Reclutamiento de personal: 8 pasos para escoger a los mejores

21 de agosto, 2023

Las empresas, de manera general, siempre están buscando resolver sus problemas de reclutamiento de personal. En ocasiones, el departamento de recursos humanos debe resolver en muy corto tiempo este problema, haciéndolo de manera improvisada. Esto hace que no se establezcan correctamente las estrategias para tomar la decisión correcta.

Para evitar esta situación se debe crear un plan de reclutamiento y selección de personal que evite o minimice los errores que se puedan cometer en el proceso. Éste permite implementar acciones que nos lleven a seleccionar a los mejores candidatos para ocupar puestos específicos dentro de la empresa muy eficazmente.

¿Qué es el reclutamiento de personal?

El reclutamiento de personal es el proceso mediante el cual una organización busca y atrae candidatos potenciales para ocupar puestos vacantes en su estructura. Es una parte esencial de la gestión de Recursos Humanos y constituye el primer paso para incorporar nuevos empleados al equipo de trabajo.

El objetivo del reclutamiento de personal es atraer a candidatos calificados y motivados que puedan contribuir al éxito de la organización, además de brindarles la oportunidad de encontrar un empleo que se ajuste a sus habilidades y objetivos profesionales.

El proceso de reclutamiento de personal implica varias etapas, que pueden variar según la organización y sus necesidades específicas. A continuación, te mostramos las 8 fases del reclutamiento de personal más importantes.

8 fases para el reclutamiento de personal

Un plan de reclutamiento de personal se basa en una serie de acciones encaminadas a seleccionar los mejores candidatos que van a ejercer funciones en una empresa. Para iniciar un proceso de selección de este tipo se deben seguir una serie de pasos que podrán ayudar a atraer el talento más adecuado. Tales pasos son los siguientes:

1. Determinar la necesidad. Para esto se debe determinar si esta necesidad está en los planes o es inesperada, así se ayuda a monitorear KPIs. Es necesario establecer si la necesidad es real, cuanto durará y que presupuesto hay para afrontarla.
2. Definir el puesto y las competencias. Se debe saber cuáles son las tareas, la frecuencia de las mismas, los riesgos del puesto, responsabilidad y posición en el organigrama de empresa. Se trata de determinar las competencias de la persona que ocupe este puesto.
3. Elegir la forma de reclutamiento. Decidir si será externa o interna. Si decides activar un proceso de sucesión sería ideal, tarda más tiempo formar a una persona externa para que rinda al máximo en la empresa.
4. Definir presupuesto y elegir fuentes de reclutamiento. Hay que elegir cuidadosamente las fuentes a utilizar y determinar dónde ubicar mejor los candidatos con las características buscadas. Estar bien posicionados en las redes, contar con páginas web son de mucha utilidad para atraer el talento.
5. Elegir y definir el flujo del proceso y las evaluaciones. Definir y desarrollar pruebas por las que deben pasar los candidatos, filtros, entrevistas, pruebas psicotécnicas, etc.
6. Toma de decisiones final. Antes de iniciar el proceso se debe definir quien tomará esta decisión.
7. Incorporación, acompañamiento y formación. Hay que determinar quién acompañará y formará al candidato seleccionado.
8. Evaluación del proceso. Una vez finalizado el reclutamiento de personal se debe hacer un análisis de todo el proceso.

Herramientas para el reclutamiento de personal

La automatización del proceso hace más eficiente el reclutamiento de personal. Por eso, es muy útil el valerse de algunos software de selección de personal digitales para lograr el éxito.

Los métodos tradicionales de selección de candidatos se han sustituido gradualmente por herramientas que se valen de redes sociales, Big Data y la inteligencia artificial.

El analizar, organizar y resumir la información de los candidatos son acciones que estas herramientas procesan rápidamente. Algunas de estas herramientas son las siguientes:

1. Formulario virtual: son un conjunto de preguntas que se envían a los aspirantes a través de una plataforma como Google Forms.
2. ATS: el Applicant Tracking System es un software que gestiona procesos de selección que facilita estrategias de reclutamiento de personal.
3. Inteligencia artificial: esta permite realizar un reclutamiento predictivo. El reclutador llega a los candidatos a través de un perfil profesional determinado por un algoritmo.
4. Video: este método de selección de personal se puede mejorar de la siguiente forma:
   1. Cuestionario por video o video presentación: en esta el candidato se graba a sí mismo respondiendo un cuestionario previamente definido.
   2. Entrevista por video: es una video conferencia aplicada a procesos de reclutamiento de personal.
   3. Smart Video: con él puedes hacer uso de sus funcionalidades como etiquetar respuestas, compartir con otros colegas, etc.

Con estas herramientas se pueden simplificar los procesos de reclutamiento de personal de manera eficiente.

¿Cuáles son las diferencias entre reclutamiento y selección de personal?

El reclutamiento y la selección de personal son dos etapas interconectadas pero distintas dentro del proceso de adquisición de nuevos empleados para una organización. A continuación, te presento las diferencias clave entre ambos conceptos:

Reclutamiento de Personal

1. Enfoque: atraer un grupo amplio de candidatos potenciales para llenar puestos vacantes en la organización. Es el proceso de generar interés y atraer a candidatos hacia la empresa.
2. Objetivo: crear una base de candidatos calificados y interesados en los puestos vacantes.
3. Actividades:
   • Creación de anuncios de trabajo.
   • Difusión de oportunidades laborales en plataformas en línea y fuera de línea.
   • Promoción de la marca empleadora.
   • Participación en ferias de empleo.
4. Enfoque en la cantidad: generar un gran número de candidatos para que haya una variedad de opciones disponibles.

Selección de Personal

1. Enfoque: evaluar y elegir a los candidatos más adecuados entre los que han respondido al reclutamiento. Es el proceso de analizar y evaluar las habilidades, experiencia y personalidad de los candidatos para tomar una decisión informada.
2. Objetivo: identificar a los candidatos que mejor se ajusten a los requisitos del puesto y a la cultura de la organización.
3. Actividades:
   • Revisión de currículums.
   • Realización de entrevistas.
   • Pruebas técnicas, pruebas de habilidades específicas y evaluaciones de personalidad.
4. Enfoque en la calidad: elegir a los candidatos que mejor se alineen con las necesidades y valores de la organización, buscando calidad sobre cantidad.

En resumen, el reclutamiento se trata de atraer candidatos y generar interés en la organización, mientras que la selección se centra en evaluar y elegir a los candidatos más adecuados para ocupar los puestos vacantes.

Ambos procesos son esenciales para asegurar que la organización cuente con empleados calificados y comprometidos que contribuyan al éxito de la empresa.

Tipos de reclutamiento de personal

A continuación, te mostramos los 3 tipos de reclutamiento de personal que más se utilizan en la actualidad por parte de profesionales de Recursos Humanos.

Reclutamiento interno

El reclutamiento interno implica buscar candidatos dentro de la propia organización para llenar puestos vacantes. Esto puede involucrar a empleados que ya trabajan en otros departamentos o áreas y que buscan oportunidades de crecimiento dentro de la empresa.

Algunas ventajas del reclutamiento interno incluyen la retención de talento, la motivación de los empleados al ofrecerles oportunidades de desarrollo y la posibilidad de llenar puestos con personas que ya conocen la cultura y los procesos de la organización.

Reclutamiento externo

El reclutamiento externo se enfoca en atraer candidatos fuera de la organización para llenar puestos vacantes. Esto puede incluir la publicación de anuncios de trabajo en plataformas en línea, la participación en ferias de empleo, la colaboración con agencias de reclutamiento y la búsqueda activa en redes profesionales.

Este tipo de reclutamiento permite a la organización traer nuevas perspectivas, habilidades y experiencias al equipo, y es especialmente útil cuando se buscan habilidades específicas que no están disponibles internamente.

Reclutamiento mixto o combinado

Este enfoque combina elementos del reclutamiento interno y externo. En el reclutamiento mixto, una organización busca candidatos tanto dentro como fuera de la empresa para cubrir un puesto vacante.

Esto permite considerar a los empleados actuales que buscan desarrollo interno y, al mismo tiempo, atraer talento fresco y diverso del exterior. La combinación de ambas fuentes puede enriquecer el proceso de selección y garantizar que se tomen decisiones informadas sobre la mejor opción para el puesto.

Cada tipo de reclutamiento de personal tiene sus propias ventajas y desafíos, y la elección dependerá de factores como las necesidades específicas de la organización, el tipo de puesto a cubrir y la estrategia de gestión de Recursos Humanos.

En muchos casos, las organizaciones utilizan una combinación de estos enfoques para garantizar que puedan acceder al mejor talento disponible.

Reclutamiento de personal con Sesame  HR

Al hablar de reclutamiento de personal nos referimos al proceso de identificar y atraer potenciales trabajadores a la empresa. Los candidatos se deben adaptar a las necesidades del puesto y a los valores de la empresa.

El software de reclutamiento y selección de personal permite la atracción de talento y ayuda a cubrir una vacante. El avance de la tecnología y el internet han logrado que las empresas mejoren sus procesos con herramientas digitales.

Un software ATS (Applicant Tracking System) de reclutamiento facilita el trabajo de los reclutadores.

La implementación del software ATS  de reclutamiento de Sesame HR en las empresas soluciona procesos referentes a la atracción de talento. Por otra parte agiliza el trabajo de recursos humanos para cubrir una vacante.

Con este software se logra dejar a un lado los procesos rutinarios de reclutamiento, siendo satisfactorio y garantizando seguridad de la información y protección de datos personales.

Ventajas de realizar el reclutamiento de personal con un software

A continuación, te mostramos 5 ventajas de contar con un software de reclutamiento de personal:

1. Se digitaliza la base de datos de selección: asegurando la seguridad y la protección de datos e información.
2. La información centralizada en tiempo real para hacerla de fácil acceso en cualquier fase del proceso de reclutamiento.
3. Cuenta con sistema de seguimiento para comparar la hoja de vida del candidato con la descripción de la vacante. Esto clasifica de manera automática a los solicitantes.
4. Como el proceso se visualiza continuamente y los reclutadores pueden mantener informados a los candidatos.
5. Con el uso del software se puede organizar los datos de la forma en que la quieras ver. Además, es posible personalizar los portales de reclutamiento.

Por tal razón, es tan importante que puedas contar con una ayuda de tal calidad dentro de tu empresa. Todo el tiempo que se pueda ahorrar con la digitalización del proceso de reclutamiento es muy importante.

Con el paso del tiempo y el avance de la tecnología apoyarse en estas herramientas se hace indispensable.

Este software acompaña también la evaluación de desempeño del personal. Esto permite controlar todo lo requerido para lograr ascensos y contrataciones internas. Por otra parte también permite llevar procesos de contratación en distintas partes del mundo.

¿Cómo funciona un software ATS?

El software ATS de reclutamiento de personal hace más fácil la tarea de seleccionar gran cantidad de candidatos en los procesos de selección. Esta herramienta ayuda a los encargados de recursos humanos a gestionar la información que se obtiene al reclutar personal. ATS traduce en castellano sistemas de seguimiento de candidatos.

Es un software que permite filtrar la información recibida de los postulantes para un puesto de trabajo. Esto reduce ampliamente la cantidad de curriculum que se deben revisar.

5 ventajas de un ATS

1. Ofrecen una base de datos limpia. Con esta tecnología se descartan candidaturas que no cumplen con los requerimientos exigidos para el puesto en la primera fase.
2. Gracias a su sistema de filtrado, bien sea por palabra clave u otro medio se pueden excluir las propuestas que no se ajustan.
3. Se puede gestionar lo relacionado con ofertas de trabajo y candidaturas en el mismo soporte online.
4. Se reducen los costos de selección de personal. El tiempo del área de recursos humanos se invierte mejor. Además se hace más probable seleccionar el mejor candidato. Todo esto se traduce en ahorro de costos para la empresa.
5. Se garantiza que llegan a la entrevista los mejores candidatos porque su elección se realiza por un algoritmo independiente. Debido a esto no es posible que se involucre criterios subjetivos de un análisis personal.

Funcionamiento de un ATS

A continuación, te explicamos en tres fases diferentes cómo funciona un ATS o software de reclutamiento y selección de personal:

1. Recolección. El software recopila y guarda los datos de los candidatos. Entre ellos figuran nombre, información de contacto, formación, experiencia.
2. Filtrado. Funcionan generalmente con palabras claves. Pero se utiliza un algoritmo que basa los resultados en cuantas veces aparece la palabra clave.
3. Seguimiento. Los currículos seleccionados deben pasar el proceso de selección. Este puede ser una entrevista o pruebas específicas.  

Características de un ATS

Al elegir tu software ATS de reclutamiento de personal se deben buscar características que logren resultados positivos en los procesos de selección. Se pueden encontrar ATS individuales o un software de recursos humanos que la incluyan. Las características más importantes son las siguientes:

Un proceso de aplicación sencillo y multi dispositivo

Los candidatos deben tener la posibilidad de enviar el curriculum de la manera más conveniente. El sistema de reclutamiento tiene que reducir el esfuerzo de los profesionales en la búsqueda de empleo.

Búsqueda de candidatos robusta

El software ATS debe tener un sistema de búsqueda de candidatos muy eficaz. Este debe descubrir fácilmente quienes se adaptan mejor a las necesidades de la empresa. Se deben buscar programas que contengan filtros personalizados para cumplir con los requerimientos de la compañía.

Almacenamiento de hojas de vida

Cada vez que un candidato solicite un puesto de trabajo el ATS debe almacenar su curriculum. Incluso si ya se cubrió el puesto. Así, al presentarse la necesidad, los encargados de recursos humanos tiene a su disposición la base de datos de talento

Conexión directa con bolsas de empleo

Esto es algo que ahorra gran cantidad de tiempo a recursos humanos. Al tener acceso a más plataformas se hace más visible la oferta.

Datos y analítica

El poder extraer datos de manera automática para analizar la eficiencia del proceso es muy importante. El software ATS debe ofrecer información personalizada por medio de plantillas predefinidas.

El software de Sesame HR es versátil y capaz de trabajar con varias fuentes de reclutamiento. Además, puede filtrar los curriculum a través de palabras clave y otros criterios.

Por otra parte, puede generar una base de datos que permita almacenar candidatos de procesos anteriores para contactarlos fácilmente. También puede generar informes de recursos humanos para documentar el proceso de selección y analizarlo.

Ahora conoces los beneficios de contar con un ATS. Entonces, depende de ti encontrar las herramientas que le ayuden a tu equipo a realizar su plan de reclutamiento de la mejor forma. Por eso, te invitamos a conocer más sobre este y otros temas de recursos humanos en Sesame HR.