6 beneficios de usar un planificador de tareas digital

17 de mayo, 2022

Tú puedes lograr 6 beneficios de usar un planificador de tareas en tu empresa o proyecto. Para organizar el trabajo de tu equipo, un planificador de tareas es la mejor forma de lograrlo. Una alternativa inteligente y llena de beneficios.

Aunque hay diferentes métodos para organizarse, esta es una gran vía para que la organización se mantenga productiva y gestionar mejor los tiempos.

¿Qué es un planificador de tareas?

Los planificadores de tareas son herramientas que permiten organizar y ejecutar trabajos y tareas en un dispositivo móvil o computador. E incluso, en plantillas de papel, como una manera de llevar un control de la agenda.

Estos representan las tareas desde su complejidad y su dependencia. Permiten visualizar las actividades de forma simple, en flujos de trabajo, para los departamentos.

Antes, los planificadores de tareas se usaban mucho en plantillas de Excel, para crear tablas y cuadrantes. Pero, con el avance tecnológico aparecen, para la organización, sistemas digitales que ofrecen muchos más beneficios.

A continuación, verás las distintas ventajas que tiene contar con un planificador de flujo de trabajo.

Algunas ventajas de un planificador de tareas

Son más de 6 beneficios de usar un planificador de tareas digital. Por ejemplo, reducen el tiempo que puede pasar un empleado enfocado en una labor. Al distribuir bien los periodos que demanda cada tarea es muy difícil que se exceda o pierda tiempo el trabajador.

La segunda gran ventaja es que los planificadores facilitan la gestión de todas las tareas, ¿cómo? Al definir y ver la prioridad y/o urgencia de cada una. Además, veremos la interdependencia de las mismas.

Lo anterior logra organizar al equipo de la mejor forma. Así, se evita perder tiempo haciendo algo que no corresponde a la cronología del proyecto.

Ventajas adicionales si el planificador de tareas es digital

Además de las ya mencionadas ventajas que aporta el usar un planificador de tareas, hay más. En especial, los beneficios que puede obtener cada trabajador se aumentan si esta herramienta es digital. Ahora te vamos a contar otros 6 beneficios de un planificador de tareas. Veamos algunas de las utilidades más provechosas:

1. Visualizar mejor la información de cada actividad.
2. Agrupación lógica de las tareas, de acuerdo a varias categorías. Como la dependencia, la interrelación que tienen y el tiempo que demandan de acuerdo a su prioridad.
3. Reducen el estrés del personal, dado que un planificador diseñado desde un software es una herramienta de acceso mucho más sencilla. Incluso, permite la agrupación, el despliegue y arrastre de cada tarea a su carpeta. Así, se facilita su ubicación al instante, de acuerdo a etiquetas o colores personalizables.
4. Permiten llevar el control de fechas de las tareas, ya que de forma automática se repiten si la fecha de entrega tiene un vencimiento periódico.
5. Será mucho más fácil trabajar en equipo para cada persona. Es así porque el sistema dispone de la opción de compartir las tareas. Esta es la mejor forma para que se reflejen las responsabilidades y roles de cada una en un proyecto. Por lo tanto, los resultados de coordinación son casi infalibles.
6. Conocerás el coste del tiempo de tu equipo. ¿Cómo? La herramienta digital desglosa las horas que le demanda a cada trabajador hacer su tarea, para cumplir con un proyecto. Esa es una métrica difícil de conocer si trabajas sobre un documento de papel. Y si manejas una gran cantidad de empleados y proyectos, resulta aún más complicado lograr esa medición.

Funciones de un planificador de tareas

Buscar la tarea

Un planificador de tareas permite automatizar múltiples procesos. De esta manera, los colaboradores pueden filtrar la búsqueda de la actividad por atributos. Por ejemplo, por nombre, o por los diversos estados en los que se encuentra la tarea. Hay distintas opciones, como tarea activa, en procedimiento, en planificación, o solo creada, pero sin estar activada ni asignada todavía.

Acciones de la gestión de tareas

Los planificadores te permiten conocer todo lo referente a la tarea, las fechas de inicio y finalización. Los estados de la tarea, configurar cuándo se detienen o cuándo inician, además de asignarles responsables.

Miden los tiempos de ejecución

En los proyectos hay cambios constantes. Entonces, la mayoría de los líderes de equipo desean conocer el tiempo que su equipo dedica a realizar cada tarea.

Lo anterior es muy importante, porque de esta manera también se puede hacer un seguimiento de la rentabilidad del proyecto. Una rentabilidad que se puede observar tanto desde el manejo del tiempo, como por las capacidades y acciones del trabajador.