¿Por qué debe una empresa implantar un programa de registro de entrada y salida de personal?

24 de enero, 2023

Para una empresa resulta muy importante llevar el control de asistencia de los empleados. Esto le permite crear estrategias basadas en el desempeño de los trabajadores. Por eso es imprescindible contar con un programa para registro de entrada y salida de personal.

Con el tendrás información sobre productividad, ausentismo y asistencia. A su vez que podrás detectar factores que puedan causar problemas dentro de la empresa.

El control de entrada y salida de personal se puede llevar de forma manual, por medio de reloj de registro o registro con un software de asistencia. Estos sistemas tienen la ventaja que se pueden gestionar fácil e incluso gestionar nóminas con ellos.

Ventajas de un programa para registro de entrada y salida de personal

El software de control de asistencia permite tener el control y gestionar la asistencia de los trabajadores de una empresa. Al utilizar un programa para registro de entrada y salida de personal se hace todo más versátil. Entre las ventajas que ofrece están las siguientes:

1. Precisión. Con la instalación del software se reduce el fraude, robo de tiempo y equivocaciones. El control se realiza automáticamente y tanto los encargados como los empleados monitorean sus tiempos y datos en tiempo real, guardando registros.
2. Aumento de la productividad. Genera ahorro de tiempo, el personal que controla el sistema termina más rápido sus responsabilidades y se enfoca en otras actividades. Esto mejora el cumplimiento del cronograma de los proyectos. Además, se minimiza el tiempo para realizar la nómina. Esto permite avanzar más rápido en cálculos como días laborados, gestión de vacaciones y faltas, entro otros factores.
3. Reportes e informes confiables. Se recolecta la información de manera rápida y segura; se crean informes y estadísticas con fácil visualización y comprensión.
4. Fácil instalación. Por lo general se hace a través de programas intuitivos que tienen soporte de respaldo para consultar ante alguna duda o desconocimiento. Se puede instalar en computadoras, tablets y celulares.
5. Los empleados están más satisfechos. Es una herramienta eficiente y confiable, garantiza pagos a tiempo y exactos. Además, el trabajador no necesita acercarse a recursos humanos a hacer alguna consulta. Con el programa para registro de entrada y salida de personal tiene fácil acceso a la información.
6. Horarios de trabajo flexibles. Esto se puede realizar siempre que se cumpla con el total de horas por trabajar.
7. Sistema a la medida. Se puede personalizar a lo que requiera la empresa.

Todas estas ventajas indican el porqué una empresa debe implantar un programa de registro de entrada y salida de personal. Así el equipo de recursos humanos y los empleados verán más agilidad en los procesos de registro.

Características de un buen programa de registro de entrada y salida de personal

Un software de registro de entrada y salida de personal adecuado para el funcionamiento de una empresa debe cumplir con las siguientes características:

1. Marcación de control de asistencia biométrico. Este sistema debe registrar de manera automática el nombre completo del trabajador y el número de su identificación. Por otra parte, debe indicar fecha, hora y minuto de inicio o finalización de jornada laboral y los datos del empleado.
2. Identificación. Todo software de control de asistencia debe hacer el registro de jornada del trabajador a través de cualquier mecanismo de identificación. Puede utilizar parámetros biométricos, tarjetas de banda magnética, entre otros documentos de identificación.
3. Comprobantes de marcación. Su sistema debe entregar un comprobante de cada operación que se realice, incluso, si ocurre un error de identificación o una falla en la marca. Este procedimiento debe cumplirse mediante emisión del comprobante en papel. También existe la posibilidad de emitir el comprobante de forma electrónica, enviando un email o en formato imprimible.
4. Reportes semanales. Se deben obtener resúmenes de las horas trabajadas en la semana, a través de un reporte.
5. Verificación. Este sistema debe ser analizado y revisado por entidades que se dediquen a la certificación del software y su funcionamiento.
6. Compatibilidad con otros sistemas.

Verificaciones necesarias, ¡importante!

Al adquirir un programa para registro de entrada y salida de personal hay que verificar que cumpla las características mencionadas. Pero, además de ello, que cuente con gestión de turnos, cálculo de horas extras y de ser posible, informes de bonos de puntualidad de los empleados.

En la actualidad los registros de asistencia se deben adecuar tanto al control físico como a sistemas como el teletrabajo. Este trabajo se hace difícil de llevar solo con el uso de un reloj biométrico. Por eso, es necesario apoyarse en otros sistemas como un software de registro de asistencia que sea más versátil.

Importancia de contar con Sesame HR para el registro de entrada y salida de personal

El software de registro de entrada y salida de personal de Sesame HR es muy importante para mantener el control de asistencia de los empleados. Como ya se mencionó, los nuevos métodos de trabajo hacen difícil hacer este control con solo el reloj biométrico.

Por tal razón se hace necesario apoyarse con el software, para hacer frente a los nuevos retos y no perder la supervisión y organización.

En la actualidad existen programas como el software de control de asistencia de Sesame HR, que integra estas funciones, dándole mayor versatilidad. El software cuenta con lo siguiente:

1. Fácil instalación del software. Para llevar a cabo la instalación del programa de registro de asistencia digital solo es necesario contar con una conexión a internet.
2. Registro de asistencia web. Puede gestionar el control de asistencia desde la computadora, recibir notificaciones y acceder a todas las funciones desde el sistema.
3. Se puede revisar desde la aplicación móvil. Se pueden aprobar solicitudes, realizar modificaciones y consultar las marcaciones o registros de los empleados.
4. Tablet para revisión. Se establece un punto de marcación o registro fijo con una tableta que cuenta con varias funciones.
5. Integración con sistemas biométricos. Por ejemplo, huella dactilar, código QR u otros sistemas biométricos que se conozcan.

Sesame HR lo hace mucho más fácil

Con Sesame HR es fácil realizar el registro de asistencia, marcación, ausencias, vacaciones, teletrabajo, entre otras funciones, las cuales simplifican el trabajo de recursos humanos.

De hecho, cuenta con muchas más funcionalidades, como son que sirve como software gestor documental. Pero, al mismo tiempo opera como un programa para que Recursos Humanos gestione el organigrama de empresa. Y esas son solo dos de las funcionalidades, pues hay más de 20.

Lo más interesante es que el sistema permite recabar información personalizada de cada trabajador. Y luego, la información y los datos de empresa se pueden analizar, para la toma de decisiones.

Con la implementación del software se obtiene ahorro de tiempo y dinero, al automatizar el trabajo administrativo. Esto es clave. Por todo lo anterior, te invitamos a conocer nuestro programa para registro de entrada y salida de personal, pues encontrarás en él muchas más ventajas.

Nos gusta contar con tu visita en Sesame HR, por eso te invitamos a leer y usar nuestros recursos, como guías y plantillas. ¡Los hacemos para aportarte valor!

Cristina Martín

People and Talent Director | LinkedIn | | Web | +post

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Amplia visión de la empresa y los RRHH, especializada en selección de personal, gestión de la formación, gestión de la prevención de riegos laborales, gestión del absentismo, administración de RRHH o asistencia a dirección.

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