Líneas de denuncia en las empresas: guía completa

21 de julio, 2023

Hoy en día, para mantener una buena imagen y clima laboral, es clave contar con líneas de denuncia en las empresas. Debido a que estas herramientas permiten informar de forma segura sobre situaciones inapropiadas en el entorno laboral.

Esto con el objetivo de promover un ambiente de trabajo estable, transparente y alineado con las normativas. Lo cual contribuya a preservar una cultura corporativa sana, ética y evitar sanciones legales

Por ello, te mostraremos una guía con todo lo que debes saber sobre el canal de denuncias en las empresas ¡Vamos a iniciar!

Definición de líneas de denuncia en las empresas: compliance laboral

Una línea de denuncia o canal ético es una herramienta que le permite a las empresas detectar situaciones irregulares. Lo cual es posible a través de la comunicación interna con los empleados, proveedores, clientes y personas terceras.

De esta manera se puede informar sobre acciones o conductas contrarias a las normativas o políticas internas. Todo esto bajo un entorno seguro y confidencial que permita gestionar de forma eficiente dichas incidencias.

En otras palabras, los canales de denuncias ayudan a las empresas a prevenir y detectar actividades irregulares o conductas ilícitas. Con el propósito de garantizar el cumplimiento del marco normativo. 

Por otro lado, las líneas de denuncia en las empresas representan el instrumento principal para conocer actos ilegales o antiéticos.  

¿Qué es una línea ética en una organización?

La línea ética es un canal de comunicación para informar sobre todo hecho irregular que se presente en la organización. Al que cualquier empleado, proveedor, cliente o tercero puede recurrir para denunciar una falta.

De hecho, un aspecto clave en este canal de comunicación es mantener la confidencialidad.  Ya que de esta forma se puede informar de manera segura y anónima posibles actos de fraude y conductas inapropiadas. 

Entre las situaciones irregulares o antiéticas para una organización se pueden mencionar las siguientes:

• El uso indebido de información confidencial.
• La falsificación de documentos.
• Conductas de discriminación y acoso laboral.
• Incumplimiento de las políticas definidas por la empresa.
• Uso inapropiado de los bienes de la organización.
• Conflicto de intereses.

¿Qué es el whistleblowing?

El whistleblowing o canales de denuncia de irregularidades se presenta cuando un trabajador informa sobre una conducta inadecuada dentro de la empresa.

Dicha denuncia debería hacerse cuando se crea que la irregularidad puede afectar de manera grave el entorno laboral. Es decir, que perjudique el bienestar de todo el personal, la empresa, sus clientes y al público en general.

¿Interesante verdad este término relacionado con detectar conductas que vulneran las normas legales y morales? Sigamos con el tema de las líneas de denuncia en las empresas.

Estas denuncias se pueden acoger y procesar de manera adecuada y eficiente cuando se tiene un software como Sesame HR. Ya que este cuenta con una funcionalidad de canal de denuncias, la cual fortalece y facilita el whistleblowing.

¿Cuándo es obligatorio tener un canal ético empresarial?

Quizás muchas empresas se han preguntado, ¿es obligatorio tener un canal ético según las normas colombianas? Bueno, vamos a ver algunos argumentos relacionados con esta pregunta.

En primer lugar, el Capítulo 13 de la Circular Básica Jurídica plantea que las empresas deben tener un programa de transparencia y ética. Donde se incluya un canal de denuncias para informar los riesgos de corrupción y de soborno transnacional.

Además, si una persona jurídica comete un acto de corrupción y luego informa de manera voluntaria de esta infracción a las autoridades. Se establece que la aplicación de sanciones puede ser menos severa conforme la Ley 2195 del 2022.

Bajo este enfoque, podemos decir, que las personas jurídicas en Colombia deben contar con canales de denuncia. Esto no solo para dar cumplimiento a las normativas, sino también con el propósito de fortalecer las políticas corporativas.

10 beneficios de las líneas de denuncia en las empresas

Para entender mejor los beneficios de las líneas de denuncia en las empresas, vamos a ver 3 categorías:

Prevención de riesgos y detección de actos inapropiados

Dentro de esta categoría los canales de denuncia en las empresas aportan los siguientes beneficios:

• Identificación de conductas inadecuadas o ilegales.  
• Mayor control sobre los riesgos y pérdidas de bienes.
• Cumplimiento de normativas y políticas internas.

Transparencia y ética: factores en las líneas de denuncia en las empresas

En cuenta a esta categoría un canal ético brinda los beneficios que se mencionan a continuación:

• Impulso de valores y políticas de una cultura ética en la organización.
• Promoción de la responsabilidad y la moral entre el personal.
• Fortalecer la reputación y confianza de la empresa ante los clientes, proveedores y terceros. 

Clima laboral y comunicación integral

Las líneas de denuncia en las empresas de acuerdo a esta categoría ofrecen los siguientes beneficios:

• Proporciona un medio seguro y anónimo para presentar denuncias.
• Fomenta una cultura de respeto y cordialidad en la empresa.
• Ayuda a resolver conflictos internos de forma adecuada.
• Promueve la comunicación efectiva entre los miembros de una empresa.

Caso real de denuncia interna en una empresa

Una empresa muy reconocida en el gremio del calzado mantiene altos movimientos financieros. Ya que sus ventas han venido en aumento gracias a la innovación y mercadeo en sus productos.

De este modo, el área de finanzas tiene gran movimiento de recursos dentro de la empresa y un mayor nivel de riesgo. Bajo este panorama, el asistente de finanzas de manera accidental escuchó una conversación en la que la gerente le decía a alguien:

«Esta es la tercera transferencia que hago a la cuenta especial. El proceso se hizo de tal manera que solo una persona experta con mucha experiencia podría notarlo.»

Suena un tanto sospechoso, así que el asistente financiero comenzó a cuestionar si se trataba de algún tipo de fraude. Por ello, decidió informar todo este asunto y con esto lograr la verificación de los estados de cuenta.

A partir de las líneas de denuncia en las empresas se da pie a una investigación completa y al control de infracciones.

Casos donde se usa las líneas de denuncia en las empresas: 5 ejemplos

Los canales de denuncia son herramientas que ayudan a informar sobre actos inadecuados o contrarios a las normativas. A continuación, veremos 5 ejemplos de los casos en los que se aplica:

Mal uso de recursos y líneas de denuncia en las empresas

Los recursos son cualquier tipo de bien (dinero, materiales, equipos) que corresponde a la empresa y al desarrollo de sus actividades. En este caso su uso inadecuado, quiere decir que sean empleados para fines no relacionados con la organización

Por ejemplo, utilizar el vehículo de la empresa para fines personales y sin ningún tipo de autorización. Sin duda, se trata de un mal uso de los recursos se debe recurrir al canal ético.

Acoso o maltrato laboral

El acoso se relaciona con una conducta que constituye una agresión hacia otra persona en el entorno de trabajo.  De hecho, se puede generar de forma física o verbal entre compañeros o por parte de los encargados de dirigir.

Un caso particular de esta conducta, son las burlas constantes hacia los demás miembros del equipo de trabajo. Este tipo de situaciones deben ser notificadas a través de las líneas de denuncia en las empresas.

Discriminación en el trabajo

Discriminar significa tratarla de forma diferente, o menos favorable a una persona por su raza, identidad sexual, creencias, entre otros aspectos. Son actos opuestos a un trato justo y equitativo en el entorno laboral.

Un ejemplo de ello es descartar a las personas por su identidad sexual o raza en los procesos de selección o acceso laboral. 

Sobornos y las líneas de denuncia en las empresas

Se trata de ofrecer algún tipo de beneficio a cambio de recibir una compensación en el entorno laboral. Lo cual se considera una falta grave y debe ser penalizado en todos los casos.

Cuando el encargado de la gestión de proveedores de una empresa solicita dinero para adjudicar un contrato directo, hay soborno. Este tipo de infracciones en el entorno laboral, que hay que denunciar.

Uso inapropiado de información confidencial

En este caso se refiere a divulgar o utilizar de forma indebida información confidencial de la empresa. Lo cual está relacionado con la manipulación, falsificación o publicación de datos privados.

Un ejemplo de ello, es divulgar una base de datos con los proyectos que gestiona una organización. Cuando se detectan este tipo de situaciones se debe recurrir a las líneas de denuncia en las empresas. 

Cuáles son las herramientas del canal de denuncias digital

Para llevar la gestión de las denuncias de manera práctica, digital y oportuna se utilizan diversas herramientas. Sin embargo, te mostraremos las 3 herramientas más usuales:

Plataformas en línea

Las líneas de denuncia en las empresas se pueden aplicar por medio de plataformas digitales, diseñadas para recibir la información. En este caso, las plataformas proporcionan un entorno seguro y efectivo para las denuncias.

Además, favorece la comunicación anónima de posibles actos ilícitos o conductas no apropiadas en el trabajo. Una forma eficaz de promover el tratamiento adecuado de los datos proporcionados.

En otras palabras, se coloca a disposición un medio digital que ayude a presentar denuncias de forma segura y rápida. Lo cual es clave para manejar una cultura ética empresarial.

Software para las líneas de denuncia en las empresas

Esta es una herramienta más completa que permite presentar la denuncia a través de un entorno digital y seguro. Así como también ayuda a realizar la gestión y el seguimiento de los procesos.

Sin duda, es una manera efectiva y sencilla de impulsar el cumplimiento de las normas dentro de una organización.  Ya que brinda la oportunidad de centralizar la información y procesarla de manera adecuada.  

Lo cual se puede integrar con las políticas y normativas de la empresa para llevar una gestión más eficiente. Donde cada etapa del proceso se adapte a las condiciones y requerimientos de la organización.  

Aplicaciones móviles y las líneas de denuncia en las empresas

Hoy en día, las aplicaciones móviles se han convertido en herramientas prácticas para la gestión de diversos procesos. Por ello, representan una buena opción para informar de manera rápida y sencilla posibles actos ilícitos.

Desde cualquier dispositivo móvil los empleados tendrán la opción de poder comunicar situaciones irregulares en el trabajo ¡Un canal ético disponible en todo momento!

Un ejemplo de esta herramienta, es la aplicación móvil que lanzó la Superintendencia de Industria y Comercio. Donde cualquier usuario puede informar alguna irregularidad que afecte a los consumidores en tiempo real.

Sesame HR y su canal de denuncia laboral

El canal de denuncias de Sesame HR es un espacio para que los empleados puedan notificar actos irregulares. Lo cual favorece el cumplimiento de normativas y la transparencia en las actividades de la empresa.

Además, dicha aplicación permite proteger la identidad de los trabajadores, evitando así la pérdida de datos. Es decir, que el personal tiene la opción de presentar una denuncia anónima o vinculando sus datos personales.

De hecho, cada usuario va a contar con un ID único para identificar su caso y evaluar la gestión. Por lo tanto, con este ID podrán acceder al canal ético y hacer seguimiento de la denuncia.

Bajo este proceso, solo la persona responsable de la aplicación tendrá la posibilidad de gestionar denuncias. Una forma digital, práctica y eficiente de detectar actos inapropiados o ilegales.

Ventajas del canal ético incluido en la app de Sesame HR

El software de Sesame HR cuenta con una plataforma de comunicación fácil e intuitiva. Que en este caso favorece el uso de las líneas de denuncia en las empresas de manera sencilla y adecuada.

Por ello, te vamos a mostrar las ventajas de esta aplicación y cómo se adapta a cualquier entorno de trabajo:

Gestión de irregularidades a través de un software 

Con el canal ético de Sesame HR en la empresa los empleados, cliente y proveedores tendrán la opción de:

• ¡Iniciar el trámite con solo un clic! Puedes empezar todos los procesos del canal de denuncias desde tu panel de Sesame.
• Realizar la justificación de la denuncia con documentación de referencia. Es decir, adjuntar documentos o archivos que sustenten el caso.
• Recibir notificaciones cada vez que se inicie o se actualice una denuncia.
• La empresa podrá asignar a un responsable de la gestión de los procesos abiertos.

Herramienta para crear un entorno laboral eficiente y seguro

Esta aplicación permite monitorear los procesos tanto productivos como burocráticos de una empresa, por lo tanto, ayuda a:

• Estimular la confianza del equipo de trabajo a través de un canal de denuncia seguro. Donde se garantiza la confidencialidad y protección tanto del informante como del investigado.
• Otorgar facilidades de comunicación a los clientes y proveedores. De esta forma podrán realizar comentarios que ayuden a mejorar la empresa.
• Detectar posibles actos ilícitos y proceder conforme a las normas y políticas de la organización.

Funcionalidades de la app que complementan al canal de denuncia

Para una gestión integral que permita la prevención y detección de actos ilegales, Sesame HR cuenta con múltiples funciones. Las cuales brindan soporte a las líneas de denuncia en las empresas en formato digital.

Entre estas funcionalidades que ayudan a fortalecer un canal ético empresarial podemos mencionar las siguientes:

Organigrama de empresa

Con esta función Sesame HR te brinda la opción de tener una representación visual de la estructura de la empresa. Es decir, podrás ver todos los integrantes del equipo, sus puestos y de qué manera interactúan.

Lo cual ayuda en los canales de denuncia a definir de manera clara quiénes son los responsables de cada proceso. De esta manera es más eficiente la gestión de las denuncias y los encargados de ello.

Así como también aporta confianza y credibilidad al evitar confusiones de a quién dirigirse en estos casos ¡Transparencia y ética empresarial de manera digital y práctica!

Comunicación interna y las líneas de denuncia en las empresas

Esta función de Sesame HR ayuda a fomentar la confianza en los miembros del equipo de trabajo. Al otorgar espacios digitales que permitan centralizar la información e interactuar entre sí.

De hecho, podrás notificar a los empleados sobre el estado de sus denuncias en tiempo real. Además de enviar mensajes sencillos y efectivos de forma personalizada.

En otras palabras, con esta función es posible llevar una comunicación efectiva con los denunciantes. Lo que permite realizar una investigación apropiada para cada denuncia realizada en el entorno laboral.

Base de datos de los empleados

Con una base de datos de empleados digital Sesame HR te ofrece la opción de visualizar toda la información del personal. Lo cual ayuda a gestionar de manera más integral el proceso de investigación ante una denuncia.

Es decir, aporta a las líneas de denuncia en las empresas apoyo para una gestión segura de los casos. Tendrás un expediente digital en tiempo real para analizar en detalle cada denuncia.

Además, sirve como fuente de información para identificar patrones o recopilar datos claves. Lo cual ayudará a tomar acciones correctivas adecuadas y oportunas en toda ocasión.

¿Te sirvió esta guía? Esperamos que sí. Para saber más sobre las líneas de denuncia en las empresas, no dejes de ver todos los recursos de Sesame HR.