Etapas principales para una gestión de proyectos efectiva

21 de abril, 2022

La gestión de proyectos se refiere a un grupo de perspectivas teóricas y prácticas utilizadas para administrar, diseñar y orientar esfuerzos en un proyecto corporativo. Además, el enfoque se orienta a la estimación, administración y cumplimiento de objetivos específicos, medibles y realistas para la ejecución de tareas dentro de una empresa.

Los objetivos de la gestión de proyectos son estructurar el arranque y evolución de los proyectos, administrando y resolviendo los problemas presentados durante el proceso. Además, debe facilitar las tareas de finalización y la aprobación de dicho proyecto, esta metodología sirve para cualquier proyecto, sea pequeño o uno muy complejo. Para facilitar todo este trabajo se puede hacer uso de un gestor de tareas.

Etapas de la gestión de proyectos

Para llevar a cabo una efectiva gestión de proyectos es necesario pasar por las siguientes etapas:

1. Estudio de factibilidad. Es la primera etapa que se ejecuta al realizar un proyecto. Además, Su objetivo es determinar si la empresa puede obtener beneficios económicos o estratégicos al realizarlo, con un software de gestión se crea un registro del proyecto, se realiza un análisis del alcance, las metodologías y los departamentos involucrados. De este modo, se determinan los riesgos potenciales y se aplica el estudio de factibilidad en los tiempos deseados para conocer costo total y calidad.
2. Planificación del trabajo. aquí se especifican todas las tareas requeridas y los recursos que se necesitan para finalizar el proyecto. Para ello se requiere:
3. Revisar el análisis de alcance del proyecto.
4. Realizar estimaciones de esfuerzos, costos y recursos.
5. Definir un plan de proyecto.
6. Redactar un documento sobre los términos del acuerdo.
7. Ejecución. Posiblemente es la fase más importante. En ella se hacen tangibles todas las ideas, planeaciones y diseños. Además, Se deben utilizar las técnicas, recursos y procesos previstos en los puntos anteriores. También aquí se gestiona los entornos laborales, tareas, entrega de recursos y peticiones de cambio. 
8. Seguimiento. En esta fase el analista tiene que comprobar que todas las partes que conforman el proyecto cumplen con; Sus labores, La planificación y El objetivo de administrar y garantizar la calidad del proyecto.

Importancia de la verificación

Con la verificación se realizan seguimientos en las áreas involucradas con el control de calidad y registro de incidencias. Luego se generan los informes respectivos para mostrarlos a los superiores.

Se debe evaluar que las expectativas se hayan cumplido según la planificación. Para esto es necesario aplicar análisis de fallos, realizar checklist, hacer el cierre formal de las áreas, hacer copia de seguridad de los datos y analizar resultados.

¿Por que es tan importante?

Al combinar una gestión de proyectos efectiva con la transformación digital en una empresa se obtienen innumerables beneficios, dentro de los que se pueden enumerar los siguientes:

1. Optimiza los flujos de trabajo.
2. Mejora el trabajo en equipo.
3. Aumenta la comunicación constante con las diferentes áreas productivas.
4. Incrementa el flujo de datos relevantes entre departamentos.
5. Prevé cuellos de botellas y rutas críticas.
6. Abarata costos y crea presupuestos adicionales según los escenarios.
7. Posibilita el seguimiento y gestión con respecto a la proyección.
8. Reúne datos para proyectos futuros.
9. Administra los recursos.
10. Optimiza la resolución de inconvenientes.
11. Entrega datos en tiempo real.

Con la evolución de la tecnología se logra que las empresas puedan hacer una gestión de proyectos óptima. También, utilizando técnicas pre–diseñadas y metodologías útiles para cada caso. Con todo eso, esta gestión garantiza que todo lo que se está entregando está bien hecho y proporciona valor real a las oportunidades de negocio.

Además, con esto aporta liderazgo y dirección a los proyectos, proporciona visión, motivación, entrenamiento, elimina obstáculos e inspira al equipo a hacerlo lo mejor posible. La gestión de proyectos garantiza que haya un plan adecuado para la ejecución  de los objetivos estratégicos de la empresa.