Gestor de tareas: qué es y qué tareas realiza este programa

14 de agosto, 2023

Un gestor de tareas es clave en cada fase que una empresa enfrenta. Para algunos empleados, puede ser difícil acabar una tarea o mantener la concentración. Estas situaciones son las que muestran la relevancia de la gestión de proyectos.

Estas situaciones afectan la productividad de la empresa. Y ahí, es donde entran en acción estos sistemas.

Qué es un gestor de tareas

Es una herramienta digital que permite obtener datos de procesos, tareas y programas aplicados en la empresa. Por tanto, tiene el objetivo de facilitar la gestión de un listado de tareas en el trabajo.

A simple vista, organizan y permiten planificar el día a día. Pero estas no son sus únicas funciones, pues tienen muchas más.

Dicho esto, ¿qué te parece si vemos qué ventajas aportan estos programas?

Beneficios de digitalizar un gestor de tareas

Ya sabemos qué es, pero es hora de conocer qué beneficios aportan estas herramientas a tu empresa.

Presta atención, porque a continuación lograrás ver su propósito en tu compañía. Y, al mismo tiempo, tomarás la mejor elección para la misma.

1. Priorizar el trabajo

Un gestor de tareas te enfoca el orden en las tareas a realizar día a día. Así, puedes gestionarlas según su importancia en distintas jerarquías o categorías.

De este modo, puedes delegar tareas al equipo de trabajo a través del software.

2. Nominar cada tarea

Este punto puede parecer simple. Pero la realidad es que genera muchos mal entendidos en la comunicación entre distintas áreas. Sobre todo, si comparten elementos o proyectos.

Poder etiquetar cada tarea permite que todas las personas la conozcan de la misma forma. Y por ende, sea fácil de identificar. Así, todos hablarán el mismo idioma en la oficina.

3. Ahorro de tiempo

Uno de los beneficios clave es reducir el tiempo que los empleados invierten en culminar una tarea. En este sentido, permite reconocer ladrones de tiempo. Y por tanto, acabar con las distracciones para optimizar el tiempo.

Como bien se sabe, es una de las variables más vinculadas con el crecimiento de un negocio.

4. Reconocer y calcular los recursos

Cuando tienes claras las tareas, es más sencillo calcular los recursos requeridos para lograr los objetivos. Ya sean físicos, económicos o de personal.

5. Fortalece la colaboración

Cuando cada empleado conoce su papel y valor en un proyecto, aumenta su bienestar digital. Imagina que esto sucede en cada uno de tus miembros. ¿Lo visualizas?

Debes saber los mejores resultados se obtienen trabajando en equipo. En este sentido, si todas enfocan sus esfuerzo en la estrategia empresarial será inherente la cohesión del grupo. Y por ende, el éxito.

3 gestores de tareas que puedes probar

Te mostramos los mejores gestores de tareas que puedes probar para optimizar el tiempo de trabajo de tus empleados

Todoist

Todoist es una aplicación de gestión de tareas que te permite organizar tus actividades diarias, establecer recordatorios y establecer prioridades.

Ofrece una interfaz intuitiva y permite categorizar tareas en proyectos, asignar fechas de vencimiento y agregar etiquetas. También tiene una función de «Karma» que te recompensa por completar tareas y mantener una productividad constante.

Puedes acceder a Todoist a través de su sitio web y aplicaciones móviles.

Asana

Asana es una plataforma de gestión de proyectos y tareas que permite a los equipos colaborar de manera eficiente. Puedes crear proyectos, asignar tareas a miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento y visualizar el progreso general del proyecto.

Asana ofrece una variedad de funciones, como listas de tareas, vistas de tablero y calendarios, lo que te permite adaptarla a tu estilo de trabajo. También integra la comunicación en línea, lo que facilita la colaboración en tiempo real. Asana está disponible a través de la web y aplicaciones móviles.

Sesame HR

Sesame HR es un software de Recursos Humanos que incluye un gestor de tareas. Además de organizar el tiempo y proyectos de tu equipo de trabajo, podrás tener un control más completo gracias a su gestión de control de asistencia, vacaciones y hasta evaluaciones de desempeño.

Recuerda que la elección de un gestor de tareas depende de tus necesidades específicas y preferencias de uso. Todas las herramientas que te recomendamos ofrecen trials con funciones básicas, así como opciones premium con características adicionales.

Te recomiendo probar algunas opciones y ver cuál se adapta mejor a tu flujo de trabajo y estilo de gestión de tareas.

¿Cómo saber qué gestor de tareas elegir?

Elegir el gestor de tareas adecuado depende de tus necesidades, preferencias y estilo de trabajo. Aquí hay algunos pasos que puedes seguir para determinar cuál es el mejor gestor de tareas para ti:

1. Identifica tus necesidades: antes de elegir un gestor de tareas, piensa en tus necesidades específicas. ¿Necesitas una herramienta para organizar tareas personales, colaborar en proyectos en equipo o ambas cosas? Define tus objetivos y las funciones que consideras esenciales.
2. Considera la simplicidad vs. complejidad: algunas herramientas son simples y se centran en la gestión individual de tareas, mientras que otras son más complejas y adecuadas para la gestión de proyectos en equipo. Decide si estás buscando una solución sencilla o una más robusta con características avanzadas.
3. Tipo de interfaz: evalúa si prefieres una interfaz visual, como un tablero kanban, una lista de tareas o una vista de calendario. Elige el tipo de presentación que te resulte más cómodo para organizar y ver tus tareas.
4. Plataformas y dispositivos: asegúrate de que el gestor de tareas que elijas sea compatible con las plataformas que utilizas, como web, móvil (iOS o Android) y aplicaciones de escritorio. Esto te permitirá acceder a tus tareas desde cualquier lugar.
5. Integraciones: verifica si el gestor de tareas se integra con otras herramientas que ya utilizas, como calendarios, aplicaciones de correo electrónico, aplicaciones de almacenamiento en la nube, etc.
6. Costo: algunos gestores de tareas ofrecen versiones gratuitas con funciones limitadas, mientras que otros tienen opciones premium con características adicionales. Determina cuánto estás dispuesto a invertir en una herramienta de gestión de tareas.
7. Prueba varias opciones: antes de comprometerte con una herramienta, pruébala durante un tiempo para ver cómo se adapta a tu flujo de trabajo. Muchos gestores de tareas ofrecen versiones de prueba gratuitas para que puedas evaluar su usabilidad y características.
8. Lee opiniones y reseñas: investiga en línea para obtener opiniones y reseñas de usuarios sobre diferentes gestores de tareas. Esto te dará una idea de cómo otras personas han experimentado el uso de esas herramientas.

Tomarse el tiempo para investigar y probar diferentes opciones te permitirá encontrar el gestor de tareas que se ajuste mejor a tu estilo de trabajo y necesidades.

Ventajas del gestor de tareas de Sesame HR

Con el gestor de tareas de Sesame HR, puedes asignarlas a empleados por clientes. Además, simplifica la medición del costo y la rentabilidad de cada proyecto. Así como la productividad laboral de los empleados.

Por tanto, con este software puedes llevar a cabo las siguientes tareas:

1. Organizar las tareas de la empresa: mejora el esquema de proyectos por clientes, y asigna tareas para cada empleado.
2. Gestionar proyectos en tiempo real: puedes evaluar el desempeño de los empleados con herramientas de productividad.
3. Ordenar las tareas con alertas: establece alertas para optimizar la gestión del tiempo y planificar las tareas de los empleados.
4. Clasificación mediante etiquetas: puedes utilizar etiquetas para clasificar y optimizar las tareas y proyectos.
5. Gestión de tareas asignadas: los empleados pueden organizar las tareas asignadas a cada proyecto y mejorar la gestión.
6. Edita de forma manual: permite modificar los tiempos de cada tarea y proyecto. Y lo hace de forma manual, ofreciendo una gestión del tiempo laboral a prueba de descuidos.

Unificar los datos y mejorar la eficacia laboral

Gracias a su función de tracking, te permite centralizar la información. De esta forma, puedes reducir los costos de cada empleado.

Por otro lado, puedes mejorar su rendimiento laboral si controlas todos los proyectos que las áreas ejecutan.

Asimismo, este software facilita la asignación de roles con mayores obligaciones. Y si en algún momento, la cadena del proceso falla, podrás conocer de dónde surge el error. Y sobre todo, a qué persona dirigirte para arreglarlo. 

Problemas a solucionar con estos software

Tras ver varias de sus ventajas, ¿te parece si vemos qué cuestiones puedes resolver con el gestor de tareas?

Con estos programas, todos pueden conocer el estado de las tareas. También permite identificar a la persona indicada para realizar una tarea. Así como organizar distintas tareas entre empleados de una misma área.

E incluso compartir proyectos con el resto de compañeros. Y en tiempo real. También puedes programar recordatorios para que se cumplan los proyectos y revisar de forma periódica las tareas.

Estas son algunas de las situaciones que puedes solucionar con estos programas. Y a ellos, le acompaña un largo listado:

1. Claridad en los plazos solicitados, y si se pueden asumir o no.
2. Agilizar el rastreo de tareas gracias al motor de búsqueda interna.
3. Velocidad de carga rápida.
4. Comprobar de un solo vistazo el estado de cada tarea y enfocar los esfuerzos.
5. Mantener ordenados los proyectos.
6. Recibir novedades constantes.
7. Aumentar la productividad del equipo.
8. Integración con otras herramientas.

Otras ventajas del gestor de tareas

Para encontrar el adecuado, debes eliminar todo lo que bloquea la productividad en tu empresa. Además, haz un esfuerzo en identificar los:

• Resultados que se esperan.
• Pasos para conseguirlos.
• La persona más adecuada para ejecutarlos.

Además, hay que tener claros los plazos solicitados. De este modo, puedes crear alertas y revisar de forma periódica el avance de las tareas solicitadas.

Automatizar las tareas te ayuda organizarlas por:

• Tipo y tiempo de respuesta.
• Revisión diaria.
• Puesta en práctica.

Con el gestor de tareas puedes enfocarte en sacar adelante los trabajos de forma efectiva y productiva. Es decir, sin tener que preocuparte por qué acción hay que realizar con mayor prioridad.

En este sentido, el software tiene registrado todos estos datos en listas de actividades o tareas.

Si has llegado hasta aquí, esperamos que hayas aprendido todo sobre este tipo de herramientas. Si deseas conocer más sobre este u otros temas relacionados, no dudes en seguir en nuestra sección de recursos. Recuerda, ¡en Sesame HR estamos para ayudarte!