¿Cómo llevar el control de vacaciones de los empleados de forma digital?

31 de mayo, 2022

Resulta desafiante para las organizaciones llevar un control de vacaciones óptimo. La situación se da así por la complejidad que implica coordinar la gestión de horas y descansos.

No obstante, ya existen softwares que hacen más ágil y fácil el seguimiento de dichos periodos de ausencia.

Evolución del control de ausencias

Antes, los profesionales de recursos humanos llevaban el registro de las ausencias y horas laboradas, en plantillas de Excel. En una hoja de cálculo tabulaban, con fórmulas, las bajas por ausencia justificada. También las vacaciones.

Sin embargo, con el tiempo se empezaron a notar las imperfecciones que este herramienta traía. Algunas son:

• El solapamiento de turnos, debido a la cantidad de solicitudes de vacaciones. En un mismo día, le puede llegar a tu equipo de recursos humanos varias solicitudes. Por eso, se hace necesario un correcto control de vacaciones.
• El registro dispendioso de nóminas elevadas.
• Errores en la digitación, dado que estas planillas no están exentas del error humano.
• No llevar un calendario visible y práctico con el control de vacaciones. Es clave anticiparles a los empleados su temporada de descanso.
• Elegir a quién le concede o no las vacaciones, y que este tipo de procesos no generen conflictos entre los empleados.

Todo esto ocurre debido a que son herramientas en vías de ser obsoletas. Para los tiempos actuales, las empresas buscan, a toda costa, optimizar los tiempos de sus colaboradores.

Si, en un proceso, la dificultad y el gasto de tiempo se pueden reducir, esto es un beneficio. La idea es no desgastar energías y evitar estados de ánimo bajos. Esa es la mejor forma de ganar tiempo para generar: innovación e ideas de implementación en la compañía.

Ventajas de un programa de control de vacaciones

Por lo anterior, es muy común caer en errores a la hora de cuadrar las vacaciones. La buena noticia es que existen nuevos sistemas de solución para el control de vacaciones. Estos aportan grandes avances para la gestión de tu personal.  

Una de las principales ventajas de un programa de control es que optimiza el tiempo.

Así ocurre en los departamentos encargados de dicho proceso. Esto, dado que el programa calcula de manera automática cuántos días de vacaciones puede obtener el trabajador. El programa se basa en las condiciones particulares de licencias, horas trabajadas y vacaciones acumuladas de cada colaborador.

Además, el programa de control de vacaciones te ayuda a mantener a tu equipo con una buena satisfacción laboral. ¿Te imaginas a tus colaboradores trabajando con pasión? Todos podrán ver, controlar y preparar, en tiempo real, sus tiempos de descanso.

De verdad, es un gran avance el que tu equipo pueda visualizar, en su calendario, sus periodos de descanso. De esta manera, verán que la empresa tiene orden y no les hace perder tiempo ni dinero.

Esto, a su vez, se traduce en fidelización de talento. Cuando los empleados se sienten comprendidos, notarán que la comunicación es fluida.

Además, tendrán un control de vacaciones y una autogestión ideal. Incluso, podrán acceder a los cuadros digitales, para hacer seguimiento de su solicitud. Y si fuera el caso, ver cualquier novedad en un tiempo inmejorable.

¿Cuál programa de control de vacaciones elegir?

Elegir un buen gestor será la manera de ahorrar dinero y tiempo en tu negocio. La recomendación de hoy es elegir Sesame HR

Sesame HR hace que el tiempo sea tuyo y de tu equipo, no de las tareas operativas y administrativas de la empresa.

Por ejemplo, ahora que se ha instalado la modalidad de teletrabajo, podrás controlar el horario de tu talento de manera remota. Este programa se vincula con facilidad a cualquier dispositivo.

Por supuesto, como jefe o líder, es importante asignar roles y responsables que gestionen las solicitudes. Aquí será muy fácil determinar responsables en la cadena de aprobación de los descansos. Además, porque así se evitan modificaciones fraudulentas por parte de los empleados.

Ahora bien, este software no se limita solamente al registro y autorización de vacaciones. De forma adicional, te ofrece informes con novedades sobre todo tipo de ausencias. Por ejemplo, bajas por licencia de maternidad, faltas injustificadas o ausencias por calamidad médica.

Sin duda, una excelente herramienta de apoyo. Una forma de garantizar que tus managers conozcan y optimicen el panorama general de cada colaborador.

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