¿Cómo digitalizar el control de vacaciones de personal?

22 de diciembre, 2022

Cuando se habla de digitalizar el control de vacaciones de personal, se hace referencia a ejecutar todo en una única solución de software. Es decir, un gestor de vacaciones digital.

De este modo, solicitar y aprobar vacaciones se podría hacer con unos pocos clics. Con este proceso automatizado se evitan errores y malos entendidos.

La gestión de sustituciones también se hace más sencilla. Incluso, los empleados tendrán en cada momento sus vacaciones restantes a la vista.

Y si un empleado desea solicitar vacaciones, solo tiene que seleccionar el periodo deseado en el calendario y enviar la solicitud a través del software. Su superior recibe un correo electrónico y puede aceptar o rechazar la solicitud con solo un clic.

Errores en la gestión del control de vacaciones de personal

Para muchos trabajadores el disfrute de vacaciones es sinónimo de descanso, mientras que para el departamento de recursos humanos representa gran preocupación.

Un buen control de vacaciones de personal puede ayudar a evitar largos procedimientos de solicitud y aprobación, solapamiento y turnos sin cubrir.

A continuación se muestran los errores más comunes que se cometen al intentar gestionar las vacaciones:

1. No conocer al detalle los contratos ni convenios colectivos de los empleados. Toda la información referente a cómo un empleado va a disfrutar sus vacaciones debe aparecer en el contrato. Además, debe ser de conocimiento tanto de la empresa como del empleado.
2. No establecer ningún sistema de orden o prioridad en las vacaciones. Debe existir al menos una metodología interna para solicitar las vacaciones. Puede basarse en la antigüedad o en la rotación, para que todos tengan la posibilidad de elegir primero su fecha.
3. Duplicación innecesaria de las tareas. El trabajador solicita las vacaciones al supervisor, este las aprueba y envía a recursos humanos para revisión. En este nivel se generan superposiciones y hay que modificar y volver a solicitar la aprobación. 
4. Hacer el control de vacaciones de personal con demasiada antelación. Por lo general se pide que el plan vacacional se comunique al empleado mínimo dos meses antes. Pero es necesario dejar tiempo para un imprevisto y poder tener la oportunidad de corregir.
5. Mala gestión de la comunicación con los empleados. Todos los empleados deberían tener acceso a ver los días que les corresponden, los ya utilizados y los que quedan por disfrutar
6. Seguir utilizando Excel en vez de un software de HR para gestionar las vacaciones de tus empleados. Esto a largo plazo resulta insostenible.

Lo mejor para optimizar el proceso es digitalizar el control de vacaciones con un software que permita su automatización.

Importancia de recursos humanos en el control de días de descansos

Recursos humanos se encarga dentro de su gestión de lo referente a procesos de selección y reclutamiento, organigramas, horarios, gestión de documentos, salarios y prestaciones.

Pero dentro de las funciones también se encuentran la gestión y control de vacaciones, ausencias y descansos obligatorios.

Al final, si no se utiliza un buen sistema que gestione todo se dificultara saber cuándo un empleado debe descansar. Así no se podrá implementar un plan para cubrir sus actividades y disminuirá la productividad.

Por eso, al digitalizar el control de vacaciones con un software se facilitan muchos procesos, que se pueden llevar inclusive desde celulares o computadoras. Partiendo desde el portal del empleado hasta el software gestor de vacaciones.

Dentro de las ventajas de contar con este software se encuentran las siguientes

1. Planificar de manera eficiente las vacaciones. La empresa sabe cuándo lo desee quién ha solicitado vacaciones y durante qué periodo. Así recursos humanos lleva un control más eficiente de las solicitudes.
2. Optimizar el tiempo. los empleados no pierden tiempo al desplazarse a recursos humanos a dejar su solicitud. Ahora lo puede realizar desde el portal del empleado.
3. Registro del control horario. El software puede ser utilizado también para gestionar lo relacionado a ausencias, permisos o bajas médicas. Los datos de cada trabajador se actualizan de manera automática.
4. Control de personal para gestionar sustituciones. Al controlar la asistencia permite a la empresa reaccionar a tiempo para resolver un imprevisto sin afectar la productividad de la empresa.
5. Informes automáticos. Con la ayuda del software se genera un documento que contiene información referente a bajas y ausencias del grupo. Así se puede conocer con cuales trabajadores cuenta la empresa en un momento determinado.

Con el software de control de vacaciones y permisos se logra optimizar la autogestión. Con este beneficio se gana productividad y se ahorra tiempo, debido a que se establece un flujo de aprobación automático.

Requisitos que debe tener un software para control de vacaciones de personal

Para lograr la digitalización del control de vacaciones se requiere contar con un software que haga fácil esta tarea, el cual debe contar con lo siguiente:

1. Gestionar todo tipo de ausencias. Con esto se refiere a vacaciones, días libres, bajas por enfermedad, permisos de maternidad, paternidad, etc. Debe ayudarte a controlar el absentismo laboral.
2. Solicitud de vacaciones y permisos. Debe ser sencillo y de fácil acceso para los trabajadores, desde cualquier dispositivo web o aplicación.
3. Soporte para festivos locales, regionales y nacionales. Esto debe ser en el centro de trabajo que sea, incluso si se encuentra en países del extranjero.
4. Aprobación de vacaciones y permisos. Esto quiere decir, que se pueda aceptar o rechazar las solicitudes que envíen los trabajadores.
5. Control de vacaciones disfrutadas. Se debe disponer de información acerca de cuántos días disfrutados tiene cada trabajador y el acceso a su historial de ausencias.
6. Registro de disposición de días libres. Este software debe permitir editar e introducir cambios y nuevas ausencias de manera sencilla.
7. Informes de vacaciones y permisos. Esto para que los supervisores puedan tomar mejores decisiones. Debe estar segmentado por centro de trabajo, departamento o empleado.

Uso de software para digitalizar el control de vacaciones de personal

De acuerdo al Código Sustantivo del Trabajo, quien haya prestado sus servicios durante un año tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas.

El empleador y el trabajador pueden acordar por escrito, con la autorización del empleado, que se cancele en dinero hasta la mitad de las vacaciones. No obstante, el trabajador tiene que disfrutar cada año por lo menos seis días hábiles continuos de vacaciones, los cuales no son acumulables.

Los días restantes de vacaciones, el trabajador puede convenir acumularlos, hasta por dos años. Luego, la fecha de salida de vacaciones se establece por mutuo acuerdo.

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