¿Qué elementos integran una nómina en Colombia?

19 de noviembre, 2021

La nómina es un concepto que se oye con regularidad en áreas como la de Recursos Humanos y finanzas o contabilidad en una empresa.  Sin embargo, entre los trabajadores existen muchas dudas sobre los elementos que la conforman, dado que no están familiarizados con cierto términos o lineamientos legales de la misma.

¿Qué es la nómina?

Son aquellos pagos que puede recibir un trabajador de manera mensual o quincenal, correspondientes a lo laborado y solo si está vinculado a un contrato. Debido a que allí se comprende su salario, comisiones, horas extras, etc.

Esta se liquida de acuerdo a los ingresos del empleado, por ejemplo, hay empleados que por sus condiciones salariales no deben hacer pago al fondo de solidad pensional o los aportes a parafiscales, etc.  

Elementos por liquidar en la nómina

Lo devengado

Son todos esos valores que al sumarlos dan el total de ingresos que obtiene un empleado por su trabajo ya sea a 15 días o a un mes. Allí se agrupan los siguientes conceptos:

• Salario básico
• Horas extras
• Comisiones
• Auxilio de transporte
• Recargos nocturnos
• Recargos dominicales y festivos

Las deducciones

Son aquellos valores que hacen parte del salario devengado a los cuales se les hace un descuento, aquí entran:

• Las libranzas
• Aportes a la seguridad social (4% para salud y 4% para pensiones)
• Embargos judiciales
• Deudas del empleado con la empresa
• Fondo de solidaridad pensional
• Cuotas por sindicatos

No aplica igual estas deducciones a todos los empleados, y el pago de este valor se debe realizar al empleador o a terceros. Adicional a ello, solo los trabajadores y la ley deben autorizar el descuento por dichos conceptos.  

Las apropiaciones 

Son aquellos valores que debe pagar una empresa ya sea en los primeros días del mes o al año, dependiendo el concepto. Aquí entran los valores de cargas prestacionales como:

• Los aportes parafiscales (Sena, caja de compensación, ICBF)
• La seguridad social
• Las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantías, intereses de cesantías, dotación, vacaciones)

Otros elementos que hacen parte del formato 

Adicional a lo anterior que son los conceptos de liquidación, el formato de nómina tiene un contenido mínimo que debe incluir, los datos de identificación de la empresa y de por su puesto el empleado.

También el código de cuenta de cotización que es un número que se le asigna a cada compañía responsable del pago de cuotas al Sistema de la Seguridad Social.

Importante también el periodo de liquidación y el lugar de emisión, la firma ya sea física o digital y los correspondientes sellos de validez del empleador.

Tener precaución a la hora de desarrollarla es importante. Existen muchos que pueden llevar a la empresa a infringir ámbitos legales y laborales. Por ejemplo, se puede exponer a una posible auditoría por el SAT para detectar las inconsistencias, también puede alterar la sensación de satisfacción del empleado.

Y quizá lo más grave aún es acarrear con multas y recargos.  

Gestión de la nómina. 

Debido a la importancia que tiene este proceso y al cuidado de los detalles que se debe tener a la hora de liquidarla. Se han desarrollado distintas aplicaciones y herramientas para su gestión.

El software de recursos humanos Sesame cuenta con un gestor de asistencia que facilita las notificaciones y las modificaciones en la nómina. Permitiéndole conocer al trabajador los elementos y pago por conceptos que recibe, algo que es completamente necesario.

Además de este gestor, también puedes llevar el cálculo de las ausencias y poder establecer cadenas de aprobación de vacaciones, lo que te brindará orden para tener la información documentada en la nómina.

Por supuesto, te representa también un espacio seguro donde guardar los documentos digitales, para así compartirlos con cada departamento, subirlos, eliminarlos o hacerles modificaciones. 

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