Ayudan los software a gestionar el absentismo laboral

9 de febrero, 2023

Inicialmente, podemos decir que el absentismo laboral es una situación difícil que genera costos económicos para una empresa, pero que también produce un trauma organizativo. De igual manera, podría también generar una importante reducción en la productividad de la empresa.

La Asociación Nacional de empresarios de Colombia (ANDI) reveló un estudio que dice que en Colombia el absentismo laboral creció en un 42%. Lo anterior debido a que en el 2019 las ausencias por trabajador fueron de 1,26 casos mientras que en el 2020 fueron de 1,78 casos.

También dice el informe que en promedio un trabajador estuvo ausente de su puesto de trabajo durante 15,68 días en el año, de los cuales 10,17 días fueron a causa de permisos o licencias y de este grupo 3,7 días se dieron por razones asociadas al Covid-19.

Explica el estudio que en el promedio de 1.000 trabajadores 36,4 tuvieron restricciones médicas, de los cuales 4,7 tuvieron que ser reubicados de sus puestos. De los trabajadores que contaron con restricciones y reubicaciones médicas, el 33,2% no les generaron una relación productiva a las empresas.

Como se ha evidenciado, el absentismo laboral constituye un verdadero inconveniente empresarial. Y es que una persona que deje de asistir a su trabajo realmente genera una difícil situación laboral, no solo por su costo sino también en los procesos organizativos de la empresa.

Principales acciones para reducir el absentismo laboral

A continuación conoce algunos consejos para evitar el absentismo laboral:

• El mejoramiento de políticas de asistencia en salud. Con el fin de que se agilice la atención médica a los trabajadores con resultados positivos que ayuden a reducir el ausentismo en los puestos de trabajo.
• Mejorar el sistema de registro de ingreso al trabajo.
• Hacer uso de un software para el control de asistencia laboral.
• Controlar el ingreso a internet. Utilizar la red de la empresa únicamente para realizar actividades relacionadas con el trabajo.
• Controlar las incapacidades médicas. Se hace supervisando las incapacidades médicas presentadas a la empresa que certifican una enfermedad o precaria condición de salud del trabajador.
• Flexibilizar la jornada laboral. Establecer una jornada de trabajo que se ajuste a la vida personal y familiar de los trabajadores.

En la actualidad el uso de un software para el control del absentismo laboral es muy recurrente, ya que estos programas se adecúan de manera fácil y sencilla o todas las novedades que por ausencias laborales se puedan presentar en una empresa.

Una empresa que invierte con el propósito de mejorar los procesos que se realizan en recursos humanos está proyectada en mejorar la capacidad operativa y por ende enfocada en la productividad y el desarrollo empresarial, a esto le apunta la metodología People Analytics.

Implementación de un software para control del absentismo

El software de control de asistencia es una herramienta muy útil para el departamento de gestión de recursos humanos porque ayudará a realizar los cálculos de las ausencias laborales en tiempo real y minimizará los tiempos de resultados para generar políticas que ayuden a reducir las ausencias laborales.

Sesame HR es un software que por sus características facilita la ejecución de este tipo de actividades, ya que tiene como objetivo digitalizar y agilizar todos los procesos que se realizan en el departamento de recursos humanos de manera automática.

Además, proporciona la seguridad de tener información de manera ágil y creíble en el menor tiempo posible y así mismo garantiza la realización de procesos automáticos y confiables que serán de gran ayuda en la toma de decisiones.

Control de asistencia

Para los departamentos de recursos humanos realizar un real control del cumplimiento de la jornada laboral han sido un verdadero reto. Las ausencias, retrasos o incumplimientos se han convertido en un verdadero dolor de cabeza para dicho departamento.

Por la anterior situación es que los sistemas de control de asistencia adquieren una elevada importancia, asegurando la operación y optimizando el cálculo de remuneraciones.

Según Emprende Pyme, los controles de asistencia laboral son sistemas de control de accesos que permiten llevar un registro de las entradas y salidas de los empleados en una empresa. La supervisión de la asistencia permite comprobar la puntualidad y asistencia de los trabajadores a su puesto.

De igual forma, el control de asistencia es un apoyo para el trabajador. Gracias al software de control de asistencia, los trabajadores podrán tener un respaldo de sus horas trabajadas y otros beneficios como la planificación de turnos con anticipación y cálculo de horas extras.

Uno de los factores que pueden comprometer la productividad de una empresa es la baja inversión en tecnologías. Que ayuden a mejorar la operatividad y productividad de una empresa. Por lo tanto, la digitalización de procesos es realmente fundamental para el desarrollo y crecimiento empresarial.

En Colombia, en el año 2021, el gobierno aprobó dos leyes muy importantes que tienen que ver con la jornada laboral. La primera que corresponde a la ley 2101.

La cual reduce de 48 a 42 horas la jornada laboral y la segunda la ley de desconexión digital. Estas nuevas iniciativas abren la posibilidad de adoptar sistemas de control de asistencia en las industrias colombianas.

Formato de permiso de ausencia laboral

En Colombia el Artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo estipula que los empleados tienen derecho a pedir permisos y licencias en sus trabajos, los cuales no deben implicar ningún tipo castigo.

Estos permisos obligatorios se deben dar, por ejemplo, para ir a votar. Atender una calamidad doméstica grave comprobada, desempeñar cargos oficiales transitorios. Asistir a la práctica de comisiones sindicales o al entierro de un compañero.

No obstante, hay otros casos en los que se pueden pedir permisos no contemplados en la normativa laboral.

Si tu empleado quiere solicitar un permiso especial, debe considerar realmente la situación y seguir el conducto regular de la empresa para realizar la solicitud.

Pasos para pedir un permiso

Primero hablar con el jefe inmediato y luego si es necesario enviar una comunicación al área de Recursos Humanos para que sea aprobado. El proceso también depende de las políticas de las organizaciones.

Lo segundo será, diligenciar el formato con los siguientes conceptos.

• Datos del trabajador: Nombre y apellido del trabajador, documento de identidad, fecha de la solicitud y área o departamento.
• Detalles de la solicitud: Tipo de permiso o ausencia, desde: fecha y hora, hasta: fecha y hora, teléfono durante el permiso y comentarios.

Ahora que has visto este ejemplo de formato de permiso de ausencia laboral, quédate con nosotros. Tenemos muchos más recursos y artículos para ti.