Portal del empleado: concepto y beneficios para la comunicación de una empresa

22 de abril, 2022

El portal del empleado es un espacio digital creado para fomentar la relación entre empresa y empleados. Y así, agilizar procesos empresariales. En este artículo, vas a ver su estrecha relación con la base de datos de empleados.

Es una nueva forma de gestionar la información basada en cómo se comunican las personas en la actualidad. Sobre todo, para transmitir novedades.

En el portal se pueden solicitar trámites y otros procesos del área de Recursos Humanos. Y lo hace mientras se emite una imagen fresca enfocada al bienestar laboral.

De esta forma, el portal del empleado es una plataforma que les permite gestionar los procesos internos. Y por ende, garantizar los datos a los empleados.

Propiedades del portal del empleado

Para que el portal del empleado otorgue los resultados esperados debe reunir ciertos aspectos. Éstas deben permitir:

• Vincular a los empleados.
• Automatizar procesos.
• Optimizar la gestión documental.

Y entre estas propiedades destacan las siete siguientes:

1. Seguridad

La herramienta y las apps asociadas deben crear un entorno seguro para guardar los datos de los empleados.

2. Privacidad

Todo trabajador debe tener un área individual donde acceder de manera exclusiva. De esta forma, garantizas la intimidad.

Además, debe asegurar la seguridad de los datos personales.

3. Accesibilidad

Debe estar disponible desde cualquier dispositivo conectado a internet en todo el mundo. Sea en la hora o día que sea. También, el diseño debe responder a los celulares.

4. Transparencia

Los datos, términos y condiciones de acceso deben ser claros y generar confianza. 

5. Usabilidad

Debe ser intuitivo y sencillo. De forma que todo empleado pueda acceder a la información y tramitar servicios con facilidad.

6. Flexibilidad

Tiene que contener cualquier conjunto de datos, trámites o actividad automática que necesite la empresa. Asimismo, debe ser capaz de activar o desactivar estas funciones según se requiera.

7. Autogestión

Esta herramienta tiene que conseguir la autonomía de los empleados. Y lo logra al acceder a sus datos y gestionar sus recursos por sus propias manos.

Estructura del portal del empleado

La estructura que muestre el portal del empleado obedece a los requisitos que tenga la empresa.

De este modo, los aspectos recién mencionados son comunes en todas las herramientas de este tipo. Aportando así fiabilidad y eficacia.

Por lo tanto, mientras más completa es la información más amplio es el grado de optimización de los Recursos Humanos.

Además, la empresa evita que los empleados tengan que acudir de manera continua al área a consultar datos.  

Ventajas y beneficios del portal del empleado

¿Qué buscan los equipos de RR.HH. en un portal del empleado? Que las tareas del personal se puedan:

• Automatizar.
• Simplificar.
• Optimizar.

Además, las ventajas que aporta este portal se resumen en:

Aumenta la eficacia de la gestión

El uso del portal por parte del área de RR.HH. reduce la carga de gestión a la que están acostumbrados. También mejora la eficiencia de los procesos basándose en tres acciones:

• Disminuir el tiempo de gestión.
• Automatizar las tareas.
• Mayor organización.

Por eso, que un trabajador pueda acceder al portal a ver todos sus trámites otorga inmediatez y libertad. Además, evitará excesivas consultas en Recursos Humanos. 

Cercanía, diálogo y transparencia

El portal del empleado se ha convertido en una herramienta muy versátil de chat interno. Aquí, el mismo puede acceder a la base de datos para encontrar toda la información generada por la empresa. Sea individual, para todos los empleados o un área.

De este modo, se entabla un diálogo abierto con la compañía para consultar dudas. O para participar en procesos de colaboración.

Por tanto, permite al empleado disponer de datos al momento. En el caso del área de Recursos Humanos, se mejora la rapidez y la transparencia de canal comunicativo.

Portal del empleado en grandes y pequeñas empresas

Como acabamos de decir, estas herramientas otorgan todo tipo de información. Eso sí, relacionada con la labor que hace cada persona en la empresa.

De este modo, el empleado va a encontrar respuestas a muchas de sus inquietudes sobre:

• Salarios.
• Horas trabajadas.
• Entrada y salida de personal.

Asimismo, puede descargar información referente a la empresa y al área de Recursos Humanos.

Qué datos aporta el portal del empleado

¿Qué puede aportar a la empresa y sus empleados? Sabemos que esta plataforma tiene datos de gran utilidad. En este sentido, entre los tipos de información tenemos:

De administración

Aquí se encuentran todos los datos propios del área de RR.HH. como la nómina y seguridad social.

Control y seguimiento

Aquí se puede ver el:

• Gestión de horas trabajadas.
• Entrada y salida del empleado.
• Días de licencia o incapacidad.
• Vacaciones.

Comunicación

Pero, ¿por qué el portal del empleado es de gran ayuda para Recursos Humanos? Porque les permite enviar comunicados a través en cualquier momento. Y estos pueden ser consultado cuando los empleados quieran.

Formación

El plan de formación anual que diseña la empresa puede estar disponible para consulta en el portal del empleado. Incluso puede disponer de un espacio para una capacitación a distancia para que cualquier miembro puede acceder.

Entorno social

De esta forma, la plantilla ingresa a un espacio en el que encontrarán un espacio para hacer tareas conjuntas:

• Eventos deportivos.
• Fiestas.
• Reuniones.
• Celebraciones.

Información corporativa

Aquí encontrarán documentos sobre la gestión corporativa como:

• Plantillas para correo electrónico.
• Modelos como la solicitud de permisos.

Razones para contar con un portal del empleado

Si llegados a este punto aún no te has decido a añadir un portal del empleado, presta atención. Vamos a aportarte cuatro motivos para hacerlo:

• Conocer mejor la empresa

En este portal, el empleado puede consultar información sobre la empresa. Se encuentran tanto los valores como la misión, visión u objetivos empresariales.

• Genera sentido de pertenencia

Al ver que puede acceder de forma sencilla, el trabajador se hace partícipe de la misma. Creando así un sentido de pertenencia por ella.

• Se reducen los tiempos de gestión

Esta es una gran ventaja para cualquier empresa. Solo entrando al portal del empleado y con un clic, puede realizar muchos procesos sin desplazarse ni perder tiempo.

• Actualización continua

Otra de las grandes ventajas es que toda la información de interés sobre la empresa o empleados está actualizada.

Funciones de Sesame HR en el portal del empleado

Su portal permite digitalizar cada proceso de:

• Base de datos de los empleados.
• Reclutamiento.
• Gestión documental.

Y respecto a la gestión del tiempo, cuenta con funciones de gran valor como:

• Control de asistencia.
• Vacaciones y ausencias.
• Tareas y proyectos.
• Bolsa de horas y turnos.

Este software también ofrece un espacio para gestionar el talento y la cultura con funciones como:

• People Analitycs.
• One to one.
• Comunicación interna.
• Onboarding.
• Encuestas.
• Evaluación de desempeño.

Y entre sus funciones de gestión, encontrarás la forma de tener una firma digital, enviar nóminas y reservar salas. Así como crear un canal de denuncias.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de Recursos Humanos y la gestión de equipos, continúa en Sesame HR.