Control de acceso: qué es y para qué sirve

6 de julio, 2023

Cuando en gestión empresarial se habla de control de acceso, hace referencia a los sistemas o procesos que utilizan las empresas, para gestionar y regular el acceso de personas a determinadas áreas de las instalaciones o recursos.

El sistema de control de acceso es necesario en toda empresa para proteger su seguridad. Por esto, en Sesame HR consideramos que es un tema que te puede interesar y hemos escrito este artículo con toda la información al respecto.

Qué es un control de acceso

El control de acceso son las medidas y la tecnología que regula el acceso de personas a determinadas áreas o recursos. Dichas medidas protegen la seguridad física de una empresa y contribuyen a la eficiencia de sus operaciones, organizan el flujo de personas y mantienen la confidencialidad de la información.

Entonces, además de la función de restringir el acceso físico a ciertas áreas. El control de accesibilidad también funciona para restringir el acceso a redes, bases de datos o sistemas de información confidenciales.

Se suele relacionar el sistema de control de acceso con la seguridad de los activos y la información de una empresa, pero lo cierto es que este control también brinda un entorno seguro para las personas, tanto empleados como visitantes.

Se pueden utilizar diferentes métodos para establecer un sistema de control de acceso. Como tarjetas de identificación, códigos, lectores de huellas, reconocimiento facial, entre otros. Con estas herramientas se puede verificar la identidad, para acceder según los permisos preestablecidos.

Objetivos de usar un control de acceso en la empresa

El control de acceso cumple con varias funciones y otorga ciertos beneficios. Sus objetivos principales consisten en garantizar la seguridad de los activos, proteger y facilitar el flujo de las personas y hacer un registro de los accesos.

Seguridad a material físico

Uno de los principales objetivos que tiene un sistema de control de acceso, es reducir el riesgo de robo, vandalismo o fraude. En materiales como: equipos, instalaciones, inventarios o documentos.

Al restringir el acceso solo a personas autorizadas, se reduce el riesgo tanto de robo, como de daño a estos activos.

Protección a seres humanos

El control de accesibilidad garantiza la seguridad no solo de la información y el material, sino también de los empleados y visitantes. Por ejemplo, limitando el acceso a áreas peligrosas como: plantas de producción, laboratorios con productos químicos o zonas de almacenamiento con maquinaria pesada.

Protección a información confidencial

Minimizar el riesgo de fuga de datos, es uno de los objetivos del sistema de control de acceso. Al restringir el acceso a los servidores, archivos, bases de datos o los lugares donde se procesa la información confidencial y datos sensibles, se protege a la empresa de fuga de datos.

Cumplimiento de las normas

El control de acceso es necesario para dar cumplimiento a las regulaciones y los estándares de privacidad de cada empresa. Por ejemplo, si maneja algún tipo de registro confidencial, un sistema de control de accesibilidad es necesario en las áreas donde se almacena este material. Esto se da mucho en la industria de la salud o entidades financieras.

Registro y auditoría

Otro de los objetivos del sistema de control de acceso, es registrar y almacenar, la información sobre los accesos realizados.

Esto permite dar seguimiento a los ingresos en áreas restringidas. Lo que resulta muy útil cuando se hacen informes, auditorías externas o investigaciones internas. Ayuda a identificar comportamientos sospechosos o incumplimiento normativo.

Gestión de flujo de personas

El control de acceso ayuda a ordenar el flujo de personas. Por ejemplo, en lugares con alta aglomeración, como aeropuertos, centros comerciales o instalaciones deportivas.

Un sistema de control del personal facilita entradas y salidas eficientes, donde se diferencia entre empleados, visitantes y contratistas. Esto mejora el flujo al interior de las instalaciones y evita accesos caóticos, situaciones que se prestan para accidentes e imprevistos.

6 funciones de un sistema de control de acceso

Las funciones de un sistema de control de acceso son aquellas herramientas que se utilizan para garantizar la seguridad, eficiencia y gestión adecuada del acceso a ciertas áreas delicadas y recursos importantes de la empresa.

1. Autenticación de identidad

Una de las funciones básicas del sistema de control de acceso, es verificar la identidad de una persona, para permitirle el acceso a un área o recurso. Comprobar que esté habilitado y que no esté realizando plagio de identidad.

Para esto se utilizan herramientas como:

• tarjetas de identificación
• códigos PIN
• lectores de huella digitales
• reconocimiento facial
• contraseñas

2. Autorización con el control de acceso

Una vez ha sido verificada la identidad, el control de acceso determina los permisos específicos asociados con esa persona, basándose en configuraciones personalizadas o con roles pre definidos.

Así, cada individuo tiene el acceso a las áreas y recursos específicos de sus privilegios, sea por su cargo o por su rol en la empresa.

3. Registro y seguimiento de eventos

El seguimiento de la información sobre los accesos, es parte de las funciones del control de acceso. Con estos sistemas vas a poder saber quién, a qué área y en qué momento ingresó. Así, tienes un registro para varios propósitos, entre ellos la resolución de problemas de seguridad, por ejemplo.

4. Administración centralizada con el control de acceso

Es bastante común que el sistema de control de accesibilidad cuente con una interfaz de administración centralizada, que permite coordinar todo, desde un mismo centro de mando.

Esto facilita el trabajo y lo hace más eficiente, pues desde un mismo lugar se puede agregar o eliminar usuarios, asignar permisos, generar informes y todo tipo de tareas administrativas.  

5. Control de asistencia

El control de asistencia hace parte de las funciones del control de acceso, pues monitorea y registra la asistencia de los empleados a un lugar específico.

La función de control de asistencia se implementa con tecnologías como tarjetas de identificación, de proximidad, huellas digitales, reconocimiento facial entre otros. Así se registra la entrada y salida de los trabajadores.

6. Gestión de horarios y restricciones

Otra función con la que cuenta un sistema de control de acceso, es la de establecer horarios específicos para los permisos. Así, podrás especificar dependiendo de cada caso, el acceso durante solo determinados periodos de tiempo. Por ejemplo, puedes establecer restricciones durante horarios que no sean laborales o días festivos.

Beneficios de contar con un control de acceso profesional

Contar con un sistema de control de acceso profesional, te va a otorgar beneficios significativos en la eficiencia de tu empresa. Los más evidentes son la seguridad y la protección.

Pero también en cuestiones más operativas, como crear un entorno de trabajo más eficiente o registrar la asistencia de los empleados con hora de entrada, salida, el tiempo total de presencia, ausencias, horas extra, etc. Información muy valiosa para generar informes de RRHH.

Así mismo, facilita la implementación de políticas de seguridad personalizadas y la adaptación a los cambios administrativos. Con un control de acceso profesional tendrás el beneficio de poder flexibilizar los permisos, asignando diferentes niveles de acceso a cada persona.

En Sesame HR procuramos traerte información sobre los temas que traigan más eficiencia a tu empresa, esperamos que este artículo haya sido de tu interés y nos sigas consultando más adelante.