¿Qué es el control de asistencia laboral y para qué sirve?

28 de septiembre, 2021

Las empresas requieren en gestión de recursos humanos tener el control de asistencia laboral de cada uno de sus trabajadores para garantizar la organización y la eficiencia de cada uno de los departamentos y evitar así el fracaso del negocio.

A continuación conocerás con claridad todo lo concerniente a este tema.

¿Qué se entiende por control de asistencia laboral?

Es el registro que hace un trabajador del inicio y finalización de su jornada laboral y además de sus periodos de descanso, ya sea a través de aplicaciones, plantillas o sistemas con el fin de evitar fraudes. Además, como una manera de administrar datos que para la organización se vinculan con el desempeño y eficacia de las funciones de cada empleado.

Es importante tener la documentación de estos tiempos y eventos dado que el Ministerio de Trabajo en Colombia podrá llamar a los empleadores a comparecer. Esto sucederá cuando existan posibles vulneraciones de los derechos del trabajador, dado que es quien vigila y garantiza el cumplimiento de estos, así lo puedes ver en el artículo 486 del CST.

Ventajas del control de asistencia laboral

Pagar las horas adecuadas a tus colaboradores

Cuando conoces los tiempos que labora cada uno de tus trabajadores, resulta más sencillo conocer el valor de la hora trabajada, garantizando la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.

Brinda información de los equipos de trabajo: horas de entrada y de salida

Con precisión podrás conocer los datos de los trabajadores en cuanto al cumplimiento de su jornada laboral. Logrando disminuir problemáticas como el ausentismo, que golpean fuertemente el desempeño del trabajo, el ambiente laboral y también afectan el tema de la productividad.

Disminuye costos por ausencia de un empleado

Cuando una empresa está dotada con tecnología para el control de asistencia laboral, se facilita la gestión de las ausencias, dado que permite hacer evidente los tiempos de incapacidades o permisos y los costos que el empleador asume por tales conceptos.

Asegurar el derecho a la desconexión 

A todos los trabajadores en Colombia se les debe garantizar el debido tiempo de descanso, vacaciones y/o los permisos, de acuerdo al caso, que concilien tanto la vida laboral como la vida personal. Esto con el fin de que el empleador no delegue ordenes fuera de la jornada laboral.

En el artículo 187 del CST se especifica que el empleador debe llevar un registro de los periodos vacacionales anuales del colaborador, de la fecha en la que terminan y la remuneración recibida por las mismas.

Flexibilizar turnos o jornadas

Para las condiciones actuales donde algunas empresas optan por modelos de trabajo alternantes, el control de asistencia facilita el reporte del lugar desde el cual se está cumpliendo la labor.

Por ende, la organización de los turnos, para que en momentos de presencialidad no existan aglomeraciones en las oficinas. No es necesario agobiarse por no conocer a profundidad cómo administrar o configurar sistemas de asistencia de personal.

5 formas de llevar el registro de asistencia laboral

Existen diferentes métodos para llevar el registro de asistencia laboral en una empresa, a continuación, te explicamos las 5 formas más comunes:

Registro manual

Es uno de los métodos más antiguos. Consiste en que cada empleado registre su entrada y salida en un registro físico (por ejemplo, un libro de asistencia) al llegar y al salir de la empresa. Este método es cada vez menos usado, por la alta posibilidad de errores humanos y de fraude por parte de los mismos colaboradores.

Tarjetas de asistencia

Este método es similar al anterior, pero en lugar de un registro manual, se utilizan tarjetas de asistencia que se insertan en un lector de tarjetas. Este lector registra la hora de entrada y salida de cada empleado en una base de datos.

Control de asistencia con biometría

Este método utiliza tecnología biométrica para identificar a los empleados y registrar su asistencia. Por ejemplo, se puede utilizar la huella digital o el reconocimiento facial para registrar la entrada y salida de los empleados.

Registro de asistencia en línea

Este método implica que los empleados ingresen su asistencia en línea a través de un sistema de registro en línea. Esto puede hacerse a través de un portal web o una aplicación móvil, lo que hace que el proceso sea más fácil y accesible.

Registro de asistencia por medio de GPS

En algunos casos, se puede utilizar la ubicación GPS de los empleados para registrar su asistencia. Por ejemplo, se puede utilizar un sistema que registre automáticamente la hora en que los empleados ingresan o salen del lugar de trabajo utilizando su dispositivo móvil.

Tipos de control de asistencia laboral

En la actualidad, podemos encontrar varios tipos de control de asistencia laboral digital, a continuación, te mencionamos algunos:

1. Aplicaciones móviles: las aplicaciones móviles permiten que los empleados registren su asistencia a través de sus dispositivos móviles. Estas aplicaciones suelen incluir funciones como la geolocalización, el escaneo de códigos QR y la validación de huella dactilar o facial.
2. Sistemas de reconocimiento facial: estos sistemas utilizan la tecnología de reconocimiento facial para registrar la asistencia de los empleados. Algunos sistemas pueden incluso validar la identidad del empleado en tiempo real y enviar alertas en caso de que se detecte una persona no autorizada.
3. Sistemas de tarjetas inteligentes: utilizan tarjetas inteligentes o de proximidad para registrar la entrada y salida de los empleados. Los datos se almacenan en una base de datos en línea, lo que permite que los gerentes y supervisores puedan tener acceso a la información de la asistencia en tiempo real.
4. Sistemas de geolocalización: se usa la ubicación GPS de los dispositivos móviles de los empleados para registrar la entrada y salida del lugar de trabajo. La información se almacena en una base de datos en línea y los gerentes y supervisores pueden acceder a ella en tiempo real.
5. Sistemas de huella dactilar: se basa en la tecnología de reconocimiento de huella dactilar para registrar la entrada y salida de los empleados. La información se almacena en una base de datos en línea y los gerentes y supervisores pueden acceder a ella en tiempo real. Estos sistemas suelen ser muy precisos y confiables.

Lleva tu control de asistencia de personal con Sesame HR

Al contratar un software de gestión de recursos humanos como el de Sesame HR, tu empresa se liberará de toda tramitología; también condensará todo en un mismo espacio. 

De manera automática llevará el registro del ingreso y la salida de los empleadores. Además, será muy sencillo para tus trabajadores el registro ya que puede hacerlo desde cualquier dispositivo móvil, computador, celular o tableta lo único que necesitará es el acceso a internet.

La modernización en las tecnologías acelerará los procesos dado que brinda reportes estadísticos reales y, por lo tanto, disminuye costos de implementación. 

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