Reuniones kick off: cómo iniciar un proyecto con éxito

22 de septiembre, 2022

El término kick off hace referencia a un término del futbol americano que se conoce como patada inicial. Es decir, el primer lanzamiento del partido. Ese concepto lo usan los emprendedores para definir el primer encuentro entre el dueño del negocio y el cliente: las reuniones kick off.

En consecuencia, las reuniones kick off son un formato de evento que muestra un modelo de presentación de proyectos. E involucra al personal en la empresa.

Su propósito es abrir un espacio para los requerimientos y detalles de un nuevo proyecto, en profundidad. También, es una herramienta eficaz para fomentar la unidad y el trabajo en equipo entre los empleados.

Cómo llevar a cabo las reuniones kick off

Para implementar reuniones kick off hay que seguir los siguientes pasos:

1. Elige a las personas que van a asistir a la reunión. Lo más conveniente es que sean presenciales. Aunque se pueden realizar en entorno virtual.
2. Define el lugar y la fecha. Debe realizarse en el momento en que sea más conveniente para todos los participantes.
3. Prepararse para responder posibles preguntas.
4. Haz una presentación clara del proyecto.
5. El cliente también puede hacer una pequeña exposición de lo que quiere conseguir con el desarrollo del proyecto.

Otros aspectos complementarios para una reunión kick off efectiva

1. Define los temas a tratar durante las reuniones kick off: objetivos, alcances, riesgos, etc.
2. Planifica los tiempos de intervención de todos los participantes.
3. Haz una reunión previa con el cliente y tus empleados más cercanos. Es importante que el cliente se sienta identificado con la propuesta y participe de forma activa en la reunión.
4. Maneja la logística en la reunión. Garantiza las pruebas a los equipos audiovisuales, la conexión a internet y el uso de plataformas virtuales, refrigerios y bebidas.
5. Define responsabilidades. Cada una de las personas involucradas en la organización de la reunión deben tener las tareas bien definidas.
6. Realiza un cierre adecuado. Al final de la reunión realiza un cierre donde presentes las conclusiones más importantes.
7. Definir herramientas de seguimiento del proyecto.
8. Redactar un informe al que puedan acceder todos los asistentes. Es importante que al final de la reunión se levante un acta con las conclusiones y acuerdos que se alcanzaron.

¿Cuáles son los beneficios de una reunión Kick Off?

Realizar una reunión Kick Off para presentar un proyecto puede representar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Dentro de los beneficios que se pueden obtener al trabajar bajo el esquema de reuniones kick off podemos encontrar los siguientes:

• Promueve la confianza mutua en las relaciones profesionales.
• Refuerza el liderazgo de los responsables del proyecto.
• Permite alinear la relación y las sinergias entre una empresa y sus clientes.
• Motiva al equipo, debido a que sus miembros están involucrados y no se limitan solo a cumplir órdenes. Así se aprovecha mejor las potencialidades de cada uno.
• Cuando se trata de reuniones kick off para clientes, estas les permiten conocer a los miembros del equipo que trabajan en el proyecto. La empresa puede aprovecharlos como credenciales que garanticen un resultado satisfactorio. De este modo se conocen también los diferentes roles.
• Los clientes pueden alinear sus intereses con el potencial que le puede ofrecer la organización, para satisfacer sus demandas.
• Asegura un proyecto más controlado y con menor margen de errores o situaciones imprevistas. Esto es debido a que se han delimitado bien las tareas y responsabilidades.

Como ves, las reuniones kick off aportan mucha ventajas a los proyectos. Aprovéchalas y permite así que empresa o proyecto pase a un nivel superior.

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