Matriz legal de una empresa: importancia y su cumplimiento

14 de noviembre, 2023

La matriz legal de una empresa abarca el conjunto de requisitos normativos que orientan y regulan sus operaciones. Por lo tanto, estas directrices aseguran el desarrollo efectivo de las actividades, 📈productividad laboral y el cumplimiento de lineamientos. 

En otras palabras, incluye toda la documentación referente a la estructura y funcionamiento de una empresa. Por ejemplo, leyes, normas laborales, decretos, entre otros criterios.

Con relación a este tema, te explicaremos por qué una matriz legal es clave para llevar una gestión eficaz. Entonces, empecemos.

¿Por qué es importante la matriz legal de una empresa?

La matriz de requisitos legales de una empresa se considera de gran valor, por múltiples razones. Sin embargo, te vamos a mostrar las más destacadas:

• Permite al equipo de trabajo comprender las leyes y normativas que aplican a las operaciones de la empresa.
• Reduce los riesgos de cometer infracciones al documentar de manera precisa los requisitos normativos.
• Facilita el cumplimiento de los requisitos laborales vigentes.
• Promueve el desarrollo adecuado de las actividades de la empresa.
• Evita la aplicación de posibles multas o sanciones por incumplimiento de la ley.
• Eleva la confianza de empleados, clientes y proveedores, al establecer de manera clara las regulaciones y políticas internas de la empresa.
• Fomenta la toma de decisiones oportunas con base a criterios normativos y disposiciones de ley.
• Impulsa la definición de políticas y registros internos acordes a la ley.
• Fortalece los principios de calidad, seguridad y eficiencia de la organización.

¿Quién debe actualizar la matriz legal de una empresa?

El responsable de actualizar la matriz legal de una empresa varía en función de la estructura organizativa y políticas internas. Dado que en una empresa grande puede existir un departamento legal, el cual estaría a cargo de realizar esta tarea.

Mientras que, en una organización mediana o pequeña, esta responsabilidad puede tener un enfoque colaborativo. Es decir, distintos colaboradores del equipo pueden actualizar la matriz en función del área o departamento que les corresponde. Una 🤝🏼 empresa de Recursos Humanos, es decir, con área de RR.HH. tiene mucha conexión con la matriz legal.

Bajo este trabajo colaborativo, se deben manejar criterios claros que ayuden a garantizar la actualización adecuada de la matriz.

Por ello, cada área de la empresa debe establecer qué normas y leyes están vinculadas con sus procesos.

¿Qué tipo de documentos incluye una matriz legal?

La documentación de la matriz legal de una empresa varía en función del tipo, las operaciones y el sector en el que esta se encuentre.

Sin embargo, por lo general se incluye lo siguiente:

• Normativa nacional: se trata del conjunto de normas que toda empresa debe cumplir en Colombia. Por ejemplo, leyes, resoluciones, decretos, reglamentos, entre otros.
• Normativa departamental: se refiere a las normas específicas que emite cada departamento donde se encuentre la empresa.
• Normativa local: incluye los requisitos legales emitidos por las alcaldías o entidades municipales. Los cuales estén vinculados al área en que se ubique la empresa.
• Normativa según la actividad: en este caso se consideran los requisitos legales vinculados al tipo de trabajo que ejecuta la organización.
• Normativa técnica sectorial: contiene los requerimientos técnicos que debe seguir una empresa, en función del sector productivo que corresponda. Esto, para garantizar unas operaciones eficientes y seguras en todo momento.
• Normativas internacionales: en la matriz legal de una empresa se pueden incluir criterios internacionales. Esto va a depender de los principios de funcionamiento de la organización.

Software para cumplir la matriz de requisitos legales de una empresa en el área de RRHH

Hoy en día, para garantizar el cumplimiento de criterios laborales no hay mejor herramienta que un software. Ya que este permite acceder, organizar, almacenar y procesar de manera eficiente la información legal referente al talento.

Pero, ¿cuál software de gestión humana 💻permite llevar una gestión práctica y adecuada de la matriz de requisitos legales de una empresa?

Respuesta sencilla: Sesame HR, gracias a sus múltiples funciones, entre las cuales podemos destacar:

Bolsa de horas extras

Con esta función tendrás la opción de realizar un control digital y sencillo del trabajo suplementario. Esto, de acuerdo a los criterios normativos expuestos en el Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 2101 de 2021.

De hecho, la bolsa de ⏰horas extras permite configurar los lineamientos de compensación de manera personalizada. Tomando en cuenta las normas laborales y las necesidades de la empresa.

Por otro lado, facilita el cálculo automático de horas totales de trabajo y horas extras. Lo cual ayuda a tener una gestión eficiente y acorde a ley del tiempo laboral de cada empleado.

En complemento, Sesame HR también funciona como una 🧐 App de control de asistencia. Es decir, los trabajadores podrán registrar su entrada y salida del trabajo, desde el celular, tablet o computador. Y, la App incluye geolocalización, para saber si el registro es en la empresa o en teletrabajo.

Gestor de vacaciones para la matriz legal de una empresa

El gestor de vacaciones facilita el monitoreo continuo de las vacaciones y permisos de los trabajadores. Donde se consideran como pautas de gestión las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo, desde el artículo 186 hasta el 192. 

En otras palabras, esta función te va a facilitar el control de las vacaciones de los empleados de acuerdo a los criterios de ley. Lo que promueve una evaluación digital y más rápida de la 📅solicitud de vacaciones y permisos por cada empleado.

Además, tendrás una visión más gráfica del programa de vacaciones al manejo por medio de un calendario dinámico. No más confusiones y solapamientos en la distribución del tiempo de descanso designado por ley en Colombia. 

Gestor de turnos

Este gestor de turnos te ayudará a dar cumplimiento a los criterios del Código Sustantivo del Trabajo y la Ley 2101 de 2021. Debido a que promueve la creación y asignación de turnos de trabajo💻 por cuadrantes.

Lo anterior permite tener una visión más completa de la distribución de horas de trabajo y el cumplimiento de la jornada laboral.

Esto en función de las normas laborales y las actividades de la empresa.

De hecho, tiene la opción de establecer niveles de responsabilidad para asignar turnos. Una planificación y monitoreo efectivo de la jornada laboral va a garantizar el control adecuado de la matriz legal de una empresa.

Sin duda, un software de RR.HH. como Sesame HR facilita la gestión integral de los procesos del talento humano al máximo nivel. Así como también, el cumplimiento en materia laboral de la matriz de requisitos legales de una empresa.

Esperamos que te haya servido esta información, para conocer más sobre nuestro software de Recursos Humanos continúa en 🚀Sesame HR.