Guía de modalidades de teletrabajo y cómo cumplir con la norma

30 de noviembre, 2023

Según el MINTIC hoy en día más de 209 mil colombianos realizan alguna de las modalidades de teletrabajo. Las cuales se encuentran reguladas en función de las disposiciones de la Ley 1221 de 2008 y el Decreto 884 de 2012.

De hecho, esta ley tiene como objetivo promover el teletrabajo en Colombia. Por ello, describe una serie de acciones y medidas que permitan garantizar que esta modalidad laboral se aplique de manera adecuada en el país.

Así pues, te vamos a mostrar una guía con los diferentes aspectos del teletrabajo, 📲control de acceso de personal y qué hacer para cumplir con la normativa ¿Estás listo?, empecemos.

Qué son las modalidades de teletrabajo

Las modalidades de teletrabajo son las diferentes formas en las cuales se pueden ejecutar las tareas laborales con ayuda de la tecnología. De hecho, la aplicación de una de estas variantes de trabajo va a depender de las políticas de la empresa. 

En Colombia, el teletrabajo se define como un modelo laboral donde las actividades se ejecutan con ayuda de la tecnología. Lo cual se establece en las disposiciones del artículo 2 de la Ley 1221 de 2008.

Bajo este enfoque, las herramientas digitales son las que se encargan de mantener la comunicación y colaboración entre la empresa y el trabajador. De esta manera se otorga cierta flexibilidad de ubicación y horario a los empleados.

Cuáles son las modalidades de teletrabajo según el Ministerio de Trabajo

De acuerdo a los criterios de la Ley 1221 de 2008 y el Misterio de Trabajo existen 3 modalidades de trabajo:

Autónomo

En esta modalidad el teletrabajador desarrolla sus funciones laborales desde su domicilio o cualquier otro lugar elegido por el mismo empleado. Además, utiliza la tecnología para cumplir de manera efectiva con las tareas que se le asignan.

Donde, el aspecto principal del teletrabajo autónomo es que la mayoría de las labores se ejecutan fuera de las instalaciones de la empresa. Sin embargo, existe una coordinación continua y supervisión por parte de la organización.

Es decir, que en este caso los colaboradores prestan sus servicios desde cualquier sitio de su preferencia. Por lo tanto, el avance eficaz de las tareas no depende de la presencia física del trabajador en las instalaciones.

Móvil

En este caso, el empleado usa dispositivos móviles para realizar su trabajo de manera eficiente. Por ende, no cuenta con un sitio fijo de trabajo, se desplaza de manera constante.

Un ejemplo del teletrabajo móvil, sería aquellos colaboradores que deben visitar clientes en diferentes zonas para cumplir con sus tareas. Además de reportar sus asignaciones o reuniones de trabajo por medio de dispositivos smart.

Las actividades laborales de este tipo permiten ausentarse con frecuencia de las instalaciones de la empresa. De esta manera, la tecnología facilita la coordinación y seguimiento en el avance de tareas.

Suplementario

Entre las modalidades de teletrabajo se encuentra el suplementario en el cual los colaboradores laboran 2 o 3 días a la semana en su hogar. Mientras que el resto de la jornada de trabajo la efectúan en las instalaciones de la empresa.

En otras palabras, el trabajador alterna la ejecución de sus tareas entre las oficinas de la empresa y un sitio fuera de ella. Por ende, las herramientas digitales se convierten en una pieza clave para cumplir de manera efectiva las labores.

De hecho, es una de las modalidades de teletrabajo que más se usan en las entidades públicas en Colombia, con un 80%. Esto según datos tomados en un estudio del Fondo Único de TIC para el año 2022.

Qué elementos se requieren para implementar teletrabajo

Según el MinTIC existen 5 elementos básicos para implementar la modalidad teletrabajo, estos son:

• Compromiso como empresa para asegurar la eficacia del proceso.
• Planificación, es decir, definir cada paso a seguir de manera clara.
• Revisión continua de los recursos (gestión del talento humano📂, tecnología, entre otros).
• Adopción del modelo a la estructura de la empresa y sus necesidades operativas.

El desarrollo de estos 5 elementos debe ir de la mano con los criterios normativos vigentes. Esto para garantizar que el teletrabajo se ejecute de manera eficiente y segura tanto para empresa como para el empleado.  

Qué significa trabajo en modalidad híbrido

El trabajo en modalidad híbrido combina el uso de herramientas digitales con las formas laborales más tradicionales. Es decir, toma lo mejor de los dos mundos para beneficiar tanto a los trabajadores como a la empresa.

Además, con un enfoque híbrido, los empleados tienen la flexibilidad de elegir cuándo y dónde trabajar. Por lo tanto, definen qué días laboran en oficina y el resto de la jornada desde casa u otro sitio. 

Según una publicación del diario la Semana en Colombia, el 42 % de las personas opina que el trabajo híbrido ha mejorado su salud mental. Así como también la productividad laboral📈 en el desarrollo de sus funciones.

Guía jurídica sobre las condiciones para teletrabajo

Las condiciones para teletrabajo se establecen de acuerdo a los criterios de la Ley 1221 de 2008 y el Decreto 884 de 2012. Sin embargo, el Ministerio de Trabajo presentó el Decreto 1227 de 2022, el cual modifica y adiciona ciertos artículos.

A continuación, veremos algunos aspectos jurídicos para aplicar las distintas modalidades de teletrabajo de manera eficaz:

Principales obligaciones de la empresa en el teletrabajo

Entre las obligaciones de los empleadores al momento de implementar el teletrabajo, se pueden resaltar siguientes:

• Gestionar el formulario establecido por ARL para el desarrollo del teletrabajo.  
• Comunicar a la ARL la modalidad teletrabajo seleccionada, así como también las condiciones.
• Capacitar a los empleados para reportar accidentes o enfermedades laborales.
• Incluir al teletrabajo dentro de la identificación, valoración y control de riesgos laborales de la empresa.
• Otorgar al trabajador los equipos necesarios para realizar sus funciones.
• Garantizar a los teletrabajadores el derecho a la desconexión laboral.
• Informar al teletrabajo sobre las medidas y criterios definidos para el uso adecuado de los equipos.

Acuerdo o contrato de trabajo en las modalidades de teletrabajo

Bajo esta modalidadel contrato laboral debe cumplir los requisitos definidos en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo.  Así como también las garantías establecidas en el artículo 6 de la Ley 1221 de 2008.

En vista de ello, algunos de los aspectos claves en un contrato de teletrabajo son:

• Identificación clara y detallada del empleador y el trabajador.
• Descripción de la modalidad teletrabajo elegida.   
• Jornada laboral, horarios.
• Duración de la relación laboral.
• Salario y beneficios previstos.  
• Condiciones para la ejecución efectiva de las funciones laborales.
• Deberes sobre el uso y preservación de los equipos de trabajo asignados.

Reversibilidad en las modalidades de teletrabajo

Se refiere a la posibilidad que tiene un colaborador de volver a realizar sus funciones laborales de manera presencial. Que en este caso aplica cuando el empleado se contrata para trabajar de forma tradicional y opta por el teletrabajo.

Es decir, que sus condiciones laborales corresponden a las de un trabajador que cumple funciones en las instalaciones de la empresa.

Sin embargo, por mutuo acuerdo entre las partes, el colaborador prefiere el teletrabajo.

Para iniciar la reversibilidad debe existir una coordinación previa entre el empleador y el trabajador. Esto con la finalidad de definir los ajustes necesarios para la reintegración de forma física del empleado.

Deberes del trabajador bajo la modalidad teletrabajo

Para gestionar de forma efectiva las diferentes modalidades de teletrabajo, el empleado debe cumplir con lo siguiente:

• Participar en las actividades de prevención, seguridad y control de riesgo organizadas por la empresa.
• Cumplir con las normas del sistema de gestión de seguridad en el trabajo definido por la organización.
• Hacer uso adecuado de los equipos y cumplir con las instrucciones dadas para la preservación de los mismos.
• Informar de forma continua sobre el avance y gestión de las tareas asignadas.
• Cumplir con los objetivos y metas definidas por la empresa.
• Participar en las acciones de formación que faciliten el desarrollo adecuado de las tareas laborales.

Mantenimiento de los equipos en las modalidades de teletrabajo

Según el artículo 6 numeral 7 de la Ley 1221 de 2008, el empleador tiene el deber de garantizar el mantenimiento de los equipos. Lo cual incluye para este caso aspectos como:

• Conexiones.
• Programas.
• Limpieza y reparaciones.

Además, se establece que los equipos solo pueden ser utilizados por los teletrabajadores para el cumplimiento de sus labores. Esto para fomentar el uso correcto y cuidado de los equipos que se usan para las modalidades de teletrabajo.

Software de RRHH para controlar el teletrabajo

Para muchos hacer seguimiento del rendimiento de los colaboradores que realizan la modalidad teletrabajo es todo un reto. Sin embargo, hoy en día existen herramientas digitales que permiten hacer de este desafío una tarea sencilla.

Pero, ¿qué herramienta va a facilitar el seguimiento del talento humano? La respuesta es fácil, Sesame HR, una solución digital e integral para la 📂gestión de Recursos Humanos y todos sus procesos.

De hecho, este software tiene múltiples funciones que te van a ayudar a controlar las distintas modalidades de teletrabajo. Entre las cuales se puede destacar:

• Monitoreo de asistencia de manera automática y centralizada.
• Gestión de tareas y proyectos en tiempo real y de manera práctica.
• Evaluación del rendimiento de los empleados.
• Gestión de turnos y 📅control de vacaciones de personal.
• Canales de comunicación interna digital.

Guía sobre salud y prevención de riesgos

Frente a las distintas modalidades de teletrabajo, un factor clave es evaluar la salud y prevención de riesgos. Es por ello, que te vamos a mostrar algunas consideraciones en función del marco normativo:

Implicación de la ARL en las modalidades de teletrabajo

En Colombia, las ARL son unas de las encargadas de promover la salud y la prevención en el teletrabajo. Por lo tanto, busca mitigar los riesgos asociados a los accidentes y enfermedades de los empleados que tienen esta modalidad laboral.

En otras palabras, las ARL tienen como tarea brindar asesorías tanto a las empresas como a los trabajadores en materia de seguridad y salud. Además, deben elaborar una guía para prevención y acción en situaciones de riesgo, adaptada al teletrabajo.

Lo cual tiene como propósito asegurar la igualdad laboral sin importar la modalidad de trabajo que tenga el empleado ¡Proteger la salud y seguridad de los teletrabajadores!.

Lista de chequeo

Para la gestión efectiva de los riesgos laborales y tener condiciones para teletrabajo adecuadas hay que considerar la siguiente lista:

• Verificar como empleador las condiciones del lugar de teletrabajo.
• Implementar medidas de prevención y acciones de control de riesgo.
• Presentar a la ARL el acuerdo de teletrabajo definido con el empleado.
• Informar y entregar al teletrabajador una copia de la política de seguridad y salud de la empresa.
• Garantizar el reporte de situaciones inseguras durante el teletrabajo.
• Establecer el horario en el cual el trabajador debe estar disponible para desempeñar sus funciones.
• Suministrar implementos para realizar las tareas de forma segura y efectiva.
• Capacitar a los empleados sobre los riesgos derivados del uso de equipos informáticos y su prevención.

Condiciones de salud en las modalidades de teletrabajo

Para mantener una buena salud bajo las distintas modalidades de teletrabajo hay que tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Tener una estación de trabajo con condiciones adecuadas (mobiliario, equipos, entre otros).
• Mantener un estilo de vida saludable (alimentación, ejercicio).
• Gestionar las tareas laborales dentro del ⌚control horario laboral definido.
• Separar las actividades del trabajo de la vida personal.
• Establecer una comunicación efectiva con el equipo de trabajo.
• Hacer pausas durante la jornada de trabajo para evitar la fatiga mental y física.

Condiciones de seguridad en las modalidades de teletrabajo

En materia de seguridad para la modalidad teletrabajo es importante seguir las siguientes recomendaciones:

• Mantener el orden y limpieza en el sitio de teletrabajo.
• No sobrecargar enchufes con la conexión de varios equipos.
• No conectar equipos eléctricos con las manos húmedas.
• Retirar cualquier objeto que se encuentre en las zonas de circulación.
• Mantener una buena iluminación en la estación de trabajo.
• Prestar atención al estado de los pisos, escaleras, entre otros.
• Guardar objetos cortantes en sitios seguros.

¿Te sirvió esta guía? Esperamos que sí. Para saber más sobre las modalidades de teletrabajo, no dejes de ver todos los recursos de 🚀Sesame HR.