Cómo crear una base de datos de empleados en Excel

17 de octubre, 2022

Los líderes del departamento de Recursos Humanos buscan organizar mucha información. Esto es una prioridad. Muchos sueñan con gestionar de forma fácil los datos de los trabajadores de una compañía de más de 500 empleados. Esta labor puede convertirse en algo fácil, si saben crear una base de datos empleados en Excel.

Se trata de una plantilla idónea para quienes buscan almacenar toda la información en un solo documento. Y acceder a él cuando sea necesario. Aquellas compañías que aún no poseen un software dedicado a este tipo de gestión (como Sesame HR), entonces optan por la base de datos de empleados en Excel.

Importancia de crear una base de datos de empleados en Excel

Una compañía que no cuente con una base de datos de empleados en Excel encontrará distintos problemas. 

Acceder a la información de los trabajadores en cualquier momento es algo muy importante. Entonces, con una base de datos detallada puedes:

• Acceder a toda la información pronto: esto optimizará el trabajo del área de RR. HH., pues no perderán tiempo a la hora de buscar información específica de cierto empleado.
• Varios usuarios pueden tener acceso a la misma información: existen múltiples programas informáticos que guardan la información en la nube. Gracias a esto, diversas personas pueden acceder a la información, de forma simultánea y desde cualquier ubicación.
• Ingresar información de manera ilimitada: a diferencia de la información que se almacena en espacio físico, en una base de datos de empleados en Excel puedes guardar todo los datos. Sin ocupar espacio físico extra en tus oficinas.
• Información bien estructurada: todos los datos que introduzcas, tendrán la misma estructura. Gracias a esto, evitarás dificultades al momento de buscar información precisa.

En esencia, las bases de datos de empleados en Excel son claves para la empresa. Es así porque son el lugar donde almacenas toda la información que necesites. Y, hacer uso de ella sin contratiempos, de forma dinámica.

Plantillas de base de datos de trabajadores en Excel

Con las plantillas de base de datos de empleados en Excel puedes registrar los datos más importantes de los trabajadores. Pero también los menos relevantes. Dicha herramienta te permite generar bases de datos en las que almacenar toda la información que necesitas.

Mediante las hojas de cálculo de Excel podemos registrar y almacenar los datos de nuestros empleados, para consultarlos en cualquier momento. En consecuencia, para el departamento de Recursos Humanos la base de datos de trabajadores en Excel es muy relevante.

Ahora, respondemos a una pregunta frecuente: ¿cómo crear una base de datos de empleados en Excel? Te advertimos que es muy sencillo.

En primera instancia, debemos comentarte que existen múltiples sitios web en los que puedes encontrar esta plantilla de base de datos ya hecha. Solo debes descargarla y listo.

Ahora, si tú mismo quieres hacerte con esta tarea, entonces solo tendrás que abrir un nuevo archivo en Excel. Luego, reservar una fila entera para escribir los nombres de los datos que van a componer dicha base de información. Son:

• Cédula del empleado (o N.º de registro).
• Apellido.
• Nombre.
• Departamento o área en la que labora.
• Cargo o nivel laboral.
• Salario y nómina.
• Fecha de comienzo o ingreso a la empresa.
• Fecha de nacimiento.
• N.º de afiliación a la seguridad social.
• Dirección.
• Teléfono.
• Persona de contacto: nombre, tipo de relación con el empleado y teléfono.

Con toda esta información ya podrás llevar una mejor gestión de datos de tus empleados. 

Teniendo todo en un mismo archivo de Excel, podrás disponer de ello cuando lo necesites. De la misma forma que podrás compartirlo con todo el equipo de RR. HH. Y, de esa manera, todos accederán a la información en cualquier momento.

Base de datos de RRHH

Como ya lo hemos mencionado antes, la base de datos de empleados en Excel, de una empresa, es una herramienta de organización y gestión vital. Y una de las áreas más beneficiadas por esta herramienta, es la de Recursos Humanos.

Sistema integral de gestión de RRHH

También es importante mencionarte lo siguiente. Si una base de datos de empleados en Excel se te queda corta, por tener muchos empleados en tu empresa, entonces te recomendamos que pruebes el software de Sesame HR.

Con este programa podrás tener muchas otras funcionalidades beneficiosas para tu negocio. Por ejemplo:

control de entrada y salida del trabajo, gestor de tareas, gestor de vacaciones o herramienta para búsqueda y selección de personal, etc.

Por otro lado, Sesame HR también cuenta con un apartado de perfil de usuario. En este, todos los usuarios pueden hallar sus datos y la documentación relacionada con ellos mismos. Por eso, te invitamos a pedir una demo gratuita.