Cómo te ayuda un SIRH o sistema de información de Recursos Humanos

10 de octubre, 2022

Un sistema de información de Recursos Humanos o SIRH tiene como finalidad recabar datos de los procesos de apoyo a la gestión de talento humano.

Este se conforma con un conjunto de recursos establecidos para facilitar, aligerar y mejorar la labor diaria del personal de Recursos Humanos.

El SIRH es utilizado tanto por el personal de RR. HH. como por los empleados. Este ayuda a reducir y simplificar el trabajo del personal de Recursos Humanos. Por lo tanto, generara más tiempo para dedicarlo a otros objetivos y funciones. 

¿Cómo funciona el SIRH?

Un SIRH está estructurado en torno a diferentes polos, que abarcan varias facetas del área de Recursos Humanos:

1. Componente administrativo. Se refiere a todo lo que es papeleo, como informes de actividad, planificación de salarios y vacaciones, nóminas, informes de gastos, contratos, etc.
2. Componente humano. Esto es todo lo concerniente a los empleados, como historia, seguimiento de la carrera, gestión de las competencias y de la formación, etc.
3. Componente de decisión. Tiene que ver con la gestión de la decisión, como nómina, tasa de rotación, indicadores sociales, etc.
4. Componente social. Hace referencia a la vida de la empresa y la interacción entre empleados y Recursos Humanos, como actualización de los perfiles de los empleados, etc.

Características de los SIRH

Veamos algunos aspectos básicos del SIRH o sistema de información de Recursos Humanos:

1. Integración con otros softwares

Pueden integrar otros programas independientes que están relacionados con la gestión de Recursos Humanos, buscando simplificar las labores diarias del departamento.

2. Seguridad y protección de datos

El volumen de información con el que trabaja el departamento de recursos humanos es muy extenso. Por tal motivo se debe encontrar una solución que garantice seguridad y que cumpla con las normas de protección de datos.

3. Flexibilidad y eficiencia

Uno de los objetivos de los SIRH es ahorrar tiempo al departamento de recursos humanos. Por tal razón se diseñan para que el acceso a la información sea casi inmediato.

Los usuarios pueden trabajar con agilidad, consultan datos fácilmente y obtienen información en tiempo real. Por esta razón los sistemas muestran un diseño flexible, funcional e intuitivo. Buscan siempre la eficiencia del departamento.

4. Colaboración entre RR. HH. y empleados

Debe ser un puente entre ambos. Debe tener acceso a diferentes funcionalidades para realizar tareas como consultar o descargar nomina, enviar justificativos de ausencia, solicitar vacaciones, etc. Así, los trabajadores son más autónomos y reducen la carga de trabajo de Recursos humanos.

Funciones de un sistema de información de Recursos Humanos

Los SIRH permiten realizar las siguientes funciones:

1. Gestión documental. La generación, clasificación, almacenamiento y recuperación de documentos digitales, no puede tomar más tiempo del estrictamente necesario. Agilizar la gestión administrativa de todos los procesos vinculados a los empleados.
2. Almacenar información de los empleados. Generan automáticamente una base de datos para centralizar toda la información relacionada con empleados: nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento, cargo y salario.
3. Calcular nóminas. Pueden calcular salarios, brutos y netos, impuestos, seguridad social y otras deducciones provenientes del sueldo.
4. 
5. Gestionar carreras y reclutamiento. Permite potenciar el trabajo del reclutador y perfecciona la selección de los mejores talentos debido al filtrado y la criba circular. Se puede hacer un seguimiento de la evolución de tus empleos y la gestión del rendimiento. También se puede analizar la información almacenada para futuros reclutamientos.
6. Gestionar vacaciones, ausencias y plannings. Se debe evitar que estas gestiones impacten para mal en los resultados de la empresa, o que alteren su normal funcionamiento.
7. Tener un inventario actualizado de las competencias de tu talento. Permite optimizar los procedimientos internos y favorecer la evolución de los empleados.
8. Evaluación de desempeño. Ayuda a comprobar los resultados de los empleados en diferentes parámetros y garantizar la máxima confidencialidad durante el proceso. Permite corregir posibles errores y seguir creciendo.
9. Formación. Permite a los empleados escoger las mejores opciones formativas de acuerdo a las necesidades detectadas por la empresa. Esta puede supervisar si los trabajadores han completado la formación necesaria.
10. Gestión de horario. Es muy necesario, más aún, en empresas que funcionan en teletrabajo.
11. Organigrama. Permite comprobar pronto las responsabilidades y jerarquías en la empresa.
12. Encuestas a empleados.
13. Análisis de datos.

Estas son las principales funciones con las que debe contar un buen SIRH.

Beneficios de contar con un SIRH

Un SIRH aporta las herramientas necesarias para desarrollar las tareas diarias de Recursos Humanos, sin sobreesfuerzos. Dentro de sus beneficios se encuentran:

1. Información de la empresa siempre actualizada. Si los módulos SIRH están conectados entre sí, al modificar la información en uno, también se actualizará la información en los otros con los que guarde relación.
2. Fácil manejo de las herramientas digitales. Estas forman parte importante de los SIRH; están creadas para usarlas de forma intuitiva y sin conocimientos específicos.
3. Autonomía para los trabajadores. Los trabajadores obtienen control sobre su portal del empleado y la gestión de diversas herramientas digitales.
4. Datos siempre protegidos. Se debe encontrar la solución que garantice protección de los datos por medio de sus protocolos de seguridad.
5. Eficiencia y productividad del departamento. Con los SIRH se ahorra tiempo y dinero en el departamento de Recursos Humanos.
6. Mejora la comunicación interna. Se genera un puente entre el departamento de RR. HH. y los empleados. Es una vía de comunicación en términos de tareas como solicitar vacaciones, gestionar ausencias o tramitar una baja laboral.

Sesame HR como SIRH

Si buscas dar salida a múltiples necesidades del departamento de Recursos Humanos, un SIRH es una excelente solución.

El resultado es un sistema donde se eligen diferentes módulos y funcionalidades, para mejorar la experiencia de los empleados y administrar funciones internas de RR. HH. En estos casos, Sesame HR es una gran alternativa, pues incluye manejo de: incidencias en nómina, control de horario, encuestas laborales y reclutamiento de personal, entre otras.

Esta herramienta ofrece una visión global y facilita la integración con otros softwares, con mucha seguridad.

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