Administración documental: qué es y cómo mejorarla

15 de septiembre, 2023

Una buena administración documental es la esencia para la eficiencia operativa de una empresa. Pues permite la toma de decisiones, el cumplimiento legal, la creación, almacenamiento, recuperación, distribución y eliminación de documentos.

Como puedes ver, son muchos los motivos por los cuales la administración documental en el entorno laboral es un tema importante. Saber como mejorarla y optimizar la gestión documental y archivo, es marcar la diferencia en la gestión de tu empresa.

Por lo tanto, sigue leyendo porque, en este artículo podrás resolver todas tus dudas sobre este tema.

Qué es la administración documental

Como veníamos diciendo, la administración documental, o gestión documental y archivo, hace referencia al conjunto de procesos y practicas utilizados para crear organizar, almacenar, recuperar, distribuir y gestionar, los documentos de una empresa.

Esta disciplina, abarca tanto documentos físicos como documentos digitales y tiene como objetivo garantizar que la información esté disponible, que se mantenga segura y que se cumpla con las regulaciones.

Mejorar la administración documental es fundamental para aumentar la eficiencia operativa, reducir los riesgos legales y garantizar que la información crítica este siempre disponible cuando sea necesaria.

La administración documental en el entorno laboral es esencial en empresas de todos los tipos y en la era digital, es aún más relevante, debido al crecimiento de documentos electrónicos y la necesidad de gestionarlos. La administración documental implica:

• Creación de documentos
• Almacenamiento y organización
• Recuperación y distribución
• Control de versiones
• Seguridad y acceso controlado
• Cumplimiento legal y regulatorio
• Eliminación segura de los documentos
• Automatización de procesos

Cuáles son las funciones del administrador documental

Las funciones de un administrador o gestor documental es garantizar que los documentos e información estén disponibles cuando sean necesarios, se gestionen de manera eficiente y se cumpla con las regulaciones.

El administrador documental tiene un papel muy importante en la gestión eficiente de la información, su función es esencial para la tomar decisiones con sustento y que la operación de la empresa sea fluida. Sus funciones varían, pero generalmente incluyen las siguientes:

• Desarrollar y mantener políticas y procedimientos con los documentos que sean coherentes con las dinámicas de la empresa.
• Clasificar y organizar los documentos de la manera más eficiente posible.
• Administra la infraestructura de almacenamiento.
• Realiza copias de seguridad periódicas.
• Administra software de administración documental.
• Educa a los empleados sobre las políticas de gestión documental y archivo.
• Realiza auditorías periódicas.
• Controla las versiones de los documentos estén actualizados.
• Implementa medidas de seguridad para proteger documentos confidenciales.
• Supervisa la eliminación segura de documentos que no son necesarios.
• Busca maneras de mejorar la eficiencia de los procesos.
• Proporciona asistencia técnica a los empleados en la administración documental en el entorno laboral.

Cómo impactar en la gestión documental y archivo usando la tecnología

La tecnología tiene un impacto importante y muy positivo en la gestión documental y archivo puesto que, las herramientas adecuadas pueden agilizar los procesos, reducir los costos y mejorar la respuesta, en cuanto a la administración documental.

Al adoptar las herramientas y prácticas adecuadas, puedes optimizar los procesos de gestión documental y archivo, para lograr un flujo de trabajo más eficiente y una mejor toma de decisiones.

A continuación, te presentamos algunos ejemplos de cómo la tecnología puede impactar positivamente en la gestión documental y de archivo.

Digitalización de documentos

Las ventajas de digitalizar todos los documentos están en, que facilita la búsqueda y recuperación, reduce el espacio físico requerido para la administración documental y permite el acceso remoto a los documentos.

Sistemas de Gestión Documental

Utilizar un software de gestión documental significa organizar, indexar y almacenar documentos, de la manera más eficiente posible. Estos sistemas facilitan la búsqueda, el seguimiento de versiones y el control de acceso. Muchas garantías, si lo comparamos con el trabajo manual.

Automatización de flujos de trabajo

Podrás implementar flujos de trabajo automatizados para una revisión y aprobación del documento. Esto agiliza los procesos, además de que obviamente reduce la posibilidad de los errores humanos.

Almacenamiento disponible en cualquier lugar

Podrás tener almacenamiento accesible desde cualquier lugar. Pues bastará con una conexión a internet y un dispositivo con el que te puedas conectar, para tener todos los documentos de forma segura y acceder a la administración documental.

Etiquetado y metadatos

Podrás usar etiquetas de metadatos para categorizar y organizar documentos de manera eficiente. Esto facilita la búsqueda y la recuperación de la gestión documental y de archivo.

Seguridad de documentos

Implementa medidas de seguridad, muy por encima de las garantías de antiguos métodos. Puedes obtener control cifrado y control de acceso para garantizar la seguridad y el cumplimiento de las regulaciones de privacidad.

Gestión de versiones

Tendrás la ventaja del control de versiones, para realizar seguimiento de la administración documental en el tiempo. Esto es muy útil en entornos donde los documentos cambian muy regularmente.

Herramientas de análisis de datos

Tendrás acceso a herramientas de análisis de datos para obtener información útil, de los documentos, como tendencias, patrones y estadísticas. Esto es fundamental para poder tomar decisiones con un respaldo en la gestión documental y de archivo.

Cumplimiento normativo

La tecnología es muy útil para ayudarte a cumplir con las regulaciones y estándares de gestión documental, especialmente en industrias altamente reguladas como la salud o las finanzas.

Sin duda, la tecnología mejora la eficiencia, la accesibilidad y la seguridad de la administración documental en el entorno laboral.

En Sesame HR, contamos con la funcionalidad de Gestor Documental que impacta directamente en la mejora de la gestión documental y archivo, veámoslo.

Gestor documental de Sesame HR

Hoy en día es más que necesario contar con un software que sirva para gestionar toda la información de la empresa eficazmente. La herramienta de Gestión Documental de Sesame HR, optimiza la tarea de la gestión documental y archivo desde diferentes aspectos.

Por ejemplo, con esta herramienta vas almacenar digitalmente, todos los archivos relacionados con la documentación laboral del empleado. Como contratos laborales, certificados, anexos, documentación personal, entre otras.

En este sentido la documentación va a estar organizada y accesible desde cualquier lugar. Incluyendo desde tu teléfono, con la APP de Sesame HR.

Una de las características del Gestor Documental de Sesame HR, es que puedes gestionar los documentos con diferentes perfiles de rol, empleado, RRHH y administrador. También, tendrás un acceso único por usuario con sistema de encriptación. Garantizando la seguridad.

Sin duda, para nosotros es un gusto poder ofrecerte esta información que nos parece valiosa y útil para avanzar en la gestión de los RRHH de tu empresa. Esperamos que para ti sea así también.