Optimizar los procesos de solicitud de vacaciones y descansos

20 de abril, 2022

Las vacaciones son un periodo de descanso que se otorga por derecho al trabajador. Su objetivo es recuperarse a nivel mental, emocional y físico tras un largo tiempo de trabajo. ¿En qué debes fijarte para saber si la solicitud de vacaciones está en regla?

En el Código del Trabajo. Por ello, es clave conocer si la empresa tiene política de ausencias colectivas o singulares. En Colombia, por cada año de trabajo, los empleados tienen derecho a quince días de vacaciones.

Este tiene rango legal y es obligado. Solo se pueden interrumpir por salud o accidente de trabajo.

Optimizar los procesos de solicitud de vacaciones

Existen periodos durante el año donde estas peticiones aumentan. Es entonces cuando se necesita establecer un control.

Por esta razón, es clave usar la tecnología y apoyarse en un software como Sesame HR. Con este, puedes organizar de forma automática las solicitudes.

Asimismo, el trabajo del área de Recursos Humanos se simplifica y se hace más efectiva su gestión. Esto beneficia tanto al trabajador como la empresa.

Diseñar bien las vacaciones de los empleados es crucial para ambas partes por varios motivos:

• Se mantiene y preserva la satisfacción laboral de los empleados. Esto beneficia a la productividad laboral.
• Asegura el buen desempeño de la empresa y su nivel de producción durante los periodos de vacaciones.
• Se evita el no contar con el recurso humano requerido durante los periodos de más actividad.

Aspectos para gestionar la solicitud de vacaciones

Para ello, es necesario implementar criterios que ayudan a conseguir una gestión exitosa:

1. Establece un periodo fijo para elegir los días de vacaciones teniendo en cuenta los de mayor actividad.
2. Estudia los requisitos de cada grupo de trabajo o área.
3. Planifica con antelación para modular la carga de trabajo. Así, los empleados pueden organizar las vacaciones con comodidad.   

Además, también debes fijar el orden de prioridad para elegir vacaciones en caso de conflicto. Por lo general, se establece como criterio de orden la jerarquía o la antigüedad.

No obstante, también se puede establecer un sistema rotativo. Con este, se busca que todos tengan la opción de salir primero en algún momento.

Estos datos permiten la gestión y cuadrar las vacaciones de los empleados sin problemas.

Ventajas de un software de vacaciones

Con un programa de gestión de vacaciones, los empleados las pueden solicitar de manera sencilla. Por otra parte, todo el personal se puede conectar en el momento y lugar que quieran. También desde cualquier dispositivo:

• Teléfono.
• Tablet.
• Computadora.

Otra ventaja es optimizar la gestión del talento y su tiempo. Así como mejorar sus sueldos o promover el autoservicio del empleado.

Entre otras, encontramos el centralizar los datos del trabajador, así como:

1. Gestión de nómina en línea.
2. Control de asistencia de empleados.
3. Agilizar el trabajo del área de Recursos Humanos.
4. Planificar la disposición de la plantilla.
5. Conserva un historial de ausencias de cada miembro.

El papel de RR.HH. en la solicitud de vacaciones

Controlar la solicitud de vacaciones puede ser difícil para Recursos Humanos. Cuando les toca gestionar, los encargados reciben una gran cantidad de correos con las fechas de las solicitudes.

Con un software, lo ideal es que el trabajador tenga acceso al mismo. De este modo podrá:

• Pedir los días.
• Comprobar si están aceptadas o pendientes.

Por su parte, los responsables de RR.HH. pueden acceder a las solicitudes y encargarse de aprobarlas. Reduciendo así su carga.

¿Qué debe hacer RR.HH. para gestionar las peticiones?

Como se ha mencionado, es clave tener en cuenta el orden de prioridad. Con este filtro pueden tomar mejores decisiones ante cualquier situación que pueda suponer peligro. Entre estas prioridades encontramos:

• Empleados con hijos.
• Antigüedad en la empresa.
• Sistema rotativo.

Por otro lado, Recursos Humanos debe conocer todas las partes de los convenios y contratos. En cada uno, se debe reflejar los días mínimos de ausencias de cada empleado.

Y si lo requiere, se debe indicar las fechas en las que un empleado no puede solicitar vacaciones. Así pues, todo esto debe aparecer en los contratos y ambas partes lo conocerán.

¿Usar hojas de Excel?

Las ventajas que ganas añadiendo un software en tu empresa, las pierdes usando Excel. En este sentido, los programas digitales ya cuentan con calendarios adaptados a los requisitos de la empresa.

Sin embargo, en Excel se debe crear todo de cero, teniendo que invertir mucho tiempo y habilidades.

Por ello, aplicaciones como la de Sesame HR son tan cruciales hoy en día para gestionar las vacaciones.

Cómo aprovechar Sesame HR

Uno de los factores más importantes para lograr el éxito de una empresa es el bienestar del talento humano. Una forma eficiente de lograrlo es organizar de forma adecuada la solicitud de vacaciones de los mismos.

Para ello, es de gran utilidad contar con un software. Este contiene funciones básicas para gestionar las vacaciones como son:

1. Informes y documentos.
2. Registro.
3. Petición on the go.
4. Integraciones y alertas.

Además, otorga autonomía para las peticiones de los empleados y actualizar los datos. Y sí, lo hace en la nube y en tiempo real. También ofrece calendarios sin solaparse, cálculos automáticos en horas y nóminas.

Cómo gestionar las vacantes

Estas aplicaciones ayudan a gestionar la situación de la vacante o el reajuste de las tareas. Con esto, se busca no afectar al trabajo.

Asimismo, los líderes de Recursos Humanos pueden encontrar un acceso inmediato a los datos. Y así, planear y gestionar el personal a su cargo. Por eso, es clave apoyarse en este software y no depender de las hojas de Excel.

Programas como Sesame HR aportan autonomía a los empleados. De esta forma, pueden registrar variables que se actualizan en la nube de forma automática. Por eso, es tan importante en la solicitud de vacaciones digital.

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