¿Cómo realizar un cronograma de actividades de un proyecto correctamente?

22 de marzo, 2022

El cronograma de actividades de un proyecto detalla los recursos que se van a utilizar para dar continuidad y cierre a una tarea. Este documento debe estar al alcance de cada colaborador en una organización y facilita la comunicación.

A continuación, conocerás características, ventajas y ejemplos de este documento que tanto puede aportar a tu empresa.

Características de un cronograma de actividades de un proyecto

Usualmente cada actividad requiere un tiempo de desarrollo, es ahí donde entran los cronogramas para aclarar los tiempos y las etapas para que, de manera realista, se pueda echar a andar el proyecto.

A menudo este documento se suele presentar de manera gráfica porque permite visualmente resaltar las jerarquías de las actividades y el nivel de responsabilidad en su ejecución. Se representa en un cuadro con filas y columnas que se dividen en:

• Tiempo: años, meses, semanas y a veces días. En ocasione se divide en fases.
• Tareas para ejecutar.
• El personal o las áreas responsables de cumplir con cada actividad.

Creación de un cronograma de actividades de un proyecto

Para que ocurra de manera eficaz la creación del cronograma, independientemente del proyecto que sea, se deben implementar los siguientes pasos.

Establecer pautas claves

Para empezar será primordial diseñar un documento que deja de manera clara las pautas y políticas de la empresa, también que describa los recursos disponibles para ejecutar el proyecto y los miembros del equipo que pueden solicitar ajustes o cambios durante el desarrollo del proyecto.

Definir las actividades del proyecto

Hacer un listado de las tareas que se deben hacer y, por supuesto, definir su nivel de prioridad. Aquí también será importante reconocer las dependencias, es decir, esas tareas que dependen de otras para ser completadas. Así habrá un flujo más eficiente.

Estimar los recursos

Evaluar y conseguir todos los recursos necesarios para alcanzar la meta del proyecto. Las herramientas digitales de las que debe hacer uso, adecuaciones del espacio, inclusive el personal y los costos si es que necesita contratistas para el trabajo.

Definir hitos

Son los momentos en que el equipo se va a reunir para evaluar y analizar el cumplimiento de objetivos. También funciona para evitar sobrecargas de trabajo y llevar un monitoreo de las principales tareas.

Una vez revisados esos pasos ya se puede ir con el desarrollo del cronograma. Es importante no perder de vista los tiempos del calendario para que no se cruce con periodos vacacionales, ni eventos corporativos o cualquier cosa que pueda afectar el desempeño.

Luego entrará el cronograma en una fase de seguimiento y control donde se ejecutarán informes para evaluar el progreso y determinar si se deben hacer modificaciones y correcciones.

Ejemplos de cronograma de actividades de un proyecto

Un ejemplo claro es el diagrama de Gantt que consta de barras horizontales que representa diferentes actividades de un proyecto, para ello se diseña una tabla

Suponga que su empresa exporta alimentos, usted puede determinar primero las actividades que necesita para lograr una exitosa cadena de exportación por ejemplo producción, almacenamiento, transporte internacional, distribución y punto de venta.

Ellas se deben ubicar en una columna que corresponda a las actividades y seguido de esta columna irá el tiempo en el que estas deben ocurrir. Adicional puede añadírsele una columna más para establecer los responsables de queda proceso.

Un diagrama también útil para hacer y que es similar es el diagrama de Pert. Este se diferencia en la manera de estructurar la información dado que se apoya en símbolos y de representaciones gráficas para visualizar y desglosar las tareas en periodos de corto plazo y de largo plazo.

Beneficios de hacer un cronograma

• Se optimiza el tiempo omitiendo distractores y cosas que no han estado en la programación del cronograma.
• Da una guía de las prioridades en las tareas que se deben desarrollar.
• Con esta herramienta será sencillo conocer cuánto tiempo falta para finalizar una tarea.

Aumenta el compromiso de las personas y los posibles ajustes que le puedan hacer al cronograma.