Modelos de gestores documentales que pueden beneficiar a tu empresa

20 de abril, 2022

Los gestores documentales son programas o soluciones digitales que se enfocan en el almacenamiento, archivo y seguimiento de documentos. Se trata de la gestión del ciclo de vida de los documentos desde su creación, su paso al archivo, publicación, preservación y eliminación, sea en papel o electrónico.

En los últimos años son muchos los documentos que nacen ya en formato electrónico y estos conviven con los documentos en papel. Por tal razón, son necesarios esos modelos de gestores documentales que organice adecuadamente toda la información. En ellos se encontrarán toda la gestión documental de la empresa pero en formato digital, minimizando el papel.   

Beneficios de contar con los gestores documentales

Son muchos los beneficios que aporta a las empresas digitalizar documentos con gestores documentales, entre ellos se pueden mencionar:

1. Permite ahorrar tiempo al momento de buscar y organizar información. La información se queda almacenada en una misma base de datos, la cual está muy bien organizada y detallada  
2. Garantiza la preservación adecuada del patrimonio documental de la empresa, así como, la información más sensible y destacada.
3. Automatización y optimización de las tareas administrativas, gracias al desarrollo de flujos de trabajo. Además, se logra reducir la pérdida de documentos y facilita la información compartida sin utilizar papel.
4. Control de los accesos a los archivos. Pueden establecerse diversos permisos a los documentos, basándose en responsabilidades, áreas o colaboraciones de cada usuario.
5. Fijar diferentes ciclos de vida a cada documento. Esto permite conservar o destruir en determinado tiempo cada documento de manera encriptado y completamente seguro. De este modo se logra un  ahorro de espacio en el sistema al conservar solo los documentos que son de valor.
6. Ofrece seguridad a los clientes debido al trato que se le da a los datos aportados a la empresa, con esto se mejora la atención y la prestación de servicio que se ofrecen. Además, se incluyen facilidades como la firma digital. 

Características para elegir gestores documentales

A la hora de elegir entre los softwares gestores documentales hay que tener en cuenta las siguientes características:

1. Gestor de documentos con acceso a la nube.
2. Organización inteligente.
3. Interfaz atractiva para el usuario.
4. Función de búsqueda robusta.
5. Versiones. El gestor documental debe ofrecer actualizaciones y versiones diferentes de todos los documentos.
6. Permisos. Permiten elegir quien tiene la capacidad de eliminar o cambiar archivos y documentos.
7. Soporte de formato universal. Cuantos más formatos soporte, mejor, para evitar problemas en el futuro.

Con esto queda claro lo importantes que son actualmente los gestores documentales y los beneficios de integrarlos.

Tipos de gestores documentales

Los gestores documentales se dividen según la modalidad de alojamiento que posean. Al momento de apoyarse en un sistema de estos, se da mucha importancia a este factor. De acuerdo a esto, se tiene que la elección dependerá del nivel de confidencialidad de los datos. En base a esto se tienen los siguientes tipos de gestores documentales: 

On Premise

Son los servidores internos. Una de sus ventajas es que brinda un nivel de seguridad mayor y mejor control del sistema de datos. Pero, los costos de instalación y mantenimiento son elevados.

Cloud computing

Es el gestor documental en la nube. La instalación y mantenimiento del software resultan más económicos, las actualizaciones se realizan de manera automatizada. Permite ingresar documentos desde cualquier lugar donde se tenga una conexión a internet. Los datos se almacenan en servidores remotos, por eso no requiere realizar constantemente una copia de seguridad.

Sesame HR es un software de recursos humanos que cuenta con un gestor documental con el que podrás organizar todos los documentos del departamento. Es una herramienta digital muy bien diseñada que facilita mucho el nivel de gestión de cualquier empresa, sea grande o pequeña. Por tal razón es uno de los más atractivos dentro de los gestores documentales que encuentras en el mercado.