¿Cómo realizar reportes laborales bajo el modelo de teletrabajo?

8 de noviembre, 2021

Los reportes laborales tienen como objetivo recopilar información general, especifica y transparente. En este caso, de los colaboradores que teletrabajan de tiempo completo o manejan un modelo de alternancia casa-oficina.

Para poder realizar el registro de teletrabajadores, la Ley 1221 de 2008 establece en su artículo 7, que el empleador que contrate a teletrabajadores debe informar de la vinculación al Inspector de trabajo del respectivo municipio.

Así mismo, El artículo 9 del Decreto 884 de 2012 establece que se debe hacer el reporte de teletrabajadores ante las Administradoras de Riesgos Laborales (ARL). 

¿Cuáles son las obligaciones de los empleadores sobre estos reportes?

El empleador deberá reportar en el formulario único de afiliación, novedades y retiro de trabajadores y por supuesto, la novedad de que el empleado asume la condición de teletrabajador.

Uno de los principales aspectos se relaciona con la gestión de riesgos laborales. 

Para la empresa esto se puede convertir en uno problema ya que, pierde la capacidad de controlar ciertos riesgos específicos que pueden ocurrir cuando los empleados no se encuentran en las instalaciones de la empresa.

Es por ello, que este tipo de reportes y registros se realizan a fin de minimizar el riesgo que puedan desencadenar en accidentes de trabajo o enfermedades laborales.

Recuerda que los teletrabajadores, al igual que cualquier persona contratada para desarrollar una labor, deben contar con la afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral. Incluyendo riesgos laborales. Razón por la cual los empleadores están en la obligación de realizar dichos reportes.

¿Cómo se realizan los reportes laborales del teletrabajo ante Administradoras de Riesgos Laborales?

Estos son algunos de los pasos que se realizan a la hora de generar un reporte de teletrabajo ante la ARL. Sin embargo, es importante mencionar que estos deben efectuarse bajo el acompañamiento de un asesor especializado en el tema:

1. Definir el tipo o modalidad de teletrabajo que se va a realizar.
2. Establecer cuáles son los cargos o roles que pueden aplicar al teletrabajo.
3. Reconocer las condiciones de los espacios en los cuales los trabajadores van a realizar sus actividades mediante una encuesta de autorreporte.
4. Reportar la novedad en el formulario de afiliación.
5. Notificar a la ARL esta información.
6.  Solicitar asesoría por parte de la ARL para el desarrollo de Teletrabajo.
7. Capacitar a los trabajadores sobre los riesgos en Teletrabajo.
8. Establecer un programa de autorreporte para los trabajadores.
9. Verificar de manera recurrente con acciones como encuestas de clima laboral cómo se sienten los trabajadores realizando sus actividades en Teletrabajo.
10. Desarrollar o actualizar el plan de trabajo de seguridad y salud enfocado a las personas que van a realizar sus actividades en Teletrabajo.

¿Cómo se debe realizar el reporte de un accidente en teletrabajo?

En el momento en que un colaborador presenta un accidente de trabajo, las empresas cuentan con dos días para realizar el reporte laboral ante la Administradora de Riesgos Laborales. 

En los casos en que se realizan actividades en modalidad de teletrabajo o trabajo en casa, las características de reporte laboral de estos accidentes no tienen ningún tipo de cambios en relación con los reportes que se realizan estando en la oficina. 

Es decir que, si el trabajador presenta un accidente de trabajo, él mismo debe indicar a la persona encargada de SG-SST o al área designada para realizar dichos reportes ante la ARL. 

Para contemplar más información sobre lo que deben realizar en esta modalidad de trabajo. Debes conocer el manual de teletrabajo, ya que es importante remitirse a la fuente para no caer en errores procedimentales que acarren implicaciones legales.

Ahora que conoces las disposiciones legales que se deben tener en cuenta a la hora de contratar una persona en modalidad remota, puedes encaminarte a la posibilidad de transformar tu equipo de trabajo para que realice su función de estas maneras.