbres que contribuyan a una buena cultura, con los horarios y con el rendimiento laboral.

5. Pago de salarios exactos

Llevar un control de asistencia digitalizado permite obtener información precisa no solo de las entradas y salidas, sino también de las horas extra que realizan los empleados, permitiendo tener una exactitud de tiempos y garantizar que el pago de la nómina sea el correcto.

6. Manejo de la información

Una de las ventajas de tener un sistema de asistencia digital, es que la información de los trabajadores se mantiene de manera confidencial, es decir, hay una adecuada protección de los datos personales. 

7. Almacenamiento de la información

Contar con un software o procesos digitales garantiza que se tenga acceso a información verídica y de manera inmediata, ahorrando tiempos a los directivos que requieran hacer un seguimiento o control.

Sesame HR para el control de asistencia laboral

En vista de la necesidad de contar con procesos digitalizados, Sesame HR desarrolla un software dedicado a la mejora de los procesos de talento humano, de modo que se puedan agilizar tareas rutinarias y centrar la atención y esfuerzos en temas de gran relevancia.

Dentro de las funcionalidades que ofrece Sesame, se encuentra el control horario, el cual posibilita llevar un registro de los ingresos y salidas del personal.

Y lo mejor, es que se puede hacer en tiempo real y desde cualquier parte del mundo. Pues a través de una aplicación que se descarga en el celular o la computadora, los colaboradores no tienen excusa para gestionar e informar de sus tiempos.

Beneficios de contar con un software de control de asistencia laboral como Sesame HR

Otro de los beneficios de Sesame HR, es que en esta misma plataforma los empleados cuentan con la posibilidad de solicitar sus vacaciones y permisos.

Esto posibilita que jefes inmediatos pueden aprobarlas en cualquier momento, haciendo que se lleve una trazabilidad de las ausencias.

Pero lo más novedoso de este sistema, es que además de llevar un control de horarios, permite que el colaborador diligencie desde cualquier dispositivo móvil: tablet, celular, computadora, su disposición de tiempo para trabajar sin importar su localización.

Teniendo en cuenta que el mundo se encuentra en una época de teletrabajo, las compañías requieren de estrategias y herramientas que permitan identificar que los trabajadores no solo cumplan un horario.

Sino conocer desde qué parte realizan sus tareas y validar que realmente se encuentren en el lugar que refieren.

Para ello, dentro del control de asistencia laboral, se suma la geolocalización, la cual concede la ubicación geográfica de los colaboradores en tiempo real y sin importar si están en diferentes países.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más funcionalidades de software de recursos humanos y procesos digitales, continúa en Sesame HR.