¿Cómo calcular la liquidación de nómina en Colombia?

23 de febrero, 2022

La liquidación de nómina es un proceso en el cual se calculan los valores devengados por los días trabajados.

En este proceso también se hacen las deducciones que se realizan al salario del empleado en un periodo de tiempo. Todo esto se realiza con la finalidad de obtener un valor total a pagar.

Durante el proceso de liquidación de nómina es importante que los términos estén bien claros para el empleado. También es necesario que se especifique a que corresponde cada valor.

Esta no es una labor sencilla, requiere de atención y conocimientos precisos para evitar errores que afecten el proceso.

¿Cómo calcular la liquidación de nómina?

Para la liquidación de nómina se deben considerar algunos conceptos que pueden variar según el empleado.

En la nómina, el trabajador puede devengar también horas extras, recargos por trabajo nocturno, dominical o festivo. Además, se deben liquidar prestaciones sociales, aportes a la seguridad social, descuentos, etc.

Para facilitar el proceso, este se divide:

1. Devengado: se refiere a lo que el empleado gana en el periodo a liquidar. El trabajador puede ganar dinero por los siguientes conceptos:
2. Salario propiamente dicho.
3. Comisiones.
4. Horas extras.
5. Recargos nocturnos.
6. Recargos dominicales.
7. Auxilio de transporte.
8. Viáticos.

Se tienen que liquidar y sumar todos los conceptos para determinar el total de lo que ganó el trabajador en ese periodo.  A partir de esto se calculan los otros conceptos.

• Deducciones: son conceptos que el trabajador adeuda o tiene que pagar. Los mismos son descontados por el empleador del total devengado. Dentro de los conceptos que se deben descontar figuran los siguientes:
• Seguridad social a cargo del trabajador.
• Aportes a salud (4%).
• Aportes a pensión (4%).
• Libranzas
• Embargos judiciales.
• Cuotas a sindicatos.
• Créditos o deudas con el empleador.

Liquidación de nómina como neto a pagar

El trabajador debe recibir la diferencia entre lo que gana y lo que se le descuenta. Esto se conoce en la liquidación de nómina como neto a pagar.

Apropiaciones de nómina: además de lo numerado, el empleador debe asumir algunas cargas prestacionales. Estas se pueden resumir de la siguiente forma:

• Prestaciones sociales.
• Prima de servicios.
• Auxilio de cesantías.
• Intereses sobre cesantías.
• Provisión para vacaciones.
• Seguridad social.
• Aportes a pensión.
• Aportes a salud.
• Riesgos laborales.
• Aportes parafiscales.
• Sena.
• Cajas de compensación familiar.
• ICBF.

Algunos de estos conceptos se cancelan de manera mensual, semestral o incluso anual. Lo importante es que se deben provisionar en cada periodo de pago en la proporción que corresponda.

Ejemplo de una liquidación de nomina

Como un ejemplo ilustrativo de cómo se calcula la liquidación de nómina se muestra lo siguiente:

Para la liquidación de nómina se agrupan los conceptos relacionados y se hace por parte. En cuanto a los conceptos que corren por cuenta del empleado se liquidan los siguientes:

En cuanto a los aportes a seguridad social a cargo del empleador se liquidan los siguientes:

Luego, se liquidan los conceptos referentes a las prestaciones sociales:

Por último, se liquidan los aportes parafiscales:

De todos estos datos se toma el total devengado y se resta las deducciones que corren por cuenta del trabajador y el resultado es el neto pagado:

Total devengado:

• Sueldo base: $ 1.247.032
• Salud: 46.000
• Pensión: 46.000
• Neto Pagado: $ 1.155.032

Recargos y horas extras

En Colombia, los recargos y las horas extras se pagan de acuerdo con las normas establecidas por el Código Sustantivo del Trabajo y otras leyes y regulaciones aplicables.

En general, las horas extras son aquellas que se trabajan por encima de las horas ordinarias de trabajo, que son 48 horas a la semana en Colombia.

Calcular el valor de las horas extras

Se utiliza una tarifa que es mayor que la tarifa normal de trabajo y que depende del tipo de jornada laboral, el día de la semana y la hora del día en que se realicen las horas extras.

Por ejemplo, si un trabajador gana un salario de $1 millón de pesos al mes y trabaja 10 horas extras en una semana, se le pagaría un recargo del 25% sobre la tarifa normal por las primeras 8 horas extras y del 75% sobre la tarifa normal por las 2 horas extras restantes. El cálculo se realiza de la siguiente manera:

• Las primeras 8 horas extras se pagan con un recargo del 25% sobre la tarifa normal, lo que equivale a una tarifa del 125%. Por lo tanto, cada hora extra se pagaría a una tarifa de $12,500 pesos (es decir, $10,000 x 1.25).
• Las 2 horas extras restantes se pagan con un recargo del 75% sobre la tarifa normal, lo que equivale a una tarifa del 175%. Por lo tanto, cada hora extra se pagaría a una tarifa de $17,500 pesos (es decir, $10,000 x 1.75).

Recargos

En cuanto a los recargos, estos son pagos adicionales que se hacen cuando el trabajador realiza su labor en horarios o días diferentes a los habituales. Los recargos pueden variar según el día de la semana, el horario y el tipo de actividad laboral.

Por ejemplo, en Colombia se pagan recargos nocturnos del 35% sobre la tarifa normal de trabajo para las horas trabajadas entre las 10 p.m. y las 6 a.m.

En resumen, en Colombia los recargos y las horas extras se pagan según las normas establecidas por el Código Sustantivo del Trabajo y otras leyes y regulaciones aplicables. La tarifa para las horas extras es mayor que la tarifa normal de trabajo, y los recargos varían según el día de la semana, el horario y el tipo de actividad laboral.

Digitaliza la liquidación de la nómina con Sesame HR

Para digitalizar la liquidación de la nómina con un software de gestión de nómina como Sesame HR, puedes seguir estos pasos:

1. Configurar la información de los empleados: es necesario ingresar en el software la información de cada uno de los empleados, incluyendo su salario, tipo de contrato, horas trabajadas, descuentos y otros datos relevantes.
2. Configurar los conceptos de nómina: se deben ingresar en el software los diferentes conceptos de la nómina, como:
   1. Salarios.
   2. Prestaciones.
   3. Deducciones.
   4. Horas extras, entre otros.
3. Realizar el cálculo de la nómina: una vez que se han ingresado la información de los empleados y los conceptos de la nómina, se puede realizar el cálculo de la nómina.
4. Revisar y aprobar la liquidación de la nómina: es importante revisar los resultados de la nómina generada por el software, asegurándose de que no haya errores o inconsistencias. Una vez que se ha verificado que la liquidación es correcta, se puede aprobar y generar los recibos de pago.
5. Generar los informes de nómina: el software puede generar diversos informes de nómina, como los comprobantes de pago, los informes de retenciones y otros informes relevantes para la gestión de la nómina.

Es importante tener en cuenta que la digitalización de la nómina puede ofrecer muchos beneficios, com:

• La reducción de errores.
• El ahorro de tiempo.
• La simplificación de los procesos de gestión de la nómina.

Sin embargo, es importante asegurarse de que el software utilizado cumpla con los requisitos legales y tributarios de Colombia.