Organigrama de una empresa:¿en qué consiste y por qué es importante?

30 de agosto, 2023

El organigrama de una empresa es una herramienta visual que plasma de manera clara, eficiente y rápida cómo está conformada la empresa. Muestra los diferentes roles y el capital humano que lo conforma.

Es decir, muestra la jerarquía entre los líderes y colaboradores. Por eso, debes partir de una base de datos de empleados clara y precisa.

Así mismo, el organigrama de una empresa permite ver una diferencia entre departamentos y cargos. O, como es bien sabido, muestra una cadena de mando donde se ve la autoridad y el flujo de comunicación entre mandos y equipos.

¿Qué es un organigrama de una empresa?

Un organigrama de una empresa permite analizar de forma ordenada todas las estructuras de la organización. Desempeña una función muy importante dentro del área de Recurso Humanos reflejando la estructura e información de toda la organización

En este contenido vamos a presentar con claridad en qué consiste el organigrama de una empresa. Además, explicaremos muy bien las características del organigrama funcional. ¡Empezamos!

¿Por qué es importante un organigrama de una empresa?

Un organigrama es una representación gráfica de la estructura jerárquica y funcional de una empresa u organización. Su importancia radica en varios aspectos clave que contribuyen al funcionamiento eficiente y efectivo de la organización.

Ventajas de contar con un organigrama empresarial

1. Claridad en la estructura: proporciona una visión clara y visual de cómo se organiza la empresa, quién reporta a quién y cómo se distribuyen las responsabilidades y autoridades. Esto ayuda a evitar confusiones y malentendidos sobre quién está a cargo de qué área o proyecto.
2. Comunicación: facilita la comunicación interna al establecer líneas formales de reporte y colaboración. Los empleados saben a quién deben acudir para obtener información, tomar decisiones o resolver problemas. Esto evita la duplicación de esfuerzos y fomenta la colaboración eficiente.
3. Asignación de responsabilidades: define claramente las responsabilidades de cada puesto y departamento en la organización. Esto ayuda a evitar la superposición de tareas y garantiza que cada tarea importante esté asignada a un responsable específico.
4. Toma de decisiones: define la cadena de mando y la autoridad en la empresa. Esto es crucial para la toma de decisiones, ya que permite identificar quién tiene la autoridad para aprobar decisiones en diferentes niveles.
5. Evaluación de desempeño y desarrollo: permite identificar de manera efectiva los roles y las funciones de cada empleado. Esto facilita la evaluación del desempeño y el desarrollo profesional al proporcionar una base clara para establecer objetivos y expectativas.
6. Planificación y crecimiento: al comprender cómo están estructurados los diferentes departamentos y equipos, la organización puede planificar su crecimiento y expansión de manera más efectiva. Esto incluye la identificación de áreas donde se necesitan nuevos puestos y la asignación de recursos de manera estratégica.
7. Orientación para nuevos empleados: un nuevo empleado puede referirse al organigrama para entender rápidamente la estructura de la empresa y cómo se relacionan los diferentes departamentos y roles. Esto acelera su proceso de integración y adaptación.
8. Identificación de ineficiencias: al visualizar la estructura organizativa, es más fácil identificar posibles ineficiencias en la comunicación, flujo de trabajo o responsabilidades. Esto permite tomar medidas para mejorar la eficiencia y optimizar los procesos.

Objetivo de los organigramas

El principal objetivo de los organigramas en las empresas es contribuir para que todos los miembros de la organización tengan claridad de los departamentos que existen. Para que sepan quién lo lidera y el rol que tiene cada uno dentro del mismo.

Dicho de otra manera, permite tener información de cuál persona está a cargo de cada área. Y de este modo comprender cómo funcionan los grupos de trabajo y la interacción entre ellos.

De igual manera, el organigrama de una empresa es fácil de modificar.

En especial, cuando las empresas se encuentran en pleno auge, o en reclutamiento de personal y re estructuración organizacional, pues aquí se puede ir agregando los nuevos roles o cargos. A la vez, se puede llevar un control del crecimiento de la planta de personal.

Otra ventaja es que al poder plasmar de manera visual cómo está conformada la organización y quienes están a cargo, facilita la realización de funciones. También la toma de decisiones desde el área de Recursos Humanos.

¿Cuáles son los 4 tipos de organigramas de empresa?

A continuación, te vamos a mostrar los cuatro tipos de organigramas de empresas principales y cómo se representan.

Organigramas verticales

Son las unidades de mando que van de arriba hacia abajo. Es decir, tiene una forma de triángulo o pirámide. En la punta superior se ubican los presidentes, gerentes o directivos de la empresa. Luego, debajo, se encuentran los colaboradores que no influyen en la toma de decisiones.

Organigramas horizontales

Aquí los niveles jerárquicos se sitúan de izquierda a derecha. En la parte izquierda se encuentran los cargos de mando y en la derecha los colaboradores en general.

Organigramas radiales o circulares

Acentúan quiénes son las personas con mayor rango de autoridad. Por ejemplo, en el centro se ubican los cargos de poder y toma de decisión, como el CEO o el presidente. Y alrededor, se sitúan los diferentes roles de acuerdo con su nivel de dirección.

Organigramas mixtos

Este tipo de organigramas incorpora elementos horizontales y verticales, con el fin de hacer más fácil la compresión gráfica a nivel visual.

Tipos de organigramas de una empresa: finalidad

• Organigramas informativos. Son aquellos que proporcionan información global de la empresa, pues solo da a conocer datos de gran relevancia. Este tipo de organigrama o de estructura organizacional, por lo general, se desarrolla para ponerlo a disposición de los trabajadores. Así, entenderán su estructura en la forma más básica.
• Organigramas de análisis. Brindan información sobre alguna parte especifica de la empresa. Este tipo de estructura tiene como fin detectar errores en los presupuestos, relación entre departamentos o distribución de los equipos de trabajo.

Organigramas de acuerdo con su extensión:

• Generales. Su objetivo es especificar desde los cargos hasta llegar a cada departamento.
• Detallados o integrales. Buscan informar acerca de todas las unidades administrativas del negocio.

Organigramas de acuerdo con la organización

• Organigrama jerárquico. Es la estructura organizativa más usada por las empresas. Aquí se puede evidenciar el control que hay dentro de la organización. Este tipo de organigramas representa la interacción entre los jefes y sus subordinados.
• Matricial. Este tipo de estructura suele utilizarse en organizaciones que desarrollan diferentes proyectos y por ende tienen más de un director o líder. Uno de sus principales beneficios es que facilita las relaciones entre departamentos, más aún cuando se desarrollan diversos proyectos. Sin embargo, puede presentar dificultad a la hora de asignar responsabilidades.
• Organigrama plano. Este organigrama de una empresa expone los cargos de liderazgo y sus trabajadores. Pero, no da a conocer los cargos directivos o de mando medio. Proporciona más autonomía a los colaboradores.

¿Cómo se crea un organigrama paso a paso?

Crear un organigrama paso a paso implica seguir una serie de pasos para definir la estructura jerárquica y funcional de una organización de manera clara y efectiva. Aquí te indico los pasos básicos que puedes seguir:

Paso 1: Identifica los puestos y roles clave

Enumera los diferentes puestos y roles que existen en la organización. Esto incluye desde la alta dirección hasta los niveles más bajos. Asegúrate de capturar todas las posiciones relevantes.

Paso 2: Determina las relaciones jerárquicas

Define las relaciones de autoridad y jerarquía entre los puestos. Decide quiénes reportan a quiénes y cómo se distribuyen las responsabilidades en función de la estructura organizativa.

Paso 3: Selecciona un formato de organigrama

Elige el formato de organigrama que mejor se adapte a tus necesidades y a la complejidad de la organización. Los formatos comunes incluyen jerárquicos, matriciales y circulares. Puedes hacerlo en papel o utilizar software de diagramas como Microsoft Visio, Lucidchart o herramientas en línea gratuitas.

Paso 4: Dibuja el organigrama

Usando el formato seleccionado, empieza a dibujar el organigrama. Coloca los puestos en los niveles correspondientes y conecta las relaciones jerárquicas con líneas que indiquen quién reporta a quién.

Paso 5: Agrega nombres y títulos

Llena cada caja con los nombres y títulos de las personas que ocupan los puestos. Si el organigrama es muy grande, es posible que solo incluyas los nombres de los líderes de cada departamento o nivel.

Paso 6: Agrega detalles y revisa

Puedes considerar agregar más detalles según tus necesidades, como fotos de los empleados, descripciones de roles o números de contacto. Esto puede hacer que el organigrama sea más informativo y útil para los empleados.

Revisa el organigrama cuidadosamente para asegurarte de que las relaciones jerárquicas y las responsabilidades estén representadas correctamente. Realiza ajustes si es necesario.

Paso 7: Comparte el organigrama

Una vez que estés satisfecho con el organigrama, compártelo con los empleados de la organización. Puede ser impreso y colocado en lugares visibles o distribuido electrónicamente.

Paso 8: Mantén el organigrama actualizado

A medida que haya cambios en la estructura organizativa, actualiza el organigrama para reflejar las nuevas incorporaciones, cambios de roles o promociones.

Qué es un organigrama funcional

Ahora que ya tienes claros los aspectos principales del organigrama de una empresa, podemos profundizar. Para ello, vamos a observar en detalle el organigrama funcional.

Este representa la organización de una empresa. En él se puede ver la estructura organizacional de acuerdo con las funciones que cumple cada área o departamento. Y la cadena de reporte de todas la dependencias y puestos de trabajo.

Características del organigrama funcional

Algunas características que tiene un organigrama funcional son las siguientes:

• Debe indicar de manera clara y precisa la manera como se dividen las funciones de una empresa.
• Por medio de este se pueden establecer los niveles de jerarquías y autoridad.
• Permite el fácil análisis de la organización.
• Es de gran utilidad cuando se desea expandir la empresa.

Por lo anterior, establecer funciones y dividirlas proporciona un esquema que le permite operar y avanzar a la empresa.

Cómo crear un organigrama funcional

Algunos pasos para hacer un organigrama funcional, de manera eficaz, serían estos:

• Identificar las funciones que se realizan en la empresa.
• Iniciar de arriba hacia abajo.
• Dividir las funciones por áreas o departamentos.
• Asignar los puestos de trabajo.
• Establecer tareas y responsabilidades a cada área o departamento.
• Determinar la interrelación entre áreas o departamentos.

Recuerda: el organigrama de una empresa no solo debe ser un gráfico puesto en la pared de una oficina. Por el contrario, este debe ser un plano a seguir, porque da orden a la empresa.

Además, no debe olvidarse el rol fundamental que cumple el organigrama funcional en la gestión de talento humano. Permite que las personas conozcan la empresa y comprendan la importancia de la jerarquía dentro y entre las áreas de la organización.

Organigrama funcional para empresas pequeñas

Sin importar la cantidad de trabajadores, el organigrama de una empresa siempre ayuda a los jefes y directivos a administrar de manera eficiente al personal.

Con base en lo anterior, podemos decir:

es imprescindible que una empresa construya su organigrama enfocado en propósitos y objetivos reales. Y pensando siempre en que este le aportará lo necesario como estructura organizativa para alcanzar las metas empresariales.

Sesame HR para crear el organigrama de empresa

Contar con un organigrama estratégico y bien diseñado, propicia la claridad en la estructura de la organización.

De hecho, ayuda en la toma de decisiones y permite que todos tengan la posibilidad de entender cómo moverse y apoyarse en sus líderes, a la hora de tomar decisiones. Y favorece la interrelación entre los diferentes áreas.

Desde el software de Sesame HR, por ejemplo, se busca potencializar la forma en la que las organizaciones realizan su organigrama. Esto, gracias a que es un programa que permite trabajar de forma automática y visual.

En consecuencia, el software incluirá toda la información de la empresa. Situará a las personas, podrás visualizar y personalizar con el esquema que prefieras. En definitiva, es una gran ayuda.

Esperamos que este artículo te haya ilustrado y ayudado. Por eso, si deseas más información y recursos útiles sobre Recursos Humanos, quédate en Sesame HR.