¿Cómo funciona un administrador de documentos digital?

30 de mayo, 2022

Almacenar cualquier tipo de información en las empresas requiere de un administrador de documentos. Es una necesidad permanente.

Antes, y con mayor frecuencia, se usaba el archivo físico como unidad de gestión y organización documental. Pero, con la evolución tecnológica, ahora se usan sistemas de documentación digital.

Funciones de un administrador de documentos

Vivimos en un mundo de producción masiva de información y datos. Esto es consecuencia del crecimiento de la sociedad, las empresas y los procesos.

Por eso, aparece la necesidad de contar con un método o administrador de documentos. Así, este se encarga de custodiar y conservar la documentación.

El administrador de documentos gestiona carpetas, con categorías que contienen archivos o recursos operativos. De manera numerada y etiquetada se hace más ordenada esta gestión. Lo anterior proporciona facilidad de búsqueda y de consulta.

Luego, otra de las funciones del administrador de documentos es controlar la producción de los archivos. También, el ciclo de vida y la circulación de esa información. Toda esta gestión puede ser en papel. Pero, en la actualidad y cada vez más, esta labor se hace de manera digital.

Aparece el administrador de documentos digital

Pasar a la digitalización implicó dejar de lado problemas como la obsolescencia de metodologías de trabajo. Esto sucedía debido al tiempo que le tomaba a la persona organizar y fichar las distintas carpetas. En ocasiones, se incurría en pérdida o repetición de los documentos.

El administrador de documentos digital trajo varias ventajas. Por ejemplo, permitió disminuir el uso de recursos operativos extra. ¿Como cuáles? Como la creación de un espacio físico para la conservación y custodia de los documentos.

Los espacios físicos para la conservación de documentos exigen ciertas especificaciones para garantizar el cuidado de la información. Sin mencionar, además, la cantidad de papel que demanda esa gestión física.

Ahora, veamos las distintas ventajas de contar con un administrador de documentos digital.

Beneficios de un administrador de documentos digitales

• Facilita la administración del archivo en los procesos administrativos y contables de la empresa.
• Es práctico de usar, pues se puede hacer gestión documental desde cualquier dispositivo móvil.
• Digitalizar los documentos significa almacenar la información en la nube. Esta no es más que una red de servidores que se conectan para funcionar como un único sistema. Es mucho más seguro conservar y encontrar los documentos en la nube.
• Permite acceder a la información, editarla o eliminarla de acuerdo al rol de responsabilidad que le sea asignado al colaborador.
• Trazabilidad y seguimiento garantizado. Se asegura que solo ciertos empleados, con autorización, puedan realizar tareas con la documentación. Así, se tiene un control de los procesos y el administrador de documentos funciona en orden.
• Te muestra, de forma simultánea, las actualizaciones o cambios que ocurran en las últimas versiones de los documentos.

¿Qué se archiva en un administrador de documentos?

Vamos a ver algunos de los documentos más usados en la gestión empresarial. Todos deberían ser gestionados con el administrador de documentos digital.

• Informes de nómina y en general institucionales.
• Actas.
• Documentación de naturaleza legal.
• Comprobantes de pago.
• Inventarios.
• Contratos.
• Circulares externas e internas.
• Firma digital.

Los anteriores se deben organizar de acuerdo a su uso y metodología de archivo. Existen diferentes modos de archivar. Veamos un poco sobre ellos.

Archivos centralizados

Se caracterizan porque su consulta no es tan recurrente, pero siguen siendo documentos útiles y vigentes. Además, porque la empresa crea una sola dependencia que se encarga de manejar la documentación.

Archivos descentralizados

Aquí, la organización designa la responsabilidad de administrar los documentos a cada dependencia. De vez en cuando realizan auditorías para revisar y unificar métodos de documentación.

Por gestión

Son documentos que están activos, que están en constante rotación y movimiento. Hacen parte de los trámites y operación de la empresa, de manera frecuente. Suelen estar centralizados.

Archivos históricos

Son lo opuesto a los de gestión. Es decir, son aquellos archivos que están inactivos. Han dejado de ser útiles para los trámites y operaciones internas de la organización. Pero, deben conservarse en buenas condiciones, para futuras investigaciones, reclamos o auditorías.

Al final, el éxito en la administración de documentos va a estar en gran medida en la clasificación de los archivos.

Recuerda que los archivos, tanto internos como externos, pueden gestionarse de manera más ágil con un administrador de documentos digital como el de Sesame HR.

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