Control de asistencia: 9 ventajas de digitalizarlo con un software

4 de agosto, 2022

El control de asistencia es el registro que hace un trabajador del inicio y finalización de la jornada de trabajo y sus periodos de descanso. Este control se puede realizar a través de aplicaciones, plantillas o sistemas que permitan evitar fraudes.

Las empresas tienen libertad de elegir el sistema de control de asistencia que prefieran, aunque, no todos los sistemas responden igualmente a las necesidades.

Los métodos más utilizados son los registros en papel, las hojas de cálculo, máquinas de marcar o un software de control de asistencia. Este último es actualmente la solución más recomendable por sus múltiples ventajas.

¿Cómo implementar la digitalización del control de asistencia?

Una vez tomada la decisión de mejorar el control de asistencia hay que considerar ciertos factores que harán más productiva la transición a lo digital. Estos factores son los siguientes:

Determinar las necesidades de la empresa

Por lo general, estas necesidades son influenciadas por la industria donde se desenvuelve la empresa. Es posible que en la empresa tengas empleados dedicados a distintas actividades en distintos horarios.

En consecuencia, cada una presenta necesidades que se deben considerar. Por tal razón, se deben definir puntos de acceso y organizar los horarios para que el software los registre para beneficio de las actividades.

Realiza una campaña de adaptación

La digitalización del control de asistencia necesita unos cambios que podrían afectar a los empleados. Si se quiere una implementación productiva y rápida, se recomienda una campaña de adaptación que muestre la importancia de las nuevas medidas.

Se debe entender que no es una herramienta de fiscalización, por el contrario se busca más transparencia en los registros.

Asesórate con un experto

Para implementar con éxito esta digitalización se debe contar con expertos que desarrollen apropiadamente la tecnología. Es importante respaldarse con proveedores con amplio conocimiento en el tema.

También se debe contar con la infraestructura apropiada para garantizar calidad tanto en hardware como en software. Se debe consultar también sobre los servicios de mantenimiento y actualizaciones.

¿Cómo mejora el control de asistencia con un software?

La introducción de sistemas avanzados para el control de asistencia como el software para tal fin facilita mucho los procesos. Son varios los beneficios que se obtienen al utilizarlo, entre ellos se destacan:

• Precisión. Con un control de asistencia manual se debe invertir más tiempo y existe la posibilidad de cometer algunos errores. Al utilizar un software se reducen el robo de tiempo, equivocaciones y fraudes.
• Aumento de productividad. Con el ahorro de tiempo los encargados del proceso terminan más rápido sus responsabilidades, minimizando el tiempo para realizar la nómina. 
• Reportes e informes confiables. Se puede recolectar toda la información y datos necesarios. Todo estará en un solo lugar para crear informes y estadísticas.
• Fácil instalación. Son programas intuitivos con soporte de respaldo para consultar posibles dudas.
• Empleados más satisfechos. Los pagos se hacen a tiempo y son más exactos, además, los empleados pueden consultar su información, días trabajados, horas, etc.
• Horarios de trabajos flexibles. Gracias a las opciones que ofrece el software de control de asistencia se puede crear este horario. Siempre que se cumpla con el total de horas a trabajar.

Ventajas de utilizar un software de control de asistencia

La evolución de los métodos para llevar el control de asistencia hace que estos sean cada vez más eficientes. Dentro de ellos quien ofrece más ventajas es el software de control de asistencia:

1. Ahorro de tiempo y dinero: al automatizar el trabajo administrativo se optimiza el tiempo del departamento de recursos humanos y se reducen costos operativos.
2. Mejora en la toma de decisiones: al conocer como emplean su tiempo los trabajadores se pueden tomar decisiones más inteligentes y más rápidas.
3. Favorece la flexibilidad horaria: si no se tiene la obligación de asistir físicamente a la empresa para marcar se favorece el trabajo flexible.
4. Proporciona equilibrio en la carga de trabajo: si se asignan tareas en base al tiempo disponible mejora el clima laboral entre los empleados.
5. Fomenta la transparencia: cuando se establece claramente el horario de trabajo y las horas que labora cada empleado se fomenta la transparencia. Por consiguiente se mejora la relación entre los compañeros de trabajo.
6. Gestión total de la asistencia de los empleados: se conoce en todo momento quien se encuentra en la empresa, quien salió y quien se encuentra de vacaciones.
7. Reporte de estadísticas: se pueden visualizar los informes que se han creado en base a estadísticas diarias, mensuales o anuales.
8. Alertas en tiempo real: se pueden configurar alertas enviadas al supervisor si algún trabajador no se presentó a trabajar o quien está realizando horas extras.
9. Mejora la productividad: se entiende que si el trabajador está dentro de la empresa está produciendo. Por otra parte la flexibilidad laboral le permite conciliar con su vida familiar y otras ocupaciones. Por tal motivo al estar trabajando solo debe pensar en rendir. 

Todos estos aspectos hacen tan importante el uso del software de control de asistencia en las empresas.

¿Qué ofrece Sesame en cuanto al control de asistencia?

El software de control de asistencia de Sesame HR permite llevar de manera automática el registro de entrada y salida de los empleados. Otra función es que permite de manera muy sencilla permite a los trabajadores el registro desde cualquier dispositivo celular, computadora o tableta. Lo único que requiere para hacer esto es tener acceso a internet.

Beneficios de Sesame HR

Pagar las horas adecuadas a los empleados

Resulta más sencillo conocer el valor de la hora trabajada. De este modo se garantiza la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.

Proporcionar información de los equipos de trabajo

Se pueden conocer los datos del cumplimiento de la jornada de los empleados con precisión. Con esto, se disminuyen problemas como el ausentismo que tanto afecta la productividad.

Disminución en los costos por ausencia de un empleado

Esta tecnología para el control de asistencia facilita la gestión de ausencias. Esto debido a que se pueden ver los tiempos de incapacidades, permisos y los costos que asume el empleador por estos conceptos.

Asegurar el derecho a la desconexión. Es un derecho de todos los trabajadores en Colombia, se les debe garantizar su tiempo de descanso, vacaciones, permisos. Esto con el fin de que el empleador no delegue ordenes fuera de la jornada laboral.

Ahora conoces los beneficios de digitalizar el control de asistencia en una empresa. Entonces, depende de ti encontrar las herramientas que le ayuden a tu empresa o equipo a tener estas ventajas.

Por eso, te invitamos a conocer más sobre este y otros temas de recursos humanos en Sesame HR.