7 beneficios de implantar un software para el teletrabajo

7 de octubre, 2022

El teletrabajo es una actividad laboral. En ella se desempeñan trabajos o se prestan servicios a terceros, utilizando las tecnologías de comunicación e información sin requerir la presencia física del trabajador. Por eso, cada vez toma más importancia el uso de software para el teletrabajo.

La Ley 1221 de 2008 establece tres modalidades de teletrabajo: móvil, suplementario y autónomo.

Para poder controlar este sistema, sin riesgo de cometer errores, es necesario contar con un software para el teletrabajo o trabajo a distancia.

Este, más que un sistema de control, es una herramienta que organiza mejor el trabajo. Esto lo hace midiendo el rendimiento, apoyado en informes sobre niveles de productividad en cada jornada. 

Beneficios de implantar un software para el teletrabajo

Para entender mejor la importancia de un software para el teletrabajo, es necesario conocer cuáles son sus beneficios, dentro de los que destacan:

1. Contribuye al rendimiento laboral

Ayuda a las empresas a aumentar su productividad a través de su personal.

2. Determina un perfil óptimo para cada puesto de trabajo

Detalla los proyectos, las aplicaciones y demás actividades en las que el personal se encuentra trabajando. Así se compara el trabajo realizado con el punto de partida y se conoce dónde estamos y a donde se quiere llegar.

3. Seguimiento

Realiza la medición de la productividad del empleado según su actividad durante la jornada. Se identifican pérdidas de tiempo o, si es el caso, tiempo extraordinario para motivar su desempeño laboral.  

4. Incrementa el rendimiento laboral

Ayuda de forma práctica en el incremento del rendimiento laboral. Detecta ladrones de tiempo y de esta manera logra evitarlos, para identificar las horas reales de trabajo.

Esto lo hace aportando datos, fijando objetivos y haciendo el seguimiento todas las actividades.

5. Gestión de competencias

Hace mejor la gestión por competencias con el análisis individual y por equipos. Esto puede ser complementado, si se considera necesario, con el análisis por proyectos. Esto genera un incremento en la productividad empresarial.

6. Retener talento

Permite identificar y retener el talento. Se promueve la implantación de medidas de horario flexible y conciliación, para demostrar que la satisfacción del empleado se considera necesaria.

7. Comunicación fluida

Mantiene a los equipos conectados e informados. Se logra a pesar de que se encuentren separados por la distancia física. Con la ayuda del registro automático de inicio y fin de la actividad profesional desde la computadora.

Por todo lo anterior, si desea alcanzar el éxito empresarial bajo esta modalidad de trabajo, deberías gestionar las actividades, objetivos y tiempo con un software para el teletrabajo. Es útil para mejorar el clima laboral dentro del grupo de trabajo.

Aportes del teletrabajo a la productividad laboral

Según encuestas realizadas a nivel mundial, el 84% de trabajadores que laboran en modalidad de teletrabajo consideran que existe conexión directa con un incremento de productividad.

Para los encuestados, el teletrabajo ofrece energía y motivación, porque pueden trabajar desde cualquier sitio, disminuyendo el tiempo que ocupan en traslados. Esto ayuda a tener un mejor estado de ánimo y de salud, y todo esto les permite trabajar mejor.

Muchas personas manifiestan que con esta modalidad trabajan más de lo acostumbrado. Esto se debe a que consideran que tienen menos distracciones e interrupciones de sus colegas, menos ruido y sin la necesidad de asistir a reuniones.

Esto demuestra que productividad y tiempo son las claves del teletrabajo. Dentro de lo positivo del teletrabajo está el hecho de que las empresas pueden mantener un espacio físico reducido. Por otra parte, los empleados tienen más tiempo para compartir con su familia.

De igual modo pueden existir aspectos negativos como que las empresas se vuelven muy dependientes de la tecnología. Esto puede generar conflictos cuando dicha tecnología se vuelve limitada o falla.

Otras ventajas del teletrabajo

1. Ayuda a reducir los gastos de mantenimiento de oficinas, que bajo el esquema presencial afectan la rentabilidad.
2. En el aspecto ecológico, se contamina menos, y se evita perder tiempo trasladándose en ciudades congestionadas.
3. Garantiza la continuidad de la empresa ante posibles contingencias. Un ejemplo son los desastres naturales o meteorológicos, epidemias, etc.

Al implantar el teletrabajo, es oportuno medir el desempeño de los empleados, por objetivos. Estos deben cumplirse sin importar dónde se desarrolle la actividad. Esto va a generar unos resultados mucho más positivos.

Entonces, para llevar un control más eficaz de cómo se desarrolla la empresa bajo la modalidad de trabajo remoto, es oportuno recurrir al software para el teletrabajo.

¿Qué aspectos cambian en el control de un empleado que teletrabaja?

Para asegurar el cumplimiento de los objetivos definidos para cada puesto de trabajo las empresas utilizan las siguientes formas de control:

1. Encuestas de calidad. Con ellas, la dirección de la empresa puede darse cuenta si el servicio se está prestando según los estándares de calidad definidos por ella misma.
2. Dispositivos de control de presencia del empleado o registro de la jornada. Para esto se pueden utilizar diferentes tipos de soluciones. Entre ellas están el control biométrico, registro en la nube, códigos de teclado individuales y aplicaciones móviles.
3. Sistemas de distribución del tiempo de trabajo. Estos facilitan la flexibilidad de la jornada y el control del rendimiento.
4. Fijación de plazos para la entrega de trabajos. Es una manera eficaz de controlar que las tareas se realicen en el tiempo definido por la empresa. De este modo se facilita la flexibilidad horaria.
5. Establecimiento de indicadores. A través de los KPIs o indicadores de rendimiento se pueden controlar que los trabajadores cumplan bien con su trabajo.
6. Evaluación de la progresión laboral del trabajo remoto. A través de esta evaluación se determina si el empleado mejora su productividad, por contar con más experiencia en su trabajo.
7. Monitorización de la actividad. Por medio de la implantación de un software para el teletrabajo se pueden controlar los tiempos de conexión a las aplicaciones. Además, se observa el tiempo que se dedica al trabajo, se puede rastrear el GPS del teléfono móvil (mientras esté trabajando). También, ver que páginas web visita.

La transformación digital y las herramientas colaborativas han hecho más fácil la rápida expansión hacia el teletrabajo. En tal sentido, como puedes concluir, resulta oportuno ayudarse con un software para el teletrabajo.

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