Diferencias entre comunicación interna y externa de una empresa

28 de junio, 2022

Cada vez es más evidente que la comunicación interna de una empresa es clave. ¿Por qué? Porque facilita el cumplimiento de sus objetivos, y de las necesidades de su capital humano.

Sin embargo, implementar políticas estructuradas de comunicación dentro de la empresa puede resultar un dolor de cabeza. Hacerlo de forma correcta requiere de acciones como la encuesta de satisfacción y evaluación de desempeño.

Por supuesto, también el diagnóstico de toda la entidad a nivel estructural y de servicio al cliente. No obstante, para lograr una comunicación interna completa se necesita del desarrollo juicioso de la comunicación interna y la comunicación externa.

Comunicación interna

La comunicación interna es la comunicación dirigida al personal. Tiene el objeto de motivar al personal y ayudar al cumplimiento de los objetivos en colectivo. Entre estos están aumentar la retención del talento humano y conocer las necesidades de cada trabajador.

Comprender estos aspectos permite acompañar la particularidad de su permanencia y su proceso interno en la empresa.

Hoy, este es el gran reto en comunicación que tienen las empresas. Para ello, estas deben estar dispuestas a conocer las falencias y perspectivas de los colaboradores.

Y, por supuesto, abrirse a aplicar cambios que ayuden a la retención del mejor equipo humano.

Para conseguir este objetivo, también se puede usar ciertos medios o herramientas de comunicación.

¿Qué medios utilizar para mejorar la comunicación interna?

El correo electrónico ayuda a centralizar la información de manera más formal. También, las plataformas tecnológicas como un software de gestión de personal permiten dinamizar la comunicación, conectando a cada departamento.

Fortalecer la comunicación organizacional es fundamental. Para ello, es clave contar con profesionales que desarrollen y eduquen a todo el personal. Tanto en este aspecto como en políticas de calidad.

Si toda la plantilla conoce con claridad cómo reaccionar ante cierta situación, será mucho más sencillo. Se debe evitar los malos entendidos.

Esto, a su vez, mantendrá a la empresa certificada en normas ISO.

Hay algunas organizaciones que también usan las reuniones como un espacio para resolver dudas o capacitar a su personal. Estas permiten tomar decisiones en colectivo.

También, existe el recurso de la cartelera, que es un espacio que contiene información general sobre normativa institucional.

Comunicación externa

Nos referimos como comunicación externa a todas las actividades que se ponen de manifiesto para conocer, mantener y mejorar la relación con los sectores externos.

Es decir, con los que se alinean con los objetivos de la empresa. Aquí entran las personas que no trabajan en la compañía, como son los clientes y los proveedores.

Los medios que facilitan esta comunicación son los que buscan tener una comunicación fluida para fidelizar al cliente.

Para ello, es clave tener una página web propia que aclare política de calidad. Que describa también los productos y servicios, y permita que los clientes puedan hacer consultas en línea.

Diferencias entre la comunicación interna y externa

En la actualidad, las nuevas estrategias de marketing han propendido a unificar ambas vías de comunicación. Aún siendo pequeñas, existen diferencias claras. Estas son:

El lenguaje de la comunicación

En la comunicación externa será importante definir el perfil lingüístico de nuestro cliente. Esto permite manejar las mismas terminologías con respecto al producto o al servicio. Además, siempre buscar ofrecerle más ayudas distintas al servicio o producto que ya se le ofrece.  

En el caso de la comunicación interna, el lenguaje debe estar enfocado a escuchar lo que quieren decir los trabajadores. Y es que de ellos surgen los cambios internos de la empresa.

Incluso, es básico tener claridad en los escenarios de discurso, sin perder la autoridad.

8 Técnicas para implementar la comunicación efectiva

La comunicación efectiva es aquella en la que el emisor y el receptor codifican un mensaje en forma equivalente para que se transmita de forma exitosa. Es decir, el receptor comprende el significado y la intención del mensaje emitido.

La comunicación efectiva implica tener la capacidad de escuchar y comprender la información y datos que se reciben. La comunicación tradicional se convierte en efectiva cuando emisor y receptor dan significados similares al mensaje.

El receptor pone toda la atención al emisor, para luego retroalimentar y dar fe de que ha recibido el mensaje. En términos empresariales la comunicación interna efectiva se da cuando la información compartida contribuye al éxito en la comercialización de productos y servicios.

¿Cuáles son las técnicas que se conocen para impulsar la comunicación efectiva?

Existen varias técnicas de comunicación efectiva que permiten llevar un adecuado manejo de la comunicación tanto personal como laboral.

Técnicas de comunicación efectiva verbal

• Cuidar las palabras. Las ideas que se emitan deben ser claras, es decir, se deben utilizar palabras entendibles y coherentes para evitar problemas de interpretaciones.
• Cuidar el tono y volumen de voz. Se debe mantener un nivel de voz acorde a la situación en que se encuentre el emisor.
• Ofrecer una comunicación constructiva. Se tiene que generar el intercambio de ideas objetivas, de esta forma se incrementan las posibilidades de obtener un dialogo positivo.
• Manejar un nivel emocional adecuado. es necesario controlar de manera adecuada las emociones, sentimientos y pensamientos que se generan durante la conversación. Esto evita perder el objetivo principal del dialogo.

Técnicas de comunicación efectiva no verbal

• Cuidar el lenguaje corporal. En este aspecto se debe cuidar que tanto los movimientos del cuerpo como la postura de este puedan apoyar y enriquecer las ideas comunicadas. 
• Cuidar el contacto visual. Una de las mayores expresiones del cuerpo es la mirada. Por tal razón, mantener un contacto visual demuestra interés y seguridad hacia la otra persona.
• Cuidar los gestos de la cara. La gesticulación es una de las expresiones más directas de comunicación. Hay que evitar hacer algún gesto negativo para no alterar el objetivo central de la conversación.  
• Escuchar de forma activa. Es muy importante ser empático con el receptor a pesar de no estar de acuerdo con su punto de vista. Hay que entender su perspectiva y escucharlo sin pensar en cómo argumentar.

Enfoque principal de la comunicación interna efectiva

La comunicación interna efectiva en las empresas es de suma importancia, ya que esta puede generar altos niveles de productividad. Crea un espacio  de confianza que permite que los equipos de trabajo escuchen y sean escuchados. Esta comunicación es indispensable hoy en día para las nuevas generaciones.

Características de la comunicación efectiva

Para conseguir una comunicación efectiva se deben tener en cuenta una serie de factores y características que permitan que el mensaje se transmita. Entre esas características están:

1. Claridad. Deben ser mensajes claros y fáciles.
2. Precisión. El mensaje debe ser preciso y completo.
3. Objetividad. Debe ser información veraz, autentica y lo más imparcial posible.
4. Oportuna. Se debe transmitir el mensaje en el momento oportuno
5. Interesante. Debe ser atractivo para el receptor, consiguiendo una mayor motivación e implicación del mismo.
6. Flexibilidad. Con esta característica el personal demuestra sensibilidad a condiciones cambiantes.
7. Empatía. Se trata de saber ponerse en el lugar de los demás, esto es tan esencial que sin ella nos podemos alejar e incomunicar de los demás. 
8. Receptividad. Es el talento de recibir estímulos y una inclinación para captar mensajes y respuestas. Es una condición interna y personal que permite ser sensibles a ciertos rastros de comunicación que llegan durante actividades diarias.  
9. Aprender a escuchar. Resistir las distracciones tanto externas, como internas. Intentar captar el contenido del mensaje verbal y retener de forma interna los puntos importantes. Hay que evitar que factores como el tv, el teléfono, nuestros pensamientos o preocupaciones nos impidan recibir el mensaje.

Los canales de comunicación

Como hemos visto antes, suele haber distintos canales para cada manera de comunicación. Siempre tiende a ser más formal el canal de comunicación con el cliente.

Y es que existe una distancia entre lo que realiza la organización y lo que le llega al cliente, en forma de servicio o de producto. No es igual comunicar hacia afuera que dentro de la organización.

Esperamos que te haya servido esta información. Si deseas saber más sobre recursos humanos y temas relacionados, quédate en Sesame HR.